Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

○○は無限にあると思ってはいけない

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週はタスクの性質について話をしています。

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

今日は、2.作業の難易度についてです。

 

タスクリストを書いたとしても、そのタスクの中には何度も行ったことがあるタスクと初めて行うタスクがあります。初めてのタスクでも、前任者や先輩が書き残した詳細な手順書があるという場合であれば、何をすべきかがはっきりとわかるので、心配はないでしょう。

 

問題は初めて取り組むタスクで手順書がない場合です。

 

こんな時は、絶対に「手順を確認する」というタスクをリストに書き込みましょう。こうすることで、不安てんこもりのタスクは安心タスクへ変貌します。

 

不安なビジネスマン

 

手順の確認方法は、上司や先輩に聞きながら、できればテスト環境で実際にやってみると良いでしょう。手を動かすと実際の所要時間や前に準備しておくことがわかります。そうすることで、タスク管理がしやすくなります。

 

聞く相手がいない場合でも、実際に試してみる方が良いです。

 

もし、試すことができない場合、そのタスクの所要時間は多めに取っておくことをお勧めします。

 

そして、できればタスク完了後に「手順書を作成する」というタスクも付け加えてもらえると良いでしょう。今後、「初めてのタスク」ということをなくすためにも、自分と後輩・部下のために、ぜひお願いしたいものです。

 

もっとも通常、そんな時間は取れないことが多いですが。。。

 

もう二度としないタスクであれば、手順書は不要でしょうけれど、何度かする、しかも一年に一回するというような頻度の低いタスクは手順書があった方が絶対に良いです。三歩歩いたら忘れるという鶏の脳みその私には絶対に必要な手順書です。。。(苦笑)

 

だけど、お客さまの注文で「これっきりだから・・・」と言われて、手順書を作らないことがあります。そんな時に限って、「あ、もう一回、同じことをお願いできる?」なんて言われることがあります。そんな時、「あー、手順書作っておけばよかった」と後悔します。

 

人生、こんなもんです・・・(笑)

 

後悔

 

時にタスク管理で忘れてはならないことがあります。

 

今日のタスクリストが終わらなくて、明日以降に回すのだけど、結局、ずっと残ったままのタスクってありませんか? あれ、どうして残ると思いますか?

 

実は、人間って、将来の時間を多めに感じるようにできているそうです。

 

それ、明日やろう、明日はアポもないし終日社内作業の日だから時間あるし・・・と思っていたけど、結局できなかった・・・なんてこと、ありますよね。お客さまに会わない日だってすべきことはあります。第一、就業時間の8時間全部が使えるわけではなく、日常のルーティンワークの時間もそこに含まれていますよね。

 

でも、何となく将来は期待が膨らんで、できそうな気がしませんか?

 

それは、幻想にすぎません。明日の時間も24時間しかなく、できる時間は限られています。

 

将来の時間は有限だと思って、タスク管理をしていきましょう。

 

明日は、タスクの担当者について、話します。

それでは、また明日。