今年の振り返り その1~職場環境編2~
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、私の職場環境の物理的なモノを中心に話をしました。今日は、ツールやIT系の部分のお話をします。
電話
今年は仕事用の固定電話の取得をしました。セミナーを実施するにあたり、個人の携帯電話をチラシに載せるのが嫌だったということもあります。また、様々なところで固定電話を聞かれることも多かったからです。
固定電話といっても専用回線を引くとそれなりの金額がかかります。昔と違い、電話加入権がなくなったとはいえ、それなりの金額になります。また、自宅にひくとなると、もともと自宅にあった固定電話と兼ね合いにも関係してきます。
そこで、IP電話を選択しました。昔は、IP電話は050から始まる電話番号だったと記憶していましたが、今は固定電話と同じ形の電話番号を取得できます。であれば、これを使わない手はない、と準備を始めました。
まずは、NTTに問い合わせて、現状の把握、請求書の関することなどを聞き出します。
そこで、自宅のネットに関しては今までの旦那名義であったものを私名義に切り替えることから始めました。
ネットは光通信だったから固定電話と切り離せるのですが、名義を変更するのに結局2カ月ほどかかってしまいました。
起業する際の本は、このあたりはとても簡単に書いてます。というのが、本のモデルになった起業する方が男性だからです。つまり役所的に話すなら世帯主だからです。
世帯主だと、国民保険も筆頭になります。電話料金や電気料金も世帯主名が通常使われます。
加入電話が世帯主なのに、なぜ女性の名前にするんですか??ということでNTTとかなりやり取りを繰り返しました。このやりとりに本当に疲れました。
主婦が旦那の扶養範囲内で起業するというのであれば、それほど問題はないのでしょうけれど、扶養外で自分の食い扶持を稼ぐために起業するとなると、どれくらいの費用が本当はかかっているのか、という把握をすることが必要です。でも、それをするためには請求書や領収書が必要です。
そう考えたのですが、NTTさんとのやりとりで、それを説明するのが大変だったのです。
こんなこと、誰も起業家向けの本には書いてなかったよなぁ・・・と思いながら、気長に名義変更の手続きをしました。
作業所を別に持って、すべてを別会計、ということであれば、話はもっと簡単だったでしょう。
国民保険だって、旦那の名前で書類が送られてきます。今は慣れたので、市役所からの手紙は基本的に私が開封していますが。
※市役所に問い合わせたら、夫婦は切り離しはできません、ということでした。夫婦は何があっても同一生計だから、切り離すことはできない、というのが市役所のご意見でした。このあたりが女性起業家のネックになるんじゃないかなぁ、と思っている次第です。
まあ、とりあえず固定電話の番号を取得しました。それを転送設定して、携帯電話で受けています。費用的には、IP電話と転送設定費用が月額1,000円。携帯電話への転送費用がだいたい100円/月程度です。
FAX
FAXも固定電話のような電話番号を取得したいと考えていました。
固定電話の方が後だったので、固定電話とFAX番号が別番号となっています。本来は固定電話番号を取得後にFAX機能がついた電話機を購入すれば一番安上りです。もし、別番号にしたい場合は、IP電話を複数取得すれば可能だと思います。正確なところはIP電話会社に問い合わせください。
ただ、私は、セミナーの申し込み先としてFAX番号が早く欲しかったため、ネットFAXを申し込みました。ただ、これにして良かったな、と思うのが、とても便利だということです。
FAXが届いたら、PDFファイルとしてメールで送信されてきます。メールで受信するので、外出していてもスマホからFAXを見ることが可能です。
また、送信も月10件までは料金に含まれているので、セミナーの申し込みなどFAXが必要な場合も使うことができます。申込用紙をWordで記載して、PDF化して、Webブラウザから送るだけなのです。
かなり便利なこのネットFAX。月額1,500円です。私は割引がきく年払いにしたので、1割程度安くなりました。
そんなにFAX送信しないので、これで十分です。
セミナーの申し込みでFAX受信が多いので、とても助かっています。
ドメイン
独自ドメインが欲しくなりました。で、ドメインを購入することにしました。
ドメインとは、Webページのアドレスで、「xxx.co.jp」となっている部分を言います。(xxxの部分は、会社独自の英数字になっていますし、co.jpの部分は、.comだったり、.netだったりします)
まずは、ドメインサービスを行っているサイトから、希望するドメインを検索して、誰も取得していないドメインを探すところから始まります。
昨年末に屋号を変更してから幾度となくしてきた作業ですが、決めるとなると結構緊張しますねぇ。
いくつかの候補の中から、気に入ったものを選択し、サービスを購入する手続きに入ります。購入までは全部Web上からできるので、簡単です。
この屋号を長く使う自信がなかったので、少々弱気で5年間の契約にしました。10年まで契約することは可能です。
支払いを完了すれば、ドメインが利用できます。
そんなに難しくないのですが、ドメインを選択する際、個人事業主の方は気をつけて欲しい点が1つあります。良く株式会社で使われる「co.jp」は、登録する際に会社の住所が必要になります。
もし、会社の登記住所が自宅の場合は、気をつけた方が良いかと思います。自宅住所が公開されます。
個人事業主でも同様です。
ドメインが使えるようになったら、DNSの設定になるのですが、ここはあまりITに詳しくない方は詳しい方に聞きながら、操作した方が良いでしょう。専門用語のオンパレードです。
詳しい方もかなりのレベルの方になりますので、もしかすると有料になることも覚悟された方が良いかもしれません。
説明書も比較的わかりやすくなっているのですが、それでも専門用語がわからない方は躓く可能性が高いです。
メールサーバ
独自ドメインが取れたので、さっそくメールをドメインがついたメールに変更します。
ただ、この場合メールサーバをレンタルする必要があります。
でも、今はGoogle Appsというサービスがあるので、そこまで難しくはない・・・はずです。
やることは2つ。
Googleに購入した独自ドメインを登録して、メールが使えるようにすること
購入したドメイン管理会社のDNSにGoogleが指定するアドレスを登録すること
Googleを使う方は多かったので、ネット上にやり方が書かれてあったので、特に問題なく、メールを設定することができました。
Googleのメールサーバ使用料は、500円/月(税抜き)。1アカウントしか使えないのですが、グループアカウントは何個でも作ることができるので、会社が良くやっているinfo@~というメールアドレスは無料で作ることができました。
個人事業主だから社員一人しかいないし、今のところ大きな問題はないので、これでOKです。
GoogleAppsなので、メールだけではなくGoogleカレンダーやGoogleDocsも利用することができます。他の個人事業主の方とカレンダーを共有したり、ファイルを転送することもできます。
Webサイト
独自ドメインと取得したら、やっぱりWebサイトは作らなきゃ。ということで、こちらも取りかかりました。無料のJimdoを使っていたので、それをバージョンアップさせて、独自ドメインを使えるようにしました。
確か、年間12,000円程度です。
Webサイト構築は何度かやったことがあるので、大きな問題はないのですが、作っても作っても作り替えたくなるこの性格をどうにかしたい・・・(汗)
毎月、どこかのページをいじっています。
まあ、更新頻度が高いWebサイトとみなされるので、悪いことではないのですが・・・
おかげさまで、Googleで「ユーグレード」で検索するとトップで表示されるようになりました。
後は一般名詞で検索されてもトップ表示されるようになることを目指して頑張ります。
最後に
電話番号やFAX番号、ドメインやメールアドレス、WebサイトのURLなどは、会社の顔ですし、名刺に記載される情報でもあるわけです。これらがちゃんとしていると、ちゃんとしているところだな、と少なくとも思われるはずです。
個人事業主の方と名刺交換した時、相手の方がGmailのアドレスしか記載されていなかった、ということが多くあります。これらのことを構築するのは時間も手間も、そしてお金もかかります。
私が利用しているサービスそれぞれの金額は少ないのですが、チリツモで考える必要があります。だから、総額は結構な金額になります。でも、信用度を得るためにも、必要な経費ではないかと思っている次第です。
来年は、これらを1年間様子見をする予定です。そして、再来年は、不要なサービスを辞めたり、もっと適切なサービスに乗り換えたりすることをやってみようと考えています。こまめな見直しがやっぱり一番の経費削減ですから(笑)。
それでは、今日はこの辺で。
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