PowerPointで資料を作る際の便利な3つの機能

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

今週はプレゼンテーションについて話をしています。

プレゼンをする、と決まったら、

皆さんは何をしますか？

昨日話をした学生も、

まず、PowerPointを起動させていました。

確かにそうなんだけどね。。。

その前にすることはないかな・・・

と声をかけたら

「時間がないんで」

と返されました。

はい、おっしゃる通りです。

時間がない、

というのはマネジメントの問題ですが、

プレゼンのやり方の復習をする時間がない

ということでしょうね。

やれやれ。。。

資料を作る際に気をつけるポイントとして、

1. 何が言うべきなのかがわからない
2. どんな順番で話したら良いのかがわからない
3. 見せる資料になっていない

をカバーしなければなりません。

それを補填する機能をご紹介します。

１．アウトライン機能

まあ、真っ先にPowerPointを起動することとしても、

せめて、「アウトライン」機能を使おうよ、

と私は叫びたい。

何、それ？

という方に。

PowerPoint2007以降をお使いの方であれば、

［表示］タブ→［アウトライン表示］を

クリックしてください。

左側の小さなスライドの表示が変化すると思います。

左側がファイル全体の目次作成ツールとなるのです。

まず最初にタイトルを入力し、

Enterキーを押すと、

自動的にフツーのスライドが挿入されます。

続いて2枚目のスライドのタイトルを入力し

Enterキーを押すと

3枚目のスライドが挿入されます。

こうやって各スライドのタイトルを

作成していきます。

もちろん、

スライドの並べ替えも

ドラック＆ドロップで可能です。

タイトルの右端にカーソルがある状態で、

Enterキーを押すと次の新しいスライドが挿入されますが、

その時点で、Tabキーを入力すると、

前のスライドに戻って、

そのスライドの本文を入力できる状態になります。

いわば、マウスを使わずに、

どんどんスライドを作成していくことができるのです。

 最初に伝えたい内容を決めることが重要です。

単純な文字の状態ですが、

こうやってタイトルを作るということは

内容を決めて行くということになります。

話したい内容を決めるのに、

とても役立つ機能です。

２．セクション機能

それから、もう一つの機能として、

PowerPointの「セクション」機能をご紹介します。

スライドを作成している最中で、

一つの話題が一スライドに収まらず、

複数のスライドにまたがることは多々あります。

そのスライドを

「セクション」でまとめるのです。

スライドのかたまりを作るイメージです。

スライドを移動する際も、

セクションを作っておくと

まとめて移動できるので、

一つのスライドだけ移動忘れがなくなります。

セクションの作り方は、

ア）通常のスライド表示（左側に小さなスライドが並んでいる状態）にする

イ）画面左側のスライド一覧が表示されている部分で、セクションにまとめたいスライドの上部を右クリック→［セクションの追加］をクリック

で完了です。

あとは、

セクションの文字の上で右クリックをすると

セクション名を変更することができます。

実際に私が使った例。

黒く囲んだ部分が一つのセクション。

話す内容をセクション毎にまとめると、

話す順番を決めやすくなります。

いわば全体構成のようなものです。

３．発表者ツール

プロジェクターに映し出した画面と

パソコンの画面が同じ、

という方が多いと思います。

ですが、発表者ツールを使うと

発表時に異なる画面を表示させられるので

便利です。

発表者ツールを利用するには

ア）［スライドショー］タブ→［モニター］グループ→［発表者ツールを使用する］にチェックを入れておく

イ）プロジェクターを接続後、デスクトップ上を右クリックして表示されたメニューから［ディスプレイ設定］→画面設定を［表示画面を拡張する］ を選択する

をしておく必要があります（Windowsパソコンの場合）。

また、プロジェクターによっては、

イ）の設定ができないものもあります。

※今まで100台中１台くらいの割合で、

イ）の設定ができないプロジェクターに

出くわしました。

発表者ツールを設定していると、

スライドショーにした際、自分の手元のパソコンは

上記のような画面になります。

左の一番大きな画面がプロジェクターに表示されている画面、

右上の画面が次の画面です。

ノートに書かれた文字も表示されます。

何といってもアニメーション設定している時は、

同じスライド上の

次のアニメーション結果が表示されるので

アニメーションをすべて記憶しておかなくても

大丈夫です。

ノートも表示されるので、

スライド上にはキーワードのみでも

発表用シナリオを見ることができます。

つまり、スライドは見せる資料専用とすることができます。

長くなってしまいましたが、

PowerPointはプレゼン用のとても便利な機能が

たくさんあります。

是非、活用してください。

明日は、プレゼン時にやり場の困る「手」について

話をします。

それでは、また明日。