手帳に求めるもの
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今週は手帳についてお話しています。昨日は私の手帳の変遷についてお話してきました。今日は、ここ10年程度の変遷についてお話します。
市販の手帳を使い始めた頃、手帳を販売する会社がいくつかあります。ただ、どの会社が良かった！という感想はないです。ごめんなさい。
また、最近はビジネス系の書籍を書かれている方も独自の手帳を開発されて販売されています。このことについては明日書く予定です。
本格的に手帳を探し始めてから私が最初に手帳に求めたこと、それはスケジュール管理です。忙しい時代、下手をすると30分おきに違う仕事が入っていた時期がありました。ぎゅうぎゅう詰めのスケジュールの中で、間違いなく回すためには厳密なスケジュール管理が必要です。それに適したのがバーティカル方式でした。
何といっても時間軸が縦軸なので、予定が横書きに書けるということ。予定がブロックで見えるので消費される時間が一目でわかること。会議が1時間なのか2時間なのかは、ブロックの大きさでわかります。（もっとも2時間の会議なんて嫌ですが・・・）
レフト方式にも時間軸がある手帳が多いのですが、時間軸が横になっているため、予定ブロック内に予定名を書き込むスペースが小さくなります。時間単位で仕事をしている人より日単位で仕事をしている人の方が向いているのかもしれません。
特に講師業をしていると、一日に移動しながら講師をする、ということが頻繁に起こるため、移動時間も見た目でパッとわかるのがバーティカル方式なのです。
Googleカレンダー
ただ、このスケジュール管理。社内で上役になるにつれ、部下とも共有する必要が出てきます。そこで前の会社が採用していたのが、GoogleApps。Googleカレンダーでの共有です。数年後にはMicrosoftのOutlookに切り替えられましたが、しばらくはデジタルでのスケジュール管理にいそしんでました。
Googleカレンダー、便利です。それまで、いろいろなグループウェア（メンバーと情報を共有するためのソフトウェアのこと）を使ってきましたが、軽くて便利で入力しやすくて・・・今では他のソフトも良いものが出ているようですが、Googleさんが今のところ使いやすさ（と安さ）は一番でしょうね。
ただ、これにも難点があります。
パソコン、もしくはスマホを起動しないとスケジュールが見れないこと。お客様のところで「じゃあ次回の打合せは・・」となった時、スマホを起動するのはどうも・・・という感覚があったので（今は普通なのかもしれませんが、５～６年前まではまだそういう雰囲気ではなかったのです）、どうしても手帳も必要です。
となると二元管理になってしまうため、面倒なのです。
Googleカレンダーは毎日決まった時刻に今日のスケジュールをメールで送信してくれる機能があるので、毎朝メールソフトで確認する（この方がアプリを使うよりわかりやすい）ことはしていましたが、やっぱりスマホがあっても面倒です。
そこで、今では、完全にアナログ化した手帳での管理に戻っています。
会社を辞めた時点からデジタルからアナログになりました（笑）
アナログの良い点は、電子機器がなくてもすぐにスケジュール管理ができること。キーボード入力をしなくても図形を含めて記入することができること。そして、何といっても大きくスケジュールを見渡すことができることができます。
スマホだと画面が小さいので数日の確認がやっとです。でも、手帳なら一週間をざっと見渡すことができます。これは便利です。
そして、手帳に求める機能が増えてきたのです。
会社に勤めていた時、手帳に求める機能は
- お客様や打合せ時のメモ
- スケジュール管理
- タスク管理
でした。ですが、個人事業主になって増えてきたのが
- 目標管理
です。
タスク管理って何？という方は、
をお読みください。
私はここ20年ほど、プロジェクト型の仕事ばかりになってきました。また、ここ10数年は一つのプロジェクトではなく複数のプロジェクトに同時に関わることが多いので、プロジェクト管理も複数必要になってきます。そうすると、どのタスクをいつのタイミングで完了すべきなのか、ということが明確になってこないと業務が滞ってしまいます。
ルーティンとプロジェクト
もしかするとご存知だと思いますが、私の言うところのルーティンワークとプロジェクト型の業務との違いについてお話させてください。
ルーティンワークとは、毎月決まった日あるいは毎年決まった月に仕事が発生し、仕事をその日あるいはその月のうちに完了させるという仕事のやり方です。主に事務職の方がこういった作業形態です。
給与計算をされている方は、月初に送られてきた勤怠表から給与を計算し、出張手当、通勤費などの加算、社保等の控除を計算し、給与日の数日前に振込額の確定、給与明細書の作成といった作業を毎月行います。こういった作業形態のことを言います。
プロジェクト型は決められた日（納品日）に当初決められたものを納品する、あるいはサービスを提供するという作業形態です。プロジェクトは数日から数カ月、数年に及ぶものもあります。
建設業が代表的です。住宅の注文を受け、建築し、検査を経て、発注者に受け渡しをします。これが毎回同じ家ではなく、発注者ごとに家が異なっている（つまり間取りが異なっている）のです。
タスク管理を手帳でしなければ、業務がパンクすると思ったので、ちょうどほぼ日手帳を卒業した頃とほぼ同時期に、タスク管理ができるフォーマットがある手帳を探すことから始めたのです。
ところが、そういった手帳がない。私の業務上、細かいタスクが多い上、数も半端なく多かったので、手帳では管理しきれないということだったのです。
仕方がないので、GoogleカレンダーのToDoリストを使っていました。ただ、それだと一元管理がしにくかったので、退職までの数年間はExcelで管理していました。フォーマットを作って見やすく、というよりとりあえず自分がわかればよいレベルのものだったので、お見せできませんが。
どうやっていたのか、というと、プロジェクトごとにタスクをかき出し、それを作業日ごとに振り分けます。そして、一日の初めに、その日のタスク群からやる順番を決めていく、という作業を行っていました。Excelのセルに書き出して、場所をドラッグアンドドロップで移動していくだけのものです。終わったタスクは取り消し線で消していきました。
会社を辞めてからはこれほどのタスク管理をすることはなくなったので、今は使っていません。今考えると、タスク量の多さがちょっと異常だったのでは・・・と思うほどです（苦笑）
そして、個人事業主になってから2年目の今年の夏。今までの市販のテキストではどうしても収まりきらない機能が出てきました。それは、「目標管理」です。
手帳で目標管理をすること、それを明日お話しすることにします。
それでは、また明日。
www.ugrade-japan.com
