Gmailがおススメな６つの理由

ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

前に勤めていた会社はIT企業でしたので、さすがにメールは毎日使っておりました。そのメール、仕事におけるツールとしては結構重要なアイテムですよね。今日は重要なアイテムのメールのやり取りを実現するフリーのメールGmailについてお話しします。

Gmailなんてテーマ、たくさんあるからもう良いや、と思わずに、少しお付き合いくださいませ。良く巷で言われている機能のご紹介ではなく、私が使って良かった、と思われる機能を中心にご紹介しますので、少し裏技的なものもあります（裏技と私が思っているだけで実は誰でも知っている技だったりして・・・(;''∀'')）。

とまあ、何はさておき、Gmailの使い方のご紹介です。

注意）このブログは2017年10月27日に記載しました。設定項目名等は記載当時のものです。記載後にGoogleによる設定画面や機能の変更が行われた場合、この記載通りにならない場合があります。その点、ご了解ください。

その前にGmailについてお話ししますね。

一般企業にお勤めの方は、会社からメールアドレスを渡されることが多くなったと思います。自分だけのメールアドレスをもらうこともあれば、業務の単位ごとに渡される場合もあるかと思います。どちらにしても、メールの管理は大変ですよね。

ただ、個人事業主にはメールアドレスを渡してくれる人はいません。なので、通常は、自分でメールアドレスを取得する必要があります。そこでフリーメールが登場です。なぜフリーメールかと言えば、何といってもメールアドレスが「無料」でもらえるのだから、個人事業主には持ってこいです。

フリーメールの代表選手はYahooメールとGmailです。Yahooメールは今回取り扱わないですし、私も使わなくなって10年以上たちますので、たぶんもうアドレスはなくなったと思われます。。。ずいぶん前に、古いアドレスは消しちゃうよ～～ってYahooから連絡が来てましたから。

Gmailは、Google社が提供しているフリー（無料）のメールです。基本的に誰でも簡単に取得することができますし、登録するとメールボックスが15GBもらえます。15MBではないですよ。ギガです、ギガ！　某携帯会社のCMで「ギガ」が連呼されていましたが、ギガって普通で考えるととんでもないサイズ、と思っていただいて結構です。

ちょっとだけ詳しく話すと、メートルとキロメートルってありますよね。1,000メートルが１キロメートルです。このように「0」が3つつくと表示が大変になるので、「キロ」という単位がついています。そのキロの1,000倍が「メガ」です。さらにメガの1,000倍が「ギガ」です。ついでに言うとギガの1,000倍が「テラ」です。

つまり、15GBをメートルでもし言うのであれば、15ギガっていうのは、15,000,000,000メートルってことになります。要するに、たーーーーくさん、ということですね（大ざっぱに言うと）。

ちなみに15GBの「B」は「バイト」と呼びます。アルバイトの略ではありません。英数字の１文字分を記憶できる容量です。日本語は漢字がたくさんあるため、英数字の2文字分で日本語の1文字分を使います。なので、15GBというのはメッチャ簡単に言うと7,500,000,000文字分ということになります。要するに、たーーーーくさんの文字でも対応可能！ということです。

注意：この計算はあくまで概算です。本当はもっと複雑です。

 

このメールボックスのサイズを無料で提供しているGoogleさんは太っ腹ですねぇ。今でこそこのサイズは普通になりましたけど、私が利用し始めた2000年前半では結構衝撃的なサイズでした。

ちなみに、フリーのメールを取得する際に、「アカウント」と「パスワード」が必要です。「アカウント」というのはメールアドレスの「@」から前（左側）の部分を指します。これは、必ず「誰も他に同じものを持っていない」ことが条件になります。「パスワード」はかなり複雑なものを用意しておいてください。ただし、忘れないようにしてくださいね。。。メールのパスワードは使用頻度は比較的高いです！

「@」から後ろ（右側）は「gmail.com」です。世界共通です。Gmailは世界で使われているメールです！

Gmailの使い方は通常のメールと同じです。送信メールと受信メールを管理するボックスがあって、そこにメールがどんどん溜まっていきます。ただし、Gmailをパソコンで見る時は、インターネットを見るソフトウェアを使ってください。InternetExplorerとかGoogleChromeとかいうソフトです。

もちろんスマホでも大丈夫です。Gmail専用のアプリがありますので、それをインストールして使っていただく方が簡単で便利だと思います。Androidスマートフォンの方は最初からインストールされています。iPhoneはインストールする必要がもしかするとあるかもしれません。下の図のようなアプリです。

 Gmailの特徴を簡単にお話しすると、

• インターネットが接続されている環境であれば、メールを見る機械を選ばない。パソコンとスマートフォンは同期がとれる
• メールの検索がとても速い。検索力はどのメールソフトよりパワフルなため、メールを細かく分類するより検索して該当メールを探し出した方が早い。そのため、どんなにたくさんのメールを受信していても簡単に該当メールを探し出せる
• 明らかなコンピュータウィルス添付付きのメールは目のつかないところで自動的に削除される。ただし、今できたばかりの新しいウィルスは入ってくる可能性はある
• パソコンやスマートフォンにメールがダウンロードされるわけではないので、容量がなくても大丈夫。
• いろんな方が使っているので、ビジネス使用でも違和感がない。昔は独自ドメインがないフリーのメールアドレスに対する世間の扱いは酷かったですが、今は普通に名刺にメールアドレスを記載しても平気になった

という感じですかねぇ。もっとたくさん特徴はあるかもしれませんが、長年使っていて私が感じているところはこれくらいです。

でも、これだけでも十分にGmailを使う理由になるので、私はGmailが辞められません（苦笑）。

取得方法については、他のサイトをご参照ください。Gmailは突然更新されます。取得方法の画面ショットを取って解説しても、一瞬で使えなくなる可能性があるので、こちらではご紹介しません。ご了解ください。

さて、ここから本題に入りましょう。

ショッピングサイトを安全に利用するために 

Gmailを通常使う目的は、個人事業主なら仕事先との連絡のため、ということが多いと思います。会社員の方でも、会社の仕事以外の連絡先として取得されている方も多いと思います。

それ以外に、いろいろなサイトにユーザ登録するために必要なメールアドレスに使う、ということもあります。

ネット上のサイトにユーザ登録する際、ID（ユーザ名とも言います）とパスワードを登録します。その時、IDはメールアドレスにする、というサイトが多いです。ただ、プロバイダからもらったメールアドレスを使うのは盗まれたら怖いので、フリーメールアドレスを使うのです。

でも、セキュリティ的に登録するサイトごとにメールアドレスを変えた方が良いということ、ご存知ですか？

IDとパスワードをセットにしたデータが流出したというニュースはお聞きになったことが多いと思います。IDとパスワードがセットで流出すると、そのIDとパスワードでログインできるようになり、登録されている個人情報が流出してしまいますし、もしショッピングサイトであれば、乗っ取られて意図しない商品を購入されてしまう可能性もあります。

それが様々なサイトで同じメールアドレスと同じパスワードを使っていると、流出したIDとパスワードでログインできてしまいます。そのためにサイトごとにIDのメールアドレスを変更する方が良いのです。

でも、現実的に考えて、メールアドレスを登録するサイトごとに取得するのは、非常に大変です。メールを取得すること自体は簡単ですが、それぞれのメールを管理するとなると、大変になります。

それを助ける機能が、Gmailにはあります。

例えば、「aaa@gmail.com」というメールアドレスを取得したとします。これをあるサイトに登録する際に、「aaa+site@gmail.com」と登録するのです。つまり、メールアドレスの「@」より前のメールアカウント部分の後ろに「+○○（○○は任意の英数字）」を入力します。

サイトからのメールは、「aaa+site@gmail.com」に来ますが、「aaa@gmail.com」の受信トレイに届きます。管理は、最初の部分のメールアカウントに届くので、一つのメールアドレスで管理することができます。

ユーザは、+○○の○○部分に任意の文字を入れることができます。文字数も任意です。ただし、英数字に限ります。

この○○部分は、そのサイトを意味する英数字にすることで覚えやすくなります。また、IDはサイトごとに異なりますので、もし流出しても他に登録しているサイトに影響が来ることはありません。

昔、あるクラウドサービスを行っていたサイトに登録していたID(メールアドレス)とパスワードが流出した、という連絡をもらったことがあります。そのため、同じメールアドレスとパスワードを使っている他の登録サイトのパスワードをすべて変更するという、とても面倒なことを経験しました。

その後、この方法を知り、今ではいくつかのサイトで利用しています。

どうしても乗っ取られたくないサイトは個別の専用メールアドレスを取得し、管理を簡単にしたいサイトは+○○にしています。パスワードは、乗っ取られても影響なさそうなサイトは一つに統一して管理を楽にすることを優先にし、乗っ取られたら困るショッピングサイトなどはメールアドレスを+○○にする上でパスワードを少しずつ変更しています。

こうすることでセキュリティ的には比較的安全になる、という次第です。

※パスワードを少しずつ変更する手法については、また、後日お話ししますね。

送信ボタンを間違えて押してしまった！を防止する

知られているようで意外と知られていない機能として、Gmailには送信取り消し機能があります。

間違えて送信ボタンをクリックしてしまった、何らかの操作方法を間違えて送信されてしまった、という時に、送信取り消し機能があるととても便利です。「取り消す」という文字をクリックすると、メールが戻ってきます。

この機能はGmailの設定画面で設定することができます。

Gmailの画面で、画面上部の右端にある「設定」のボタンをクリックします。表示されたメニューから「設定」をクリックします。「全般」タブの上から5つくらいのところに「送信取り消し機能を有効にする」というチェックボックスにチェックを入れ、一番下にスクロールして「変更を保存」のボタンをクリックすると、設定完了です。

秒数も設定できるので、日ごろ冷静沈着な方は短めに10秒程度、慌てる方は30秒に設定しておくと良いでしょう。これは、つまるところ、メールの送信をクリックしても、実際の処理を10秒から30秒程度、待つよ、ということです。

お客様に対して良くメールを出す方は、設定しておかれることをお勧めします。私も何度助けられたことか。。。（苦笑）

お客様に出すメールは書いた直後に出さずに、一度保存して、再度確認をして出すことにしていました。その保存をする際、つい送信をクリックしてしまって「きゃあああああ」となるのです。それで即座に「送信を取り消す」をクリックして、元に戻すわけです。

今はこの機能、メジャーになったのでは、と思っているのですが、まだお使いになっていない方は本当にお勧めです。今ではメールアドレスの誤送信で情報漏洩事件となってしまうケースもあります。どんなに注意を払っていても間違えることはありますので、設定をしておかれると良いでしょう。

これは、昔は「Labs」の中に入っていた機能です。

Labsというのは、Gmailの設定画面で「Labs」タブをご覧になられるとお分かりになると思います。これから先、便利になるだろうと思われる機能が並んでいます。それをユーザが使ってみて、使い勝手を試すことができるようになっています。Googleも良く使われる機能を正式にGmailの機能として採用することでサービスの向上につながります。

私はこの「Labs」に入っていた時からの愛用者ですが、どんな時でもまず最初に設定する項目となっています。

もしかするとLabsに欲しい機能が入っているかもしれませんので、たまに覗いてみてください。

たまにGmailが乗っ取られていないかを確認する

Gmail画面の一番下、受信トレイでメール一覧が終わったところの右側に「アカウントアクティビティの詳細」という文字があります。そちらをクリックしてみてください。

このメールアドレスにログインした時間、ログインした時のIPアドレス（ネット上の住所）が見ることができるようになっています。少々、難しい言葉が出てきましたが、簡単にご説明しますね。

要は、通常使っているパソコンやスマホ以外からのアクセスがあると一目でわかる仕組みになっている、ということです。ロケーション（IPアドレス）と書かれた項目を見ると、おそらく同じ数字の羅列があると思います。たまに異なったとしても、2つ程度ではないかと思うのです。

これは、パソコンからのアクセスした時の数字の羅列とスマホからアクセスした時の数字の羅列が異なることから発生します。ネットワークが同じであれば（つまり同じ家の中からWi-Fiを使ってアクセスした場合）、同じ番号になるので、OKです。

異なる数字であっても日時で判断します。その日時は、外出先でスマホからメールを見ていた、ということがわかればOKです。それはスマホからのアクセスだ、ということになります。

覚えのない時間帯に覚えのない場所からのアクセスは、危険な状態です。メールが乗っ取られている可能性があります。即座に詳しい方に相談して対処しましょう。

自分一人でこのメールアドレスを使っている状態であれば、他の場所からのアクセスはあり得ないので、乗っ取りという可能性が大です。私の場合は、他の方と同じメールアドレスを共有していたことがあるため、他の方がログインしていた時間帯を確認するために利用していました。ま、滅多にないケースですけど・・・

最強（？）のフィルタ機能

私がGmailを使っているのは、最強と言われるフィルタ機能がついているからです。ウィルスがついたメールは事前に排除した状態で受信トレイに到着したメールが表示されます。これは便利です。

最強の門番

最近、プロバイダというインターネット接続サービスを行う会社（NTTの子会社のOCNが有名ですよね）でも、ウィルスやスパムメールを省いた状態でユーザにメールを送るサービスを行っていますが、これを最初に始めたのは私が記憶する限りGmailです。

いやー、便利です。受信トレイには必要なメールしか表示されないのですから、ものすごいストレスフリーです。他に「迷惑メール」というフォルダもあって、Googleが迷惑メールと判定したものが受信トレイに入らずに入ってきます。こちらは人間が「要・不要」の判断ができるようになっているので、本当に便利です。だいたい不要なメールばかりなので、そのまま放っておくと、30日後には削除されます。

ただ、たまに。迷惑メールに重要なメールが紛れ込んでいることがあります。先方のメールアドレスが少しふざけたようなものだったり、件名に記号（♪など）がやたらとあったりした場合、迷惑メールとして振り分けられるようです。

なので、30日に一回は迷惑メールフォルダの中身も確認しておいてください。

メールを送ったんだけど・・・と言われたけれど届いていない場合は、ここを疑ってください。

また、添付されたファイルもダウンロード時にウィルスチェックも行われます。これもやっぱり安心材料ですよね。

こういった機能付きのメールが無料で使えるとは・・・マジにすごいと思います。

便利なラベル機能

Gmailは、フォルダに分けることが可能です。メールの画面の左側に任意のフォルダを作成し、そのフォルダ内にメールをドラッグアンドドロップで移動させることができます。また、フィルタ機能を使って、受信と同時に必要なフォルダに入れることができるようになっています。

そのGmailのメールをフォルダに分ける際に使用するのがラベルです。ラベルは一つのメールにいくつも付けることができるので、メールの内容が複数のフォルダに渡っていたとしても対応が可能です。

また、ラベルには24色の色をつけることができます。ラベルを付けても受信トレイの中に入れたままにしておくこともできるので、ラベルの色を目立つ色にしておくと、受信トレイの中でメールが迷子になることがありません。

ラベルは任意のものが設定できます。設定の「ラベル」タブの画面の下の方に「新しいラベルを作成」のボタンから作成することができます。

昨年、毎日数10件ほどのメールが来る仕事をしていました。多い日は100件近くなっていたと思います。メールが届くと、それを予め決められた手順に従って処理をしていくのですが、どのメールにどこまでの処理をしているのかがわかりにくいのです。

この時、ラベル機能はとても役立ちました。それぞれのメールのステータス（処理段階）に応じてステータスごとのラベルを貼り付けることで、今このメールの処理はどこまで済んでいる、というのが一目で管理することができます。未完了は色で、完了に近づいていくにつれ薄い色にしていくことで、大量作業へのモチベーション付けにも利用できます。

また、ラベルをつけることで、自然とフォルダ分けもされるので、フォルダ内のメール数を見れば、どのステータスのものが何件あって、未処理が何件である、という件数も確認することができます。これは、本当に助かりました。

この機能は大量のメールが届く方にぜひ使っていただきたい機能です。

独自ドメインのメールが使いたいっ！

もし、個人事業主であっても独自ドメインを取得して「○○@xxx.co.jp（xxxの部分は社名・団体名で取得した任意の文字列）」といったメールアドレスにしたい、という場合も、Gmailだったら可能です。ただし、有料になりますが。

有料と言っても500円/月（税抜き）です。（一人分のメールアカウント料金です。また、2017年9月現在）

個人事業主の場合、メールアカウント（大ざっぱに言えばメールアドレスの@マークより前）は一つで済むと思います。なので、メールを配信するための様々な機器類を導入するコストと手間を考えるなら、Googleに申し込んだ方が楽です。

また、良くホームページにある問合せ用メールアドレス（info@xxx.co.jp）といったアドレスを作りたい場合は、1つだけ有料のメールアカウントを作成してしまえば、後はグループ機能を使っていくつでも作成可能です。いくつ作っても追加料金は発生しません。

また、Gmailの機能はすべて使えますし、容量が15GBから30GBへ増量されます。個人事業主ですが、会社ようなメールアドレスが使えて、しかもメールの配信用機器類の管理の手間全くなし、というのであれば使わない手はないでしょう。ITにあまり強くない方でも十分に可能です（最初の設定だけ少し手間ですが・・・）。

前の会社に勤務していた頃、メチャクチャにメールを使っていましたが、当時50GBだった容量のそれでも25%程度しか使っていませんでした。5年くらいの期間で。

本当にGmailはある意味、アリのツールです。メールをどうしようか、とお考えの方は是非Gmailを使ってみてください。

注意）このブログは2017年10月27日に記載しました。設定項目名等は、記載当時のものです。記載後にGoogleによる設定画面や機能の変更が行われた場合、この記載通りにならない場合があります。読者の方が当ブログに含まれる情報もしくはサービスを利用すること、及び利用することができなかったことにより生じる直接的または間接的な損失に対し、筆者及び弊社は一切責任を負うものではありません。その点、ご了解ください。

次回は、Gmailに付随しているGoogleの機能であるGoogleドキュメントとスケジュールについてご紹介したいと思います。更新予定日は11月7日（火）です。

それでは、また来週。

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