Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

PowerPointで資料を作る際の便利な3つの機能

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週はプレゼンテーションについて話をしています。

 

プレゼンをする、と決まったら、

皆さんは何をしますか?

昨日話をした学生も、

まず、PowerPointを起動させていました。

 

確かにそうなんだけどね。。。

 

その前にすることはないかな・・・

と声をかけたら

「時間がないんで」

と返されました。

はい、おっしゃる通りです。

 

時間がない、

というのはマネジメントの問題ですが、

プレゼンのやり方の復習をする時間がない

ということでしょうね。

やれやれ。。。

 

資料を作る際に気をつけるポイントとして、

  1. 何が言うべきなのかがわからない
  2. どんな順番で話したら良いのかがわからない
  3. 見せる資料になっていない

をカバーしなければなりません。

 

それを補填する機能をご紹介します。

 

1.アウトライン機能

 

まあ、真っ先にPowerPointを起動することとしても、

せめて、「アウトライン」機能を使おうよ、

と私は叫びたい。

 

何、それ?

という方に。

 

PowerPoint2007以降をお使いの方であれば、

[表示]タブ→[アウトライン表示]を

クリックしてください。

 

左側の小さなスライドの表示が変化すると思います。

左側がファイル全体の目次作成ツールとなるのです。

 

まず最初にタイトルを入力し、

Enterキーを押すと、

自動的にフツーのスライドが挿入されます。

続いて2枚目のスライドのタイトルを入力し

Enterキーを押すと

3枚目のスライドが挿入されます。

 

こうやって各スライドのタイトルを

作成していきます。

 

アウトライン機能

 

もちろん、

スライドの並べ替えも

ドラック&ドロップで可能です。

 

タイトルの右端にカーソルがある状態で、

Enterキーを押すと次の新しいスライドが挿入されますが、

その時点で、Tabキーを入力すると、

前のスライドに戻って、

そのスライドの本文を入力できる状態になります。

 

いわば、マウスを使わずに、

どんどんスライドを作成していくことができるのです。

 

 最初に伝えたい内容を決めることが重要です。

単純な文字の状態ですが、

こうやってタイトルを作るということは

内容を決めて行くということになります。

 

話したい内容を決めるのに、

とても役立つ機能です。

 

2.セクション機能

 

それから、もう一つの機能として、

PowerPointの「セクション」機能をご紹介します。

 

スライドを作成している最中で、

一つの話題が一スライドに収まらず、

複数のスライドにまたがることは多々あります。

 

そのスライドを

「セクション」でまとめるのです。

スライドのかたまりを作るイメージです。

 

スライドを移動する際も、

セクションを作っておくと

まとめて移動できるので、

一つのスライドだけ移動忘れがなくなります。

 

セクションの作り方は、

ア)通常のスライド表示(左側に小さなスライドが並んでいる状態)にする

イ)画面左側のスライド一覧が表示されている部分で、セクションにまとめたいスライドの上部を右クリック→[セクションの追加]をクリック

で完了です。

 

あとは、

セクションの文字の上で右クリックをすると

セクション名を変更することができます。

 

セクション

 

実際に私が使った例。

黒く囲んだ部分が一つのセクション。

 

話す内容をセクション毎にまとめると、

話す順番を決めやすくなります。

いわば全体構成のようなものです。

 

3.発表者ツール

 

プロジェクターに映し出した画面と

パソコンの画面が同じ、

という方が多いと思います。

 

ですが、発表者ツールを使うと

発表時に異なる画面を表示させられるので

便利です。

 

発表者ツールを利用するには

ア)[スライドショー]タブ→[モニター]グループ→[発表者ツールを使用する]にチェックを入れておく

イ)プロジェクターを接続後、デスクトップ上を右クリックして表示されたメニューから[ディスプレイ設定]→画面設定を[表示画面を拡張する] を選択する

をしておく必要があります(Windowsパソコンの場合)。

 

また、プロジェクターによっては、

イ)の設定ができないものもあります。

 

※今まで100台中1台くらいの割合で、

イ)の設定ができないプロジェクターに

出くわしました。

 

発表者ツール

 

発表者ツールを設定していると、

スライドショーにした際、自分の手元のパソコンは

上記のような画面になります。

 

左の一番大きな画面がプロジェクターに表示されている画面、

右上の画面が次の画面です。

ノートに書かれた文字も表示されます。

 

何といってもアニメーション設定している時は、

同じスライド上の

次のアニメーション結果が表示されるので

アニメーションをすべて記憶しておかなくても

大丈夫です。

 

ノートも表示されるので、

スライド上にはキーワードのみでも

発表用シナリオを見ることができます。

 

つまり、スライドは見せる資料専用とすることができます。

 

長くなってしまいましたが、

PowerPointはプレゼン用のとても便利な機能が

たくさんあります。

是非、活用してください。

 

明日は、プレゼン時にやり場の困る「手」について

話をします。

それでは、また明日。