Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

タスク管理の最大・最強の敵

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

先週よりタスク管理について話をしています。

 

こんな話をしている私は、きっとタスク管理が徹底してできていると思われているでしょう。

 

はい、仕事に関しては、それなりにタスク管理をしていますので、締め切りに間に合わない、ということは最近あまり経験していません。

 

ですが、一個だけ、いつも慌ててしまうことがあります。それは美容院の予約です。一カ月半ごとに行けたらなぁ・・・といつも思っているのですが、気がつくと既に3か月が経っている!!!!ってことが多いです。先日も慌てて予約して行ってきました。美容師さんから「あら、お久しぶり~~」なんて言われてしまった・・・(汗)

 

前々から、「1カ月半ごと」の半月が面倒だなぁと考えていたので、これを2カ月にすると良いのかもしれませんが・・・こればっかりは、まだうまくできていません。

 

ということで、今週は、タスク管理の最大・最強の敵をノシてしまおう、というテーマでお話します。その敵は何か。ズバリ、「緊急で重要なタスク(仕事・作業)」です。

 

時代劇で銭形平次のようなドラマを見ていると、「てぃへんだ! てぃへんだ! おやびーん」と下っ引きが駆け込んできます。あんな感じのタスクです。

 

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このブログの読者の想定が、会社に既に数年以上お勤めされていらっしゃる方ですので、だいたい後輩や部下をお持ちの方でしょう。後輩や部下の「○○さん、大変です」という声とともにやってくる、厄介で面倒で緊急に対処しなきゃならないタスクです。

 

私も会社勤めのころは、ほとんど毎日のように何かしら起きていました。

例えば・・・

  • 今日ウチのメンバーがひとりお休みで人手が足りませんという部下からの電話
  • あの件、どうなった?と締め切り前なのにお客さまからの催促のメール
  • 総務部から本日中に修正してくださいと突っ返された、数日前に提出済みの書類
  • あの資料、欲しいんだけど、という突然の営業からの内線

などなど・・・

 

今、対処しないといけないのだけど、この対処をするというタスクは予定になく、他のタスクの処理ができなくなってしまう・・・あ、今日も残業???と、その日の始業数分で既に残業という言葉が頭をよぎります。

 

昨年実施したスケジュール管理の研修でも、この厄介なタスクの処理で悩む人が多いと感じたところです。

 

さて、どうするか?

 

対処する前に、まずは、その突発的に発生したタスクはどんなタスクですか?という質問を投げかけたいと思います。

 

突発的に発生したタスクは一種類ではないはずです。いろいろなタスクがあり、複雑なものから単純なものまであります。まずは、どんなタスクが発生したのかを「記録」に取っておくことです。

 

えーーーーメンドーなどと思わないでください。何も、発生した直後に記録する必要はありません。解決してからで構いませんので、記録を取ってください。毎日の日報に少し記録を取るだけで結構です。

 

そして、少し溜まったら、その記録をまとめて見返して欲しいのです。

それは、

  • そのタスクと同様のタスクが以前に発生していなかったか
  • そのタスクはどのように解決したか?
  • そのタスクは誰が最終的に行うべきタスクか?
  • そのタスクは何時に発生したか?

といった観点から見返します。

 

突発的に発生するタスクは、ヒトの気持ちを騒がしくします。急がなきゃ!という思いが強く前面に出て、解決するまで突っ走ってしまうのです。でも、そこで一瞬だけでも「待てよ?」と考えて欲しいのです。

 

そのちょっと考えることで、最大・最強の敵がグーンと小さく弱くなります。

 

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明日からはその具体的な対策についてお話します。

それでは、また明日。