Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

今日の仕事の終わらせ方

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

先週の金曜日(5月19日)にはセミナーを実施しました。おかげさまで思っていた以上に受講者の方がいらっしゃっいました。本当にご来場、ありがとうございました。

受講者の方と話をすると、「教え方」というのに迷っていらっしゃる方が多いな、という印象を受けました。これからも、そういう方々のご支援できるようなセミナーを企画したいと考えています。

 

さて、先週より企画書や提案書の作成方法についてお話をしています。先週の金曜日はブランク資料を作成して、上司とイメージを共有する、ということでした。今日は、ブランク資料を作成することのもう一つのメリットです。それは、仕事が達成感を持って終わらせることができるということです。

 

 

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ブランク資料の具体的なイメージは、例えば企画書や提案書をMicrosoft PowerPointで作成しているのであれば、タイトルだけあるスライドをたくさん作っているイメージです。タイトルのイメージが抽象すぎるのであれば、本文の部分に具体的なものをメモ程度書き込みます。グラフだったら、何を表現するグラフをここに持ってくるのか、なども簡単な四角や三角で表現しながら書き込みます(実際のデータを書き込む必要はありません)。そういったブランク資料を作成していきます。

 

実はこのブランク資料ができ上ったら、残りの作業量が大まかにわかるのです。

 

何を作るのか、を考えるのが一番時間がかかります。それなのに、何を作るのかを明確にしないまま詳細部分に手をかけていると、結局企画書や提案書に「ブレ」が生じてきます。言うなれば何が言いたいのかがわからないものとなるのです。ブランク資料を作ることで何を作るのかがはっきり見えてきます。それをレビューしてもらって上司のGOサインが出たら、あとは作りこむだけです。日に日に作りこむスライドが増えていくのが目に見えてくるので、毎日達成感を感じることができます。

 

このスライドを作りこんだら今日の仕事は終了!!!

毎日仕事が終了することの快適なこと!達成感は半端ないです。今作っているスライドは事前にレビューを受けているので、突発的にスライドが追加されることもありません。精神的に何と楽なことか!

 

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企画書や提案書などの資料作成の仕事は、実はゴールがありません。仕事が完成することはおそらく永遠に来ないと言っても過言ではないと思っています。それはなぜか。作りこめば作りこむほど、もっと良いものを思いついて、それを書かずにはいられなくなるからです。ゴールがないということはどういうことか。それは、仕事が終わらない、ということです。

 

仕事は終わらせましょう。毎日、達成感を感じた状態で仕事を終えて帰宅しましょう。そのためにもブランク資料を作って、ゴールを作るのです。最初に作ったブランク資料より多くのスライドを作成する必要はありません。最初に決めた内容だけに集中して作成すれば良いのです。そうすれば、仕事が終わります。

 

ただ、できたブランク資料の一枚を作りこむのに時間がかかって・・・という問題が発生したらどうすれば良いのでしょうか。これについては、また明日。