プライオリティから独立したタスク
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今週はプライオリティ、優先順位についてお話ししています。本当にプライオリティをつけて仕事をするのは大変だなぁ、と思うことがあります。でも、基準を決めることでプライオリティをつけることができるとわかれば、単純な話になるはずです。
でも、実はタスクの中にはプライオリティの範疇に収まらない、正確には収めない方が良いタスクがあるのです。
数年前、私はGTDと出会いました。GTDとは、タスク管理のメソッド（手法）です。
GTD®とは - 日本唯一のGTD公式サイト。GTD Japan
頭の中にあるタスクを一覧表に書き出すところから始まり、そのタスクをさまざまに分類し処理していくやり方です。
その中の一覧表に書き出した後、基準に応じてタスクを分類していくのですが、「２分間で完了するか？」という基準があります。２分間で完了するタスクであれば、すぐにその場でやってしまおう、というのです。これにはびっくりしました。
タスクの一覧表の分類作業を行っている途中で、２分間で完了するものはタスクをやってしまおうというものなのです。
私が驚いたのは、優先順位とは関係なく完了するまでの時間でやるタイミングを決めるということです。
この手法を知ってから、GTD全体を取り入れるより先にこの部分だけやってみることにしました。２分以内で終わるタスクはかなりたくさんあります。例えば、メールの返信をする（簡単なOK/NGくらいの返信）、いつもの申請書を提出する、セミナー等の出席申込のFAXをする、といったことがあります。
これらはした方が良いが急ぐものではない、といったもの。でも、２分程度で終わるので、整理途中から片付けていきます。そうすると、精神的にかなりスッキリしてきます。それだけでなく、タスクリストが３分の２くらいに小さくなるのです。
これらのタスクを抱えたまま、他の重要なタスクを行っていると、頭の片隅にこれらのタスクのことが気になり、集中力が下がってしまいます。それよりも簡単なタスクを完了させておいて、集中しなければできない大きなタスクに取り掛かった方が作業効率が良いというわけです。
このやり方をやった後は、ずいぶんとタスク管理が楽になりました。今でも思いついたタスクで２分以内でできるのであれば、その場でやってしまうことがあります。
ただ、集中した作業を行っている最中に思いついた場合は、そのタスクを行うことはしません。集中を途切れてしまうと、再度集中するまでに時間がかかり、今やっている作業が無駄になってしまうからです。なので、基本的に思いついたらタスクリストに記入するだけで、頭の中からそのタスクをきれいさっぱりに消して、集中が途切れないようにします。
また、最近、タスクリストのチェックを行うのが、朝早かったり週末の休日だったりすると、平日昼間の会社などに電話をするといったタスクを行うことができないので、２分以内で終わるタスクでも後回しにすることがあります。
私は、このGTDを全部取り入れることはしていませんが、考え方の一部は取り入れています。INBOX（つまり思いついたタスクはひとまず一覧表にするという考え方）やこの２分で完了するかという基準などは取り入れやすいと考えたからです。
要は様々なやり方を試してみて、自分にぴったりのやり方を見つければ一番良いのだと考えています。
何だかまったりしたい気分ですね。。。（笑）
来週は、月曜日が体育の日でお休みさせていただきますが、火曜日からプライオリティ高のタスクの処理について、お話しします。
また、今まで平日の朝に更新してきたこのブログですが、少しだけやり方を変えてみようかとも考えています。例えば、週一ペースにして、一回の分量をもう少し多くする、といった形式です。まるで連載のような形式の今の状況だと、なかなか毎日時間を取って読むというのは難しい方もいらっしゃるのでは、と考えた次第です。
最も私自身が連続ドラマを見るのが苦手です。続きを見るのをつい忘れてしまって、いつの間にか最終回になってしまった・・・ということを何度やったことか。なので、一回読み切りという形式にした方が私みたいなタイプの方には良いのでは、と思ったのです。
本当にお試しで一度やってみようと思っています。
再来週の10月17日（火）に、その週のテーマを一括してお話しする予定です。テーマは、私が会社員時代の最後の数年間、悩み続けたイノベーションについてです。
９月をずっと仕事三昧の日々だったせいか、少しまったりしたい気分です。
それでは、また来週。
