終わらない仕事を終わらせるコツ

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

このブログも平日に毎日更新しようと決めているのですが、なかなか大変だなーというのを実感しているところです。仕事の終わらせ方シリーズももう少しで終わりなので、頑張ります。

ところで、昨日は今日の仕事の終わらせ方ということで、ブランク資料を作成するもう一つのメリットの話をしました。今日は、ブランク資料を基に各スライドを作りこむ際、終わらせるタイミングについてです。

説明文やグラフ、図解などを作っていく作業をしていると、作れば作るほど気になるところが出てきます。「この図解、今一つだな～～」と思って、図をいじっていく。ほんの数ミリ、右にしたり左にしたり。動かした後、やっぱり気に入らなくて消してみる。でも、また元に戻して・・・という作業をしていませんか？

思った通りにできない、というより、どうやれば良いものができるのかがわからない、ということで悩んでしまう。そうやっているうちに時間はどんどん過ぎて、ああ、今日も残業かぁ。。。となってしまう。。。

終わらない仕事を終わらせるコツは、「まあ、こんなもんかな」と思った時点で仕事を終わらせることです。企画書や提案書など、「これが100%完璧なものだ」というようなゴールが良くわからない仕事の典型的なものです。ゴールが良くわからない仕事をする際のコツは、100%を目指さず、60%で終わりにすることです。そのために、作成後のレビューを用意しているのですから。

一人で完璧なものを作るのは限界があります。というより、一人で完璧なものを作ることはできません。その人が完璧だ！と思っても、他の人が見れば「？」となることが多いです。人はそれぞれ感じ方が異なっており、すべての人に通じるものは作ることができません。でも、企画書や提案書は提出する相手にわかってもらう必要があります。だからこそ、他の人に読んでもらって、わかりにくいところや不明なところを指摘してもらい、より「わかりやすい」企画書や提案書を作るのです。

レビューは仕事を簡単にするための仕組みです。作りこむ必要はないのです。逆に作りこむと、レビューで指摘されると腹が立ちます。「あれほどエネルギーを注いで作ったのにわかってくれないなんて！」って感じです。企画書や提案書を作る目的は読んでもらう人に内容を理解してもらうことであって、完璧な企画書や提案書を作ることではないはずです。

作っている本人が「おおざっぱだ」と思っていたとしても実は他人はそう思いません。他人の感じ方が「正解」なのです。だって、最終的な読み手も他人なのですから。

企画書や提案書などゴールがない仕事の終わらせ方のコツは何といっても60%できたら終わりにすることです。ここ、重要なので２回書きました。

では、60%で終わり、とするにしても、何か色の具合や図解の形が思うようにできなくて、60%にも達することができない、という方もいらっしゃると思います。明日は、そんな方々にちょっとしたPowerPointで資料を作るコツをお話します。