人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

お題スロットに挑戦してみる~手帳~

お題「手帳」

 

今日はいつものブログとちょっと趣向を変えている。祝日だから。それだけが理由。いつもできるかどうかわからないけど、たまには良いかと軽い気持ち。だから超手抜き。写真もないし、推敲も手抜き・・・

 

お題スロットを回してみるか・・・と思ってやってみたら、全く書けない話題ばかり・・・。ああ、私の文章書きの能力なんて大したことなかったんだと嘆き悲しもうとしている時、ようやくお題「手帳」に行き当たる。

 

確かに先日も手帳について書いたけど、あの後の反応についても少し書ければな、と思って書くことにした。

 

私は最初、手帳は予定を忘れないために使っていた。その使い方をしていたのが約20年くらい。それで十分だと思っていた。

 

でも、それでヤバいと感じたのが、前の会社でのスケジュールダブルブッキング事件。予定としては30分程度が重なっただけだったんだけど、かなり周りから怒られた。そこで慌てて手帳を変更する。

 

バーティカル式は、長年愛用してきたタイプだ。

 

1年だけ何も考えずにレフト式に変えた時があるが、使いにくくてたまらなかった。それからずっとバーティカル式。

 

見開きが縦に7等分されていて、一日の時間軸が縦に印刷されているヤツ。スケジュールを書き込む際、時間軸の横に横書きできるし、一つの予定が箱になるので、一目見てどれくらいの時間を消費したのかも分かる。箱の線の色をプロジェクトごととかに分けると、プロジェクトに消費したタスク量もわかる。

 

ただ、個人事業主になってから書く必要に迫られたのが、事業の方針とか将来像とか少し先までの計画とか予定とか・・・

 

普通の市販の手帳にはそういったものがなく、いわゆるビジネス作家たちが独自に作った手帳にはそういったページが用意されている。結局、みんな手帳に求めるものが違ってきたんだなぁ・・・というのが実感。

 

そういった実感を元に9月の第1週の話題が手帳だった。

私の手帳遍歴・・・ - 人材育成の道すがら

 

ビジネス作家たちの手帳は数種類あって、それを全部見直すのが時間的に余裕がなかったので、結局つい買ってしまったシステム手帳のカバーの中に入れるレフィルの自作をすることで、今使い始めている。

 

システム手帳のカバーってなんであんなに分厚いんでしょうねぇ。たくさん入る、というのが良い人もいるので、そういったニーズに応えているのでしょうけど、私にはカバンを重くするだけに思える。

 

というのが、女性のカバンの中は手帳だけではなくたくさんのものが必要だから!!

 

手帳、財布、スマホ、パソコンやタブレット・・・は男性でも同じだと思うけど、それに、化粧ポーチ、女性特有のポーチ(中身は月一のアレ)、QOLを高めるためのハーブティが入った水筒やお気に入りのグッズ・バックチャーム、ティッシュや裁縫道具、体臭対策グッズ、必要なお薬やサプリメント類・・・となってくると、バッグの中はパンパン。手帳が軽く薄いというのは女性にとって必須項目。

 

手帳について書いた後出会った方々は私の手帳に興味深々、という方が多かった。特に見せても問題のないように記述しているので、大っぴらに見せていたのですが、その書き方にも関心が行ったようだ。

 

まず、お客様の名前は書かないということ。

 

お客様とのアポやToDoリスト内のタスクに、どうしてもお客様の名前を書く必要がある。その際に、お客様の名前を3文字のアルファベットに変更して書いている。それも自分なりのルールを作っているので、ルールがわからない他人はすぐに見当がつかない、ということなのだ。

 

これは前の会社がやっていたので真似ただけなのだが、IT企業は結構やっているようだ。でも、これ、便利。自分だけがわかる暗号ってちょっと刺激的?

 

続いて、カラフルだということ。

 

人によっては黒一色、という方もいるようだが、私はあえてカラフルにしている。蛍光ペンで最優先タスクを囲むと、その時間帯は絶対に他のアポは入れられないことになる。他のアポはその最優先タスクの前後1時間は入れないようにすると、ダブルブッキングやあわただしさから解放されるのだ。

 

タスクによっては調整可能なものもあるので、それを違う色で囲む。どうしても優先したいタスクが現れたら調整するけど、それが来なければ優先順位高で取り組む、というタスクとしてルール付けしている。

 

プライベートの予定も色を変えて書き込む。私の体は一つなので、プライベートも仕事もする人間は一人なのだ。一緒に書き込むけど、お客様に見られても良いように、印象的に弱い色にしている。私はもっぱら緑。赤や黒、青は白地の紙に印象が強いので、あまり使われない目立たない色として緑を長年使っている。

 

ついでにペンはすべてフリクションボールペンかフリクション蛍光ペン。予定は未定ということで変更される。

 

変更になった履歴も残したい、という方もいるだけど、私には邪魔。それでなくても予定がたくさんあるのに、残っていたら邪魔なだけ。

 

最後に、タスクリストのInbox。

 

タスクを思いついた時に書き込むページ。思いついた日、締め切り日、プロジェクト名(もしくは顧客名)、タスク内容を書き込む。順番とか締め切り日とかは全く考慮せずにひたすら書き込めるページになっている。終わったものは消していくが、たまに見返さないと、消した中に残っているものがある時がある。

 

このタスクリストInboxは使ってみると便利。思いついたものを書く位置にこだわらずに書けるので、タスクを忘れた!ということがなくなる。とにかく思いついたら、思い出したら、ここに書き込んでおく。

 

そして、時間がある時に必ず見直して、プロジェクト計画書に追記したり、週間タスクに書き込んだりすることで、作業忘れをなくす。

 

一番最悪なのが、タスクを忘れていて、締め切り直前に思い出すこと。

 

焦るし、他のタスクまで影響を及ぼすし。。。で最悪になる。

 

だから、InboxはGTDという方式から抜き取ったものだ。これは便利。システム手帳用のフリーフォーマットがあったので、印刷して使っている。

 

とまあ、書いていたら、通常の文字数を超えてきたので、とりあえず今日はこの辺で。