タスク管理の最大・最強の敵
ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週よりタスク管理について話をしています。
こんな話をしている私は、きっとタスク管理が徹底してできていると思われているでしょう。
はい、仕事に関しては、それなりにタスク管理をしていますので、締め切りに間に合わない、ということは最近あまり経験していません。
ですが、一個だけ、いつも慌ててしまうことがあります。それは美容院の予約です。一カ月半ごとに行けたらなぁ・・・といつも思っているのですが、気がつくと既に3か月が経っている!!!!ってことが多いです。先日も慌てて予約して行ってきました。美容師さんから「あら、お久しぶり~~」なんて言われてしまった・・・(汗)
前々から、「1カ月半ごと」の半月が面倒だなぁと考えていたので、これを2カ月にすると良いのかもしれませんが・・・こればっかりは、まだうまくできていません。
ということで、今週は、タスク管理の最大・最強の敵をノシてしまおう、というテーマでお話します。その敵は何か。ズバリ、「緊急で重要なタスク(仕事・作業)」です。
時代劇で銭形平次のようなドラマを見ていると、「てぃへんだ! てぃへんだ! おやびーん」と下っ引きが駆け込んできます。あんな感じのタスクです。
このブログの読者の想定が、会社に既に数年以上お勤めされていらっしゃる方ですので、だいたい後輩や部下をお持ちの方でしょう。後輩や部下の「○○さん、大変です」という声とともにやってくる、厄介で面倒で緊急に対処しなきゃならないタスクです。
私も会社勤めのころは、ほとんど毎日のように何かしら起きていました。
例えば・・・
- 今日ウチのメンバーがひとりお休みで人手が足りませんという部下からの電話
- あの件、どうなった?と締め切り前なのにお客さまからの催促のメール
- 総務部から本日中に修正してくださいと突っ返された、数日前に提出済みの書類
- あの資料、欲しいんだけど、という突然の営業からの内線
などなど・・・
今、対処しないといけないのだけど、この対処をするというタスクは予定になく、他のタスクの処理ができなくなってしまう・・・あ、今日も残業???と、その日の始業数分で既に残業という言葉が頭をよぎります。
昨年実施したスケジュール管理の研修でも、この厄介なタスクの処理で悩む人が多いと感じたところです。
さて、どうするか?
対処する前に、まずは、その突発的に発生したタスクはどんなタスクですか?という質問を投げかけたいと思います。
突発的に発生したタスクは一種類ではないはずです。いろいろなタスクがあり、複雑なものから単純なものまであります。まずは、どんなタスクが発生したのかを「記録」に取っておくことです。
えーーーーメンドーなどと思わないでください。何も、発生した直後に記録する必要はありません。解決してからで構いませんので、記録を取ってください。毎日の日報に少し記録を取るだけで結構です。
そして、少し溜まったら、その記録をまとめて見返して欲しいのです。
それは、
- そのタスクと同様のタスクが以前に発生していなかったか
- そのタスクはどのように解決したか?
- そのタスクは誰が最終的に行うべきタスクか?
- そのタスクは何時に発生したか?
といった観点から見返します。
突発的に発生するタスクは、ヒトの気持ちを騒がしくします。急がなきゃ!という思いが強く前面に出て、解決するまで突っ走ってしまうのです。でも、そこで一瞬だけでも「待てよ?」と考えて欲しいのです。
そのちょっと考えることで、最大・最強の敵がグーンと小さく弱くなります。
明日からはその具体的な対策についてお話します。
それでは、また明日。