タスク管理の最大・最強の敵

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

先週よりタスク管理について話をしています。

こんな話をしている私は、きっとタスク管理が徹底してできていると思われているでしょう。

はい、仕事に関しては、それなりにタスク管理をしていますので、締め切りに間に合わない、ということは最近あまり経験していません。

ですが、一個だけ、いつも慌ててしまうことがあります。それは美容院の予約です。一カ月半ごとに行けたらなぁ・・・といつも思っているのですが、気がつくと既に３か月が経っている！！！！ってことが多いです。先日も慌てて予約して行ってきました。美容師さんから「あら、お久しぶり～～」なんて言われてしまった・・・(汗）

前々から、「１カ月半ごと」の半月が面倒だなぁと考えていたので、これを２カ月にすると良いのかもしれませんが・・・こればっかりは、まだうまくできていません。

ということで、今週は、タスク管理の最大・最強の敵をノシてしまおう、というテーマでお話します。その敵は何か。ズバリ、「緊急で重要なタスク（仕事・作業）」です。

時代劇で銭形平次のようなドラマを見ていると、「てぃへんだ！　てぃへんだ！　おやびーん」と下っ引きが駆け込んできます。あんな感じのタスクです。

このブログの読者の想定が、会社に既に数年以上お勤めされていらっしゃる方ですので、だいたい後輩や部下をお持ちの方でしょう。後輩や部下の「○○さん、大変です」という声とともにやってくる、厄介で面倒で緊急に対処しなきゃならないタスクです。

私も会社勤めのころは、ほとんど毎日のように何かしら起きていました。

例えば・・・

• 今日ウチのメンバーがひとりお休みで人手が足りませんという部下からの電話
• あの件、どうなった？と締め切り前なのにお客さまからの催促のメール
• 総務部から本日中に修正してくださいと突っ返された、数日前に提出済みの書類
• あの資料、欲しいんだけど、という突然の営業からの内線

などなど・・・

今、対処しないといけないのだけど、この対処をするというタスクは予定になく、他のタスクの処理ができなくなってしまう・・・あ、今日も残業？？？と、その日の始業数分で既に残業という言葉が頭をよぎります。

昨年実施したスケジュール管理の研修でも、この厄介なタスクの処理で悩む人が多いと感じたところです。

さて、どうするか？

対処する前に、まずは、その突発的に発生したタスクはどんなタスクですか？という質問を投げかけたいと思います。

突発的に発生したタスクは一種類ではないはずです。いろいろなタスクがあり、複雑なものから単純なものまであります。まずは、どんなタスクが発生したのかを「記録」に取っておくことです。

えーーーーメンドーなどと思わないでください。何も、発生した直後に記録する必要はありません。解決してからで構いませんので、記録を取ってください。毎日の日報に少し記録を取るだけで結構です。

そして、少し溜まったら、その記録をまとめて見返して欲しいのです。

それは、

• そのタスクと同様のタスクが以前に発生していなかったか
• そのタスクはどのように解決したか？
• そのタスクは誰が最終的に行うべきタスクか？
• そのタスクは何時に発生したか？

といった観点から見返します。

突発的に発生するタスクは、ヒトの気持ちを騒がしくします。急がなきゃ！という思いが強く前面に出て、解決するまで突っ走ってしまうのです。でも、そこで一瞬だけでも「待てよ？」と考えて欲しいのです。

そのちょっと考えることで、最大・最強の敵がグーンと小さく弱くなります。

明日からはその具体的な対策についてお話します。

それでは、また明日。