ユーグレード流手帳の選び方
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今日は手帳の選び方です。
基本的な選び方
私は、一日を時間単位で管理したい、と考えましたし、時間単位で管理すべき業種であったということもあって、バーティカル方式を選択しました。そうではなく、その日に何をすべきか、することを中心に記述したい場合は、レフト式やセパレート式も良いと思います。
まずは、バーティカル式かレフト式・セパレート式かを選択すると良いと思います。
その他に考えるべき点としては、スケジュールの量だと思います。スケジュールの量が多い方はウィークリーを選択すべきです。スケジュールが少ない方はマンスリーでも十分だと思います。ただ、家族や所属の上司のスケジュールも管理したい、という場合はウィークリーが良いと思います。
また、一週間の業務量についても考慮する必要があります。土日は比較的業務量が少ない、という方は、土日のスペースが小さいものがありますので、そちらを選択します。土日も充実させたい方はすべてが同じスペースのものを選択すると良いでしょう。
あと、24時間シフト制の勤務の方には、時間軸が24時間になっているものもあるので利用されることと良いでしょう。
こうすると、大体の方向性が決まってくると思います。
外せない項目リスト
そして、後は、自分がどうしても入れたい項目をリストアップするのです。私も手帳を買う時、これは外せない、と考えたリストを持って買いに行きました。もちろん、リストの中には優先順位をつけておくことをお勧めします。市販の手帳には、どうしてもすべて網羅するものはない可能性があるためです。
私が入れたい必須項目は全部で3つあります。
一つ目は、年間カレンダーの欄が3年分以上掲載されているものです。研修は、1年後の企画を立てることも多いので、今年、来年、再来年の3年分は欲しくなります。いうなれば、来年の手帳であれば、2018年、2019年、2020年のカレンダーがついているものです。さすがに2020年まであるものは少ないので、選択する中での優先度は低くなりますが、絶対に2019年のカレンダーがついているものを探す、ということです。
続いてウィークリーでは週間タスクを記入する箇所があるものを選択することになります。今使っているのは、タスクを記入する場所が気に入らないので、来年のレフィルを探してみて、なければ自作するかもしれません。
手帳は見開いて使用します。なので、記入する場所も大事なのです。左側のページと右側のページ、どちらに視線が行きやすいですか？ そう考えると、自分が使いやすい手帳がわかってくると思います。
私は右側のページの方が視線が行きやすいのです。左目の調子が昨年からよくないというのもあるかもしれません。だから、右側のページにタスクを記入する欄を設けたいと考えています。ページを開いた時、最初に週間タスクが見えると、できているタスク、できていないタスクのチェックが簡単にできます。
最後は、メモ欄です。メモ欄を多く取りたいのです。ここが市販手帳はカバーしきれないのでシステム手帳にした理由の一つです。
メモ欄には読書ノートを記述します。本を読んだ後、重要事項について転記する読書ノートはできればいつも手元に置いて見直したいと考えているのです。すべては難しくてもいくつかは常に置いて見直すことで、その本で覚えておきたいことを完全に覚えられます。
また、メモ欄にはお客様とお話しした内容を記述します。その際に、お客様ごとにページを分けるようにすると、以前お話しした内容を再び尋ねることなくお話をすることができます。顧客ノートを作成するというわけです。
それから手帳は毎日持ち歩くものですから、外見にもこだわる必要があります。私はコーポレートカラーの赤の表紙、と決めています。他にも厚さも重要ポイントです。大きさや紙質、行の幅も確認すべきところです。
使うペンから紙質を考える必要があります。私は個人事業主になってからフリクションを愛用しています。手帳の紙質によってはフリクションが合わないものもあります。プリンターで印刷した紙はフリクションを消すと毛羽だってしまい、その部分が書けなくなることも多いのです。なので、それなりの紙質を用意する必要があると考えているのです。
市販の手帳はたくさんの種類があります。その中から自分なりの手帳をぜひ見つけてほしいと考えています。そのためには手帳に何を書くのか、どんな使い方をするのか、手帳にどんな機能や役割を求めているのか、を自分なりに決めておくことが必要です。そして、手帳は自分のビジネスの相棒になっていくのです。
私はデジタル系の人間だったのですが、今回ほとんどデジタル系のご紹介はしてきませんでした。デジタルも良いツールはたくさんあります。デジタルで管理も構わないと思っているのです。ただ、私には「一覧性」が欲しいので、デジタルツールを使わない、という選択をしました。
だからと言って全くGoogleカレンダーを使わないことはないと思います。将来、どれくらい先の話か分かりませんが、個人事業から複数人の事業となった時、スケジュール共有は必要になってきますので、その際はデジタルもありなのです。
ただ、自分自身の管理はここしばらくはアナログな紙での管理になると思っています。
今回、手帳がテーマでしたので、目標管理の方法などについてはほとんど触れませんでした。他にもタスク管理の手法もあります。それらについては、これからもおいおい記述していきたいと考えています。
来週は「夢」についてお話ししようと考えています。
それでは、また来週。
