今日が締切のタスクは最優先？
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
優先順位が中くらいのタスクは、いつするのか。
今週は仕事やタスクのプライオリティ、優先順位についてお話ししています。昨日はプライオリティが低いタスクをどうするのか、しない、という方向性も含めてお話ししました。今日はもう少し高い場合についてお話しします。
仕事をしていると突然、緊急かつ重要なタスクが発生することがあります。何よりも先に処理しなければならないことです。
ただ、突然ではなく、必然的に緊急かつ重要なタスクが発生することの方が日常的には多いかもしれません。気がつくと締め切りが目の前に迫ってきていた、というタスクです（笑）。
毎日のタスクに追われて、前もってやっておくつもりができないまま締切日の今日を迎えてしまった、ということですね。毎回思います。どうして「前もって」ということができないんだろう・・・と。
何事にも段取りが大事だけど・・・(;'∀')
それは、先週お話しした中にもヒントがあります。
それだけではなく、実は「締切日」というのが曲者なのです。締切日があると、この日までにタスクを完了させれば良いという気持ちになります。締切まで後６時間あるとします。そうすると、急いですれば３時間で済むタスクを６時間かけてしてしまうのです。
それは、そのタスクの終了ポイントを把握していないからです。ここまでやったら終了、というポイントです。終了ポイントがないので、時間はいくらでも必要になります。
言い換えれば「無駄に品質にこだわる」ということなのです。
例えば、今日16時に締め切りのタスクがあるとします。朝９時から始業です。正味時間は６時間です。当然、今日はこのタスクをする、というようにスケジュールを立てると思います。もちろん、他のタスクはありますが、今日締め切りのこのタスクが今日は最優先です。ただし、このタスクの所要時間の見積もりはありません。
昼休憩前までに何となく形ができ上りました。でも、まだ締め切りまで３時間あります。提出しますか？
普通、もうちょっと考えてみよう、まだ修正したいな、と思って、提出することはないと思います。ギリギリまで粘ってもっと良いものを、と思うのが人間のサガのようです。それで、このタスクの処理が午後に入っても続きます。15時30分になって、ようやく提出する、ということになります。
さて、こういう体験をされた方は思い出してみてください。13時から15時30分の間にどれくらいクオリティ（品質）がアップしたでしょうか？ 画期的なことを思いついて修正した、という例はほとんどないと思います。一からやり直すには時間が足りません。だから、一部、ちょっとした修正をしただけ、という感じだと思います。
私も経験したことがあります。プレゼン資料のちょっとした色遣いをいじる程度や文章を見直す程度しかしないので、なぜか2時間30分も時間を使っているのです。
そして、15時30分に提出。ホッとして、コーヒーでも一杯飲んでリラックスしたくなります。
16時。終業まで後２時間。一つの大仕事を終えたので、何だか疲れています。だったら、後は流す程度の仕事をして、重要なタスクは明日へ回す・・・といったことが起こります。
締切があることで最優先になったタスクですが、実際の所要時間は３時間程度だったのです。最初の３時間でほぼ完了しています。ちょっとした修正をしたとしても昼休憩すぐには提出できる状態になっていたと考えられます。
もし13時に提出すれば、どうなっていたでしょうか。
18時まで５時間もあります。重要なタスクの１つや２つは完了させることができたかもしれません。
締切日があるが故に、該当日になるとそのタスクが最優先になって、他のタスクを行う時間を圧迫する、という事例をお話ししました。
もちろん仕事をする上において締切日は必要です。ですが、個人タスクの中での締切日はもっと違った形になっても良いのではないでしょうか。
こうならないためには、どこまでできていたら締切日前でも提出する、という基準があれば良いのです。営業戦略で締切日ギリギリに提出する、というのであっても、提出物は事前に作っておいても構わないわけです。
そうしておけば、締切日のタスクにその日一日の時間を占有されなくても済みます。その日にもし緊急かつ重要なタスクが舞い込んできたら、アップアップしてしまうことになるのです。
締切日は大切ですが、それよりも「いつ」そのタスクをするのか、がもっと重要なのです。
このブログでも完了イメージについて
なぜ、こんな仕事の終わらせ方をするようになったのか - 人材育成の道すがら
でもお話しさせていただいております。完了イメージを最初に決めてから仕事を始めるのが本当に仕事を効率的に終わらせるために必要なことなので、何度も申し上げている次第です。
明日は、プライオリティから独立したタスクについてお話しします。
それでは、また明日。
仕事をしないこともありかも
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
仕事は段取りが大事、という話を聞いたことがありませんか？
確かにそう思う時もありますが、仕事が忙しくなってくると段取りどころじゃなくなって、ひたすら目の前の仕事を片付けることに追われてしまう、そういう毎日を過ごされている方はとても多いんじゃないかと思うのです。かくいう私も会社員時代はそうでした。
段取りを意識するようになったのは、会社を辞める数年くらい前からです。
段取りで重要なのが、その仕事はいつ、どこまで誰がするべきかという判断です。
ある仕事を依頼されました。いつするか、の判断が、「（少なくとも）今ではない」となったなら、その仕事はひとまず放っておかれることになります。
その時の判断は、「今している仕事と比較して」今ではないということになるのです。続いて次にする仕事に取り掛かる前にもまた比較して判断します。そうしているうちにだんだんに先延ばしになっていて、気がつくと一週間が過ぎてしまっている事態になります。つまり、優先順位が低い仕事だったことになります。
「その仕事、本当にする必要がありますか？」
この質問を投げかけたこと、ありますか？ 「Yes」ならば明日のブログをお読みください。「No」ならば続きをお読みください。
タスクリストやToDoリストを作成している方はいつも目にしてしまっていると思います。作成していない方は、どこかモヤモヤとした感じがし続けているのではないでしょうか。
上記の例で取り上げた、この「依頼されたある仕事」。このままいつするのでしょうか。
ここで少し考え方を変えてみるのもありかと思います。
というのは優先順位が高い順番に考えるのではなく、優先順位が最も低いものをまず洗い出す、ということです。
優先順位が最も低いものがタスクリストの中に入っていると、それはずっとタスクリストの中に残り続けます。忙しい場合はそのタスクをすることは絶対にないのですから、当然です。
そういったタスクを洗い出します。そして、そのタスクは「しない」リストの中に入れていくわけです。
会社員時代に片っ端から片付けていく中で、やっぱりいつまでも残っているタスクが存在しました。そのタスクをどうするのかということです。いつまでもタスクリストの中に入っていると精神的に疲れてしまいます。
なので、私は１カ月くらい残ったままになっているタスクは「しない」ことにするのです。
例えば、「○○について調べておいて」と同僚に頼まれたもの。調べなきゃと思いつつも忙しいのでつい後回しにしてしまったタスクです。でも、そう言った同僚も言ったこと自体を忘れてしまっている様子であれば、そのまま削除してしまう、ということです。
もし、しばらくして「あの件、どうなった？」と言われたら、「忘れてた！」で済む話にしてしまうのです。それで大丈夫であれば、特にタスクリストから削除してしまうのが一番です。もっとも同僚も忘れてしまっているので私の場合、問題になったことが一度もありません。
やべッ、忘れてた！
この優先順位が低いタスクをタスクリストの中から削除するのが精神安定には役立ちます。１カ月もタスクリストの中に存在するタスクなんてもう絶対にしないタスクと言っても可能だと思います。思い切って削除してしまいましょう。また、する必要性が出てきたらすれば良いのです。
ただ、タスクリストの中にずっと存在し続けているタスクで、どうしても削除できないタスクもあります。
よくある例を取り上げます。
まずは「英会話を学習する」といったタスク。英会話スクールに通い始めて、毎日何らかの形で英語に触れる方が良いと聞かされたので、最初の頃はやっていたけれど、最近できていない・・・忘れないようにタスクリストに書いてはいるけれど、する時間が取れないということ。
このような習慣化したいものはタスクリストの中には書かずにスケジュール化する必要があります。どういう意味？と思われる方は、来週の話題ですので、来週お読みください。
続いて、私の場合。昨年の今頃から３月くらいまでずっとあったタスクが「事業計画を立てる」というタスク。これも悪い例です（笑）。
「事業計画を立てる」というタスク自体が大きすぎるので、一歩が出ないんですね。この話は先週お話ししたと思います。更に分解する必要があるということです。
最後の例として、「○○さんに電話連絡する」というタスク。○○さんに電話をしなければならないのだが、電話をすると長くなってしまう（つまり話し好きだから長電話になる）ので、したくないなぁ・・・とかいう感情的なものがネックになっているタスク。
これは、代替の方法（例えばメールやファックス）を使う、他の人にしてもらう（事務担当者に連絡しておいてと依頼する）、電話を切る理由（急に顧客が来たなど）を考えておく、といった方法を取れば、消化できるタスクです。
例は単純なものでしたが、もっと深い感情があってタスクを完了できない場合は、自分以外の人が担当する、というのもありだと思うのです。上司に相談して、そのタスクだけは担当を変更してもらうなども一つの方法だと思います。
また、〇曜日の〇時からは「したくないタスク完了アワー」としてひたすら感情的にしたくないタスクを消化試合のように実行していく時間を設けるというのも良いかと思います。この時間帯は集中できないお昼休み直後など眠気が襲ってくる時間帯に設定するとより効果的です。
やりたくないなぁ・・・やらないといけませんかぁ・・・
何となく苦手だなぁ、と思うタスクも、やっているうちに何となく楽しくなってくるものです。これを作業興奮というそうです。以下の本に書いてありました。それで無理やりやる気にさせて終わらせてしまう、という強硬手段です。
優先順位が低いタスクは、もしかするとする必要がないのかもしれない、ということを念頭において、 タスクリストをスッキリさせてください。スッキリとしたタスクリストほど気持ちが良いものはないですから（笑）。
明日は、もう少し優先順位が高いタスクをどう処理するか、ということについて、お話しします。
それでは、また明日。
仕事の優先順位を決める方法
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今週はプライオリティをテーマにお話ししています。プライオリティ、つまり優先すること。そして、仕事、それを分解したタスクはプライオリティ、優先順位に沿って実施する方が良い、ということ。そのプライオリティは基準によって決めるのだ、ということについて、昨日お話ししました。
会社員時代の私はプライオリティがなかなかしっくり来ず、片っ端からタスクを実行していくゴミ屋敷片づけ方式をしていました（笑）。でも、それは本当に精神的につらいものです。また、個人事業主になれば、もっと大変なことになるはずです。
例えば、仕事が重なった場合、個人事業主は誰かに依頼することが基本的にないので、自分一人ですべてを処理する必要があります。そうなった時、私が会社にいた時の状態と同じで、仕事をしてもしても片づかない、終わりがない状況に陥ることになるのです。
私が個人事業主になる時、この状態に再びなることが一番恐れることでした。
良く仕事をセーブすると二度と発注してもらえないかもという恐怖心がある、と言われます。私の場合は、それよりも他の誰でもないこの「私」に仕事をお願いしてくださったお客様のためにも何とかしてあげたい、この一心でお仕事を引き受けておりました。
そうしているうちにどうしようもなく仕事量が増えてしまった、という経緯があります。昨年の前半です。24時間のうち18時間くらいは仕事に費やしていました。土日もほとんどありません。昨年の日報を読んでたら、もう苦笑するしかないくらいです。
タスク管理をそれなりにしていたので「し忘れて大失敗」は全くありませんでした。でも、細かな失敗はざっと思い出すだけで複数あります。それ以上に、肉体的にも精神的にも疲れ果ててしまってました。
だからこそ。
優先順位の基準を真剣に、マジメに考える必要がある、と思うようになりました。
だからこそ、今年は仕事を選んでいます。
私でなくても大丈夫な仕事はたくさんあります。むしろ他社の方が得意な仕事だってあります。
ただ、選ぶと当然売り上げが下がります。そこで、生活できるだけのギリギリのラインは仕事をして、空いた時間に昨年できなかった今後の事業の見通しや行動計画を立て、実行しているところです。
優先順位のために仕事の選択基準を立てたのです。
- 今後の事業と深く関係する仕事
- 今後の事業と深く関係しないが時間があまりかからない仕事
- 今後の事業と深く関係しない上、時間をたくさん取られる仕事
優先順位はこの順番です。こういう基準を作ると、仕事全部に優先度が自然と見えてきます。お断りする際の仕事は必ず３に分類される仕事です。
このように基準を立てることで優先度は楽に決められるのだ、ということに改めて気づかされたわけです。
この考え方を会社にいた頃の私に当てはめた時、どうすれば良かったのか、ということです。
私は今個人事業主なので、こういった基準は自分で決めて自分の責任で自分で選択することができます。でも、会社の中にいると、やはり経営者や上司の考えに沿うことが求められます。マネージャーは売上を最優先に考える必要も出てきます。私のように売上に関することも自己責任で、というわけにはいきません。
仕事の取捨選択を基本的に会社員はすることができないと思っています。ただ、行う順番をある程度自分なりに決めて行うことはできると思います。
優先順位の基準で比較的有名なものが以前もご紹介した7つの習慣の中にある「緊急かつ重要なもの」「緊急かつ重要でないもの」「緊急ではないが重要なもの」「緊急でもなく重要でもないもの」があると思います。
会社員にはこの基準を当てはめておくと無難なのではないでしょうか。
しかし、上から言われた仕事をしないという選択肢がない会社員にとって、仕事の中で「重要でない」ものや「緊急でない」ものはない、と言って良いのではないでしょうか。課長から頼まれた「たぶん」重要ではないと思うし「たぶん」緊急でない仕事があるけれど、「課長から頼まれた」という事実が「重要かつ緊急」へ変化するということです。
課長は軽い気持ちで頼んだとしても。そこは今流行り（？）の忖度ですね（笑）
例えば。
課長から「石川県の観光地について今月20日くらいまでに調査しておいて」と頼まれたとします。依頼の言葉はこれだけです。
課長が今度石川県の観光地について何らかのプレゼンテーションをするから必要だと思って一生懸命データを調査し、クチコミや旅行ブログなどを読み漁り、それなりに石川県について詳しい報告書を作成しました。
課長はどんな目的で依頼したのでしょうか？
もしかすると来月の奥さんとの旅行の選択肢の一つとして調査をお願いされただけかもしれません。
つまり、一生懸命調査したのは、いわゆる無駄だったわけです。まあ、課長の覚えが良くなって出世するかもしれませんが。。。ただ、これくらいで出世するなら誰でも出世するわけでして・・・（苦笑）
何が言いたかったのかというと、会社員の仕事は上から依頼された仕事を行う、という形式です。そうだからこそ、依頼されたらその仕事の目的を明確に確認する、ということが必要なのです。
目的がわかれば、その目的が会社の中でも重要な仕事であり、それをすることは他の仕事より優先されるといった判断ができるということです。
プライオリティをつけるためにも、仕事の目的を明確にすることが会社員に求められるということです。
「石川県の観光地について調査を・・・」「それは何の目的で調査をしますか？」「いや・・・忙しいんならいいよ・・・(;'∀')」
皆さんの会社にこんな課長がいないことをお祈りしてます（笑）
今日は、プライオリティをつけるには基準が必要、その基準のためには仕事の目的を確認することが必要、というお話でした。明日は、増えていくタスクをどう処理していくのか、についてお話しします。
それでは、また明日。
プライオリティとは何か？
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今週はプライオリティ、優先順位をテーマにお話しします。
はい、正直に申し上げます。プライオリティが苦手でした。正確に言えば、自分のタスクにプライオリティをつけることが本当に苦手でした。
そもそもプライオリティって何？ということから話しましょう。
Weblioから
プライオリティの意味：(時間・順序が)前であること、優先(すること)、優先権、先取権、優先するもの、(自動車の進行上の)優先権
つまり、仕事のプライオリティを考えて仕事を実行する、ということが、今流行り（？）の仕事の効率化で求められています。限られた時間の中で最優先の仕事を優先的に行うことで、効率的に結果を出すことができる、ということです。
タスクは仕事を細分化したもの、というお話を先週しました。
ということは、タスクには優先順位というものがあり、優先順位の高いタスクから実行していくということです。
ゾウが優先・・・とのこと
これができないと、実は会社内で結構キツイことを言われます。あいつはプライオリティがわかっとらん！とか、優先順位がわからないから仕事が遅いとか・・・本当に今までよく耳にしました。
私も苦手だったので、身につまされる思いを結構しました。なので、そういう方にプライオリティをつけるってどういうことですか？ どうすれば良いのですか？ という質問をしたことがありました。
今考えると、こんな部下を持ったら嫌でしょうねぇ。仕事の優先順位がわかっとらん！と怒っているのに、じゃあ、優先順位ってどうやったらわかるんですか・・・ってなことを聞かれたら・・・・。お前、そもそも論から説明せんといけんのかよ・・・と途方暮れると思います（汗）
途方に暮れさせてしまったためか、結果的に明確に教えてもらった記憶がありません。
なので、自分で腑に落ちるまで考えることになりました。
例えば接客業で一番優先されるのは、当然、今目の前にいるお客様ですよね。お客様からこれが欲しいといわれたので、購入金額をお伝えして、お支払いを受ける、お釣りを出す、商品をお包みする、商品をお渡しする、といった一連のタスクは、他の目の前のお客様とは関係のないタスク（例えば商品の陳列を整える、倉庫から不足している商品を出す、値札をつけるなど）からは優先されて実行される、ということになります。
私は、こうやって考えると優先するための基準があると気づきました。
基準はたくさんあります。お客様、納期（時間）、品質（製品の質）などなど。どれを優先させるのかは、その企業、その事業所、その部署、そしてその仕事そのものによって異なると思います。また、その人個人によっても異なってくるのだと思うのです。
上司が部下に「優先順位を考えろっ！」というのであれば、ぜひ、そこにその部署における優先順位はどんな基準なのかを明確にしておくことが必要だと考えるのです。そうでなければ、部下は自分の基準で優先順位を決めてしまうのです。それが部署が考える（つまり、上司が考える）優先順位とあっていれば何も文句は言われません。が、異なっていると注意されるわけです。
通常、部下は注意されることで、本当に所属する部署全体が優先している順位を理解し、部署の仕事をこなすようになっていくのでしょう。
が、しかし。
最近増加傾向にある中途入社の社員は、それまで他社で学んできた優先順位の基準があり、それが「正」だと強く思っているとなかなか新しい会社の基準になじめない、ということが起こり得ます。
おそらくそのあたりがツーカーでわかるようになると、その会社になじんだ、という感じなのでしょうか。そればかりは転職中の面接ではわからないものです。
私も何度か中途社員を受け入れましたが、受け入れ側も最初は違和感を感じる時が多々あります。その違和感を（繰り返し）伝えていくことで徐々になじんできていた気がします。違和感、それは仕事をする上での優先順位に対する違いです。
そういえば、何人もの人に「○○を優先してくれますか」と言っていた記憶が出てきました。
会社の業務における優先順位は会社や部署の基準に応じて決定する、ということは良いとして、それでは、自分自身の仕事の優先順位はどのようにつけていったら良いのでしょうか。
実は、私、タスク管理を始めた頃、自分のタスクすべてが「最優先」になったんですよね。タスク一覧表を作成した後に、優先順位を「高」「中」「低」とつけていったのです。すると90%以上のタスクが「高」になったのです。こうなったら、どっから手をつけりゃいいんだぁ？となります。
さすがの私も、自分の馬鹿さ加減にうんざりして、優先度付けることをいったん放棄し、片っ端から片付ける方式に変更した、という経緯があります。まるでゴミ屋敷の玄関口から、ゴミの入った袋を片っ端から投げて外へ廃棄していくように。
それこそ馬車馬のように働いた記憶があります。それでも、タスクが片づかない。片づけてつもりでも、どこからか湧いて出てくるのです。出てこなくても良いのに～～～と思いつつ、ひたすら片づける、こんなことをずっと続けていた気がします。
でも、これでは肉体的にも精神的にもキツいということは自分でもわかっていたので、自分なりに改善策をいろいろと講じてきたわけです。その講じる際の失敗が山のようにあります。やろうと思ったけれど、挫折したことなど多数です。
それから十数年が経過した後、個人事業主になる時、ある人がこう言ったのを記憶しています。「なかなか自分一人だと時間管理がうまく行かずに仕事が大変そうになりそうだ」と。その方はそういう理由から独立はしないと決めているそうです。確かに、個人事業主になれば、優先順位を決められなければ、タスクが大量に押し寄せてきたら破綻してしまいそうです。
明日は、破綻しそうになった昨年のお話しも交えて、そこからどう立ち直ってきたのかについて、お話しします。
それでは、また明日。
明日も一日24時間しかない
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
またもや当たり前なタイトルです。
ですが、一日24時間と考えていない人が多い気がします。もちろん私もです。
どういうことかと言いますと、未来の話です。
例えば、今とても仕事が忙しくて、なかなかやろうと思っていることに手が出ない、という場面を想像してください。その時、こう思います。「ああ、一週間後だったら、あれもこれもできるんだけど、今は忙しいから無理～」
実際に一週間後がヒマである方なら本当にできるでしょう。でも、意外と、その時になってみると思っていた以上に予定が入ってきて、処理をする時間に追われてしまい、一週間前にやろうと思っていたことができなかった、という経験はありませんか？
「ヒマ」の代名詞はやっぱり「ネコ」だと思う
私はいつもです。そして、できると思っていた一週間が終わったころに「今週もできなかった！」と自責の念にとらわれるのです。
多くの人が一日24時間と考えずにもっとたくさんあるように勘違いするのは「未来」です。なぜか未来を考える時、あれもこれもこの日にできるよね、と考えてしまうのです。
先日、学生の話をしました。その時、夏休みになったら〇〇と××をして～と言っていたのを、私が無理だろうと思った話です。
人はどういうわけか将来はとてもたくさんの時間があると思うようになっています。皆さんも少し考えてみてください。
一番わかりやすいのが夏休みです。学生時代でも社会人でも構いません。社会人であれば数日の夏休みが取得できたとします。
その夏休みに何をしますか？
やりたいことを書き出していきます。すると、それをやるには一年くらいかかりそうなものまで書き出してしまって、あれ？と思ったことはありませんでしょうか。
前の会社では夏休みを3日間取ることができました。それも7月から9月までの間の自由に選択することができたのです。私は9月末にそれをまとめて取ることを良くやっていました。9月末だと涼しくなっています。昼間もそこまで暑くありません。だから、一日中、本を読む、ということをやりたくて、そのような休日の取り方をしていました。
その休みのためにAmazonで本を買います。数十冊の本を買ってしまうのです。読みやすい小説であれば可能かもしれませんが、ちょっと難しい本であれば、とても読みこなすことができない量です。でも、休みの前だと読めてしまいそうな気がするのです。不思議でした。
まとまった時間が将来取れるということがわかると、何だかものすごいことができそうな気がしてきませんか？ 私が学生と話をしていて感じるのがいつもこのことです。
自由だっ！
夏休みだから、学校が、職場が休みだから、自由になる時間がたくさんできるから。そう思うからなのだと思います。
でも、その時期を過ぎた時、できていない自分に気がつき、自分のダメさ加減に嫌気がさす、ということを繰り返していた気がします。
そうではないのです。1日はやっぱり24時間しかないのです。
24時間のうち睡眠時間はどれくらいですか？ 休みだから8時間くらいは寝たいと思いますか？そうすると残りの時間は16時間です。休みだからお風呂にもゆっくりつかりたい。それは1時間くらいかかりますか？ そうすると残り時間は15時間です。
とこんな風に休日でもやること、あるいは、やりたいことをピックアップして、それを実行する時間を24時間から差し引いていくと、実際にまとまってやりたいと思う時間が思っていたより短い時間だと気づくことになります。
実際に学校や職場にかかる時間は８時間から10時間程度（通勤・通学の時間も含みます。長距離通勤の方はもう少し加算してください。）です。他に残業している人やサークル活動している人はさらに増えますが、基本的にこの程度です。
本を一冊読み上げる時間はだいたいどれくらいですか？ 一冊２時間くらいなら、４～５冊が限界ということです。
将来の時間を無限にあるように錯覚する習性があると気づいてから、来月のタスクを見直すようになりました。今月の量くらいしか来月もできないのです。だったら、これとこれはできないのだから、どういう対策を講じれば良いのか、と考えるようにしました。
また、来月のタスク量が多いので、できる限り今月にタスクを割り振って、消化しておこうと事前に動くようになりました。
私と同じように、もし、未来は無限に時間があるように思っている方がいらっしゃったらそんなことはないのだから、と冷静に来月のタスクの量の調整をしていただきたいと考えています。
その上、バッファの時間も確保しなければならないので、タスク量の調整はもっと必要なのです。特に来月は予定がたくさんあって忙しそうだ、と思うのであれば、更にタスク量は調整する必要が出てきます。突発的な予定も必ず入るものなので、余裕を持ったスケジュールにしておいた方が無難です。
個人事業主になってタスク管理を徹底しなければ、と思い始めてから、タスク管理はようやく順調になってきました。自分のタスク量はこれくらいだから、やることが多くなるのであれば、準備はこれくらいから・・・と早め早めに対策を打つことで、行動をたくさんできるようになります。
突発的に入ってきたタスクも慌てずに、この日にする、と事前に決めておくことで、それまでは忘れておくことができます。このタスクを忘れておく期間があるのが、精神的にタスク（つまり仕事）から自由になった気分にさせてくれるような気がします。
ぜひ、タスク管理をしていただけると時間から解放されると思いますよ。絶対にお勧めです。
来週は、タスク管理をする上で、どのタスクを最優先させるのか、といったことについてお話します。
それでは、また来週。
人は体を一つしか持ってない
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
めっちゃ当たり前なタイトルですが、タスクリストやToDoリストを作る際によく陥ることについて今日はお話しします。
昔、私は仕事上で使っている手帳にプライベートの予定を書き込むか否か、で悩んだ時期があります。お客様の前で手帳を開いて、次回の予定を検討している時、プライベートの予定が書き込まれているのを見られたくない、というのが一番でした。
でも、そうやっていると、どうしても困るのが子どもの予定です。
子ども達が小さい時、どうしても学校や習い事の予定があります。送り迎えや行事に参加するといった予定が入ってくるのです。
これを管理するために、昔読んだ雑誌ではプライベート用の手帳を用意する、ということでした。でも、お客様との調整時にプライベート用の手帳なんか開けません。どうしても仕事の予定が優先されると、困るのが子ども達です。
だったら、と、手帳に一元管理するようにしました。その際、お客様から見えにくい色を使うことにしたのです。それは今でも使っています。緑色です。微妙な色なので、意外と目立たないのです。
もともと赤は危険を知らせる色ですし、黒や青は白地の手帳からのコントラストが高いので、目立ちやすいものです。安全を知らせる色の緑はコントラストもそこまで高くありません。なので、昔は4色ボールペンを使っていました。最近、緑を使う量が減ってきたので（子ども達が大きくなって自分のプライベートしかなくなったため）、緑だけ別に用意して細々と使っています。
ヒトは体を一つしか持ち合わせていません。当然のことながら。
そして、ヒトに与えられた時間は一日24時間です。
そうであれば、プライベートの予定も仕事の予定と一緒に一元管理した方が良いと思います。
もしプライベートの予定を知られたくないのであれば、暗号化をお勧めします。該当する子どもの頭文字に予定の頭文字を合わせる、といったアルファベットを作り出してしまうのです。数字でも構わないと思います。暗号のルールを自分なりに作ってしまえば、他の人に知られることはありません。
私の子ども達は全員血液型が違っていたので（あ、親は一緒です、間違いなく）、血液型で誰の予定かを区別していました。
プライベートの時間は必ず確保してほしいと思います。
私は個人事業主になってから休みの日を確保するようにしました。そうでないと、24時間365日仕事漬けになってしまいそうだったからです。そこで基本的に土日は休みにしていたのですが、ブログを書くようになって、土曜日はブログの日となりました。そのため、今は不定期に休みの日を自分で設定して、休むようにしています。
ただ、休みの日といっても、必ず○○をする、というように決めているので、ぼんやりする日はほとんどありません。
ぼんやりしなかったらストレスがたまるんじゃない？と心配される方もいらっしゃると思います。ストレスの解消方法はその人その人で異なっています。私はストレス過多な日を数年間過ごしてきて体調も二度崩した経験から、自分なりのストレスを解消する方法を知っています。ぼんやりすることだけがストレス解消ではないことだけ申し上げておきますね。
そのうち、私のストレス観についてもお話しできたらと思っています。
もっとも、私の手帳をご覧になった方はお分かりかと思いますが、バーティカル式のウィークリーにびっちりとToDoリストを書き込んでいるわけではありません。ぼっかりと穴が開いた部分が週に何個かあります。
この間は何をするのか、ということです。
実は、この間はフリータイムにしています。終わらなかったタスクを完了させる時間にしたり、読書をする時間にしたりしています。いわゆるバッファです。
バッファという言葉はコンピュータ用語です。コンピュータがデータを加工して保存する時、すぐに加工結果が保存できれば良いのですが、複雑な加工の場合は一時保管場所が必要になります。その一時保管場所のことをバッファと呼んでいます。もともと緩衝という意味の英語だったので、余裕分、という意味にも使われています。
このバッファが一週間のうち数時間必要なのです。これを認識しておいていただければ、と思っています。
もし、予定通りにタスクが完了しなくても、バッファを利用してタスクを完了させるようにすることが重要です。ですからToDoリストを目いっぱいにリストアップしてしまうと、自分の首が締まってしまう可能性があるから、余裕を持つことをお勧めします。
そして、余裕を持たせることは、すなわち「できることが少なくなる」ということなのです。
これが私が今週一番お話ししたかったことです。話が長くなりそうなので、この続きは明日にします。
それでは、また明日。
タスク完了が締切日になる！
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、ひたすら思い出したものをリスト内に記述していく、それがタスクを忘れないため、忘れて仕事に集中しても大丈夫にするため、と話しました。今日は、そのタスクリストを使えるToDoリストに変換するやり方についてお話します。
まず、最初にタスクリストの中の粒度が大きいものを細かいタスクに分解します。商品○○を仕入れる、というタスクがあるとします。初めてそのタスクを行うのであれば、商品〇〇の在庫を調査する、仕入れ先をから見積もりをもらう、仕入れ先に発注する方法を確認する、発注する、納期の確認をするといったタスクがあります。
それらのタスクをタスクリストの中に追加で書き込んでいきます。
また、いつもの慣れた作業であるならば、タスクは分解しなくても大丈夫でしょう。ある程度のカタマリのままでも作業の所要時間を把握できます。
要は、その人、その時点において、必要な状態にタスクを分解するということです。
タスクを分解する基準は、今の状態ですぐにそのタスクに取りかかれるか否かです。取りかかれるのであれば、そのまま。取りかかれないと感じたら、取りかかれるまで分解する必要があります。
タスクリストを見て、すぐにこうすれば良いという手順が思い浮かぶ、というところまで分解することが重要です。頭に浮かぶ細かい手順までタスクリストに書く必要はありません。
こうすることで、そのタスクを行うための最初の一歩がわかりました。では、次に、そのタスクをいつから行い始めるのかを考えます。
タスクにはそれを行う期間があります。一日のものもあれば、数日かかるものもあります。一瞬（数分）で完了するものもあります。
そして、それを行うタイミングも必要です。
商品を仕入れる、というタスクでも、まだ在庫が考えていた以上に残っている、という状態であれば、仕入れはもう少し先の話になるでしょう。もし、来週月曜日から三日間セールをする、ということであれば、途中で商品がなくなるかもしれません。そうであれば、発注を急いだ方が良いかもしれません。
仕入れの発注というタイミングを考えると、この日に発注する、という「この日」が決定します。
こういった時間（期間、タイミング）をカレンダーの中に書き込んでいく作業が次のステップです。
さて、カレンダーの中に書き込んでいくようになって、困るのは複数日かかるタスクです。
そのタスクがどれくらいかかるのか、それがわかるにはある程度そのタスクを経験したことがある方です。全くの未経験だったらタスクの所要時間はわかりません。なので、未経験のタスクだったら、まずこれくらいかな、という見当をつけて時間を割り振ります。その後、必ず検証して正確な時間を把握することが必要です。
そして、そのタスクを完了させるのに必要な時間分だけ、カレンダーに棒線や矢印記号を使って書き込んでいきます。〇日～●日の間に→を引く、みたいな感じです。
一日の時間内に複数の作業をしている人でない限り、ToDoリストはそこまで本格的なものではなく、カレンダーの余白に「商品○○を発注」と書き込むだけで十分でしょう。ですが、もう少しする仕事の数が多く、時間単位で仕事をしている、という人であれば、これだけでは不十分です。
私の場合、これらを週間カレンダーの中に書き込んでいきます。正確にお話すれば、バーティカル式のウィークリーの手帳に書き込んでいくのです。
手帳のところでも少しお話ししましたが、私は一週間の予定をバーティカル式のウィークリーに書き込んでいます。
予定は、例えばセミナーをする時間、研修の打ち合わせの予定、といったお客様が存在する予定と歯医者に行く、といったプライベートの予定のことを指します。それが、時間単位で把握できるように最初はバーティカル式の手帳に書き込んでいました。
ところが、そうしていると予定のない時間に、予定を入れてしまうことになります。
予定を入れるのは予定のない時間に入れるのが至極普通です。通常予定のない時間には一般的な作業の時間になっているはずです。例えば、請求書を作成したり、セミナーの資料を作ったりします。そういった時間に充てるのが普通なのですが、こんな作業でも締切日がある場合があります。
請求書だって月末締め月末請求（つまり、その月の仕事を末日で一旦まとめて月末に請求書を作る）の場合は、月末が締切日ですよね。個人事業主だって大企業だって、そういった決まりを決めたのであれば、こういった作業にも締切日は存在します。
そんな作業をする時間を確保する必要が必ずあります。でも、通常の予定だけしか記入しない手帳であれば、作業をする時間帯に会議を入れてしまうのです。では、この作業はいつするのでしょうか？
なので、私はバーティカル式のウィークリーに、必ずしなければならない作業も書き込むようにしています。この時間帯には○○をする、といった風にです。
ただ、お客様によっては、この時間帯しか空いてない、という場合も考えられるので、どうしても外せない予定はピンクで囲み、こういった作業はオレンジ色で囲むなど、色分けをしています。どうしても都合がつかない場合は、オレンジの中から予定を入れます。（もちろん、最初は外してもらいますが・・・）
このオレンジの枠線をタスクを完了させるための所要時間分だけ囲むのです。
わたしの手帳はこんな感じ(^^)
そうすることで、いつどれくらいの時間を使ってこのタスクをするのか、が一目でわかるようになります。こうすることで、ToDoリストが完成に近づきます。
更に、今度はタスクの中では一瞬で完了するものも多く存在します。○○さんに連絡メールを打つとか××セミナーを申し込むとかいったタスクです。これは締切日が存在します。なので、その締切日までの時間的余裕のある日にタスクを書き込みます。その日にするタスクにするのです。
これで、ToDoリストが完成です。
後はこれに沿って作業を行っていくだけです。
最初は面倒と思われるかもしれませんが、作業が締切日前に終わるようになってくると、気持ちに余裕ができますし、仕事が楽しくなると思います。
仕事を楽しいと思っている人は仕事に対して能動的な行動を取っている人だと聞いたことがあります。仕事に追われるより仕事を追いかけている人ですね。
明日は、もっと発展させたToDoリストについてお話します。
それでは、また明日。
