人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

今から試したい手帳

ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

お題「手帳」

 

 

システム手帳

手帳ではスケジュール管理だけではなくタスク管理も目標管理もしたい、と思い始めて、ようやく行き着いたのがシステム手帳でした。まあ、欲張りですよね(苦笑)

 

スケジュール管理用のレフィルは市販のもので十分です。

 

マンスリーと週間バーティカル方式のレフィルを用意します。私は8月からという中途半端な時期からだったので、ネット上にある無料のレフィルをダウンロードし、印刷をしました。

 

あ、言い忘れていましたけれど、レフィルは自作するかもしれないと考えて、A5サイズのシステム手帳にしています。そうすればレフィルをA4サイズで作成し半分に切断するだけで簡単に製造できるからです。

 

それから、システム手帳用の6穴のパンチも購入しました。これがなくてはレフィルの自作は無理です。

 

まずは市販のレフィルの購入をします。通常のメモレベルであれば市販を使用した方が楽です。私の好みである方眼のレフィルを購入しました。他に使えるかなーと思って議事録等が書き込みできるものも購入しました。

 

マンスリーや週間バーティカルは、ネット上でフリーのものがあったのでダウンロードして印刷します。該当する日付を入力するとその分だけがダウンロードできる優れものでした。他にも使えそうなものをダウンロードして印刷しました。

 

ただ、使っていて、やはりないものは目標管理のレフィルです。これは自作をしました。

自作のレフィル

まずは、人生の目標用のシートです。これはまだ作成していません。近日中に作成予定ですが、基本的に普通の方眼メモ用紙に記入するか、ビジュアルに作成した目標シートの写真を貼り付けるか、で作成しようと考えています。常に目につく形にするのが一番良いと考えています。

 

続いて、人生設計書。人生の目標が決定すれば、ここ数年に実施する行動計画を立てることになります。これもまだ未作成です。手書きで作成できているので、後はフォーマットを作成して印刷するだけです。

 

それほど難しいものではなく、単純に年表形式のもので良いと考えています。

 

さらに今年(2017年)の行動計画書。一年間に実施する行動計画書を作成しました。プロジェクト形式のほうが私にはわかりやすいので、年間のプロジェクトを見渡せる形式で作成しました。

 

続いて、個別のプロジェクト計画書。フランクリン プランナーからちょっと拝借して自分なりにアレンジしました。個々のプロジェクト計画書は細かなタスクを洗い出すためにも作成した方が良いと思います。

 

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そして月間プロジェクト計画書。月ごとに何をするのかがわかれば、小さなタスクに分割したものを日ごとに落とし込んでいきます。ちょうどガントチャートを作るようにするのです。そうするとタスクのラインが複数ひかれている日は忙しいことがわかるので、タスクを分散化することも可能です。

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また、先月のように夏休みを取る場合、一週間は通常のタスクを入れないとなると、タスクが実施できる日が何日しかない、ということが一目でわかります。

 

ここまですると、週間タスクがわかるので、週間バーティカルのフォーマットにタスクを書き込みます。そうして、後は日ごとに何をするのかを時間軸に沿って四角で囲んでタスクをする時間を確保していくだけです。

 

そうなると、一日24時間を効果的に使うことができます。

 

そんなに毎日を計画的にしたら息がつまらないか?

 

昔の私はそう考えると思います。でも、意外と大丈夫なのです。もちろん、きっちり詰め込んでいるわけではなく、かなり余裕をもっています。空き時間も当然確保しています。タスクが完了しなかった場合も想定して、空き時間(タスクができそうな時間)も確保しておきます。もし、何もタスクがなければ、本を読んだり映画を見たりすれば良いだけです。

 

休みの日も計画します。休みの日まで・・・と思われるかと思いますが、休みの日こそきちんと目的を立てることをお勧めします。例えば、映画を見る、美容院へ行く、おしゃれなカフェでコーヒーを飲む、といったプライベートの目的。他にも図書館で調べ物をする、ブログの構想を練る、といった仕事からみの目的です。こういった目的を果たすことができたら、休みの日の夕方、ものすごい充実感があるのです。

 

もっとも明確な数値目標を立ててしまうと達成しなかった時ネガティブな感情が沸いてくるので、目標は設定しません。ただ、この日はこういう目的で一日を過ごす、というレベルにしています。

 

体調が悪ければ、体調を整えるという目的にしています。だったら、ずっと寝ていても罪悪感がありません(笑)

 

一日の目標や目的を明確にする、ということは、その日の終了時に充実感を味わうということなのです。自分の人生を能動的に生きる感触を味わうには、こういった風に手帳を使うのは「あり」だと考えています。

 

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手帳術の本はたくさん出されていますし、雑誌でも特集が組まれています。かなり読みこなした気がするのですが、ようやくたどり着いた感が今あります。

 

これから使っていくと改良ポイントが出てくると思います。その時は、またお話したいと考えています。

 

今回は手帳についてお話をしていますので、タスク管理については触れていません。タスク管理について以前にも若干お話ししたことがありますが、本格的なタスク管理についてはまだまだです。いずれお話したいと考えています。

 

明日は手帳についての最終日。私なりの手帳の選び方です。システム手帳にたどり着いたわけですが、レフィルを購入する時は同様の手順を踏んでいます。

それでは、また明日。

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