Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

あれ?この前も同じようなことが起こっていなかったっけ?

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

4月末日から始めたこのブログ。ようやく2カ月が経とうとしています。おかげさまでアクセス数が、今月(6月)は先月(5月)の倍以上になりました。読んでくださる方々が多くいらっしゃるというのはとてもありがたいです。読んでくださっている方々に役に立つような記事をこれからも書き続けていきたいと考えています。

 

先週よりタスク管理について話をしています。特に今週は、突発的に発生するタスクについてです。昨日はこの突発的に発生するタスクの記録を取って、ということを話しました。

 

記録を取ることとは、どういうことでしょうか?

 

記録を取ると、同様のタスクが何度も起きていることに気づきます。

 

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実は、突発的に発生するタスクの中でも、頻繁に起きるタスクがあるのです。私があげた例の中では、メンバーが休んだため人手不足といった問題。休む人は必ずいるわけなので、初めて対処するタスクではありません。

 

月一ではなく数カ月に一回かもしれませんが、年に何回かでも発生するタスクである、と気づけば、対処することは簡単です。そのタスクの対処方法をあらかじめ考えておいて、それを当てはめていくだけです。

 

例えば、突然の病欠は仕方ないとしても、休みの予定が数日前からわかっていれば、そのことを早目に連絡する、という方法を取ることができます。そうすることで別メンバーを当てることも可能になってくるからです。

 

書類を突っ返されたのであれば、間違えやすい箇所のチェックシートを作成して、提出時にチェックをして提出すれば、突発的に発生するタスクも発生しにくくなります。

 

繰り返して起こるタスクが発見できれば、事前にそのタスクが発生したらこのように対処するというマニュアルを作成しておくのです。そうすれば、今度は、上司・先輩である皆さんのところに「大変だ!」と言いに来る前に、そのマニュアルを使って対処することだってできます。

 

つまり、突発的に発生するタスクが減っていくのです!

 

この記事を書いている最中、私に突発的にタスクが発生してしまいました(笑)

 

通常自宅でこのウブログを書いているのですが、書いている最中に飼い猫が「遊んで~~」とやってきたのです。無視をするとパソコンの上に乗られるので、相手をしてやる必要があります。私にとっての突発的に発生したタスクですね(爆)

 

相手が人間ではないので、なかなか対策を講じることもできませんが・・・(苦笑)

なので、重要な仕事をする際は、この邪魔が入らないよう締め切った部屋に籠ることがあります。それも一応対策のつもりです。

 

通常の仕事の場合、良く発生するタスクであれば、事前に対策を講じておくことで突発的なタスクではないようにしてしまうことをお勧めします。記録を取るのは、こういったタスクを洗い出すためです。意外と同じようなタスクであっても少し条件が異なると気がつかないことがあるので、記録を取って、見返すという作業が必要です。

 

タスク管理のコツとしては、できる限り管理できない突発的に発生するタスクをなくし、管理できるタスクに変えておく必要があります。タスクは管理下に置くようにしましょう。その方が肉体的にも精神的にも楽になります。

 

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楽になりすぎた猫?

 

記録を取ることで、もう一つ利点があります。

 

それは、冷静になった目で突発的に発生するタスクを見ることができることです。

 

明日は、冷静になった目で見たタスクは・・・について話します。

それでは、また明日。