やることリストを作る前に
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週は会社内全体での作業管理についてお話ししました。今週はもう少し身近な話題として個人のタスク管理についてお話します。
わー、ここで何気に使っていた言葉群がごちゃごちゃしてきたので、意味をまとめたいと思います。単純に「仕事をする」という関連の言葉たちがたくさんあることに気づきました。私は今まで何気に使ってきたのですが、それではいけませんね。深く、日本海溝より深く反省。
Goo辞書及び手元にある「小学館 現代国語例解辞典」から、いくつかの言葉を調べました。手元の国語辞典は子どもが学生時代に使っていたものを借用というか取り上げてきたものなので、少し古いです。まあ、私が学生時代に使っていた時より新しいですが・・・（当たり前）。
- 作業：体や頭を働かせて仕事をすること。特に、一定の目的と計画のもとに、身体または知能を使ってする仕事。
- 仕事：働くこと。特にそれによって生計を立てていくための職。職業。業務。何かを作り出す、または、成し遂げるための行動。生計を立てる手段として従事する事柄。職業。
- タスク：課せられた仕事。職務。
- ToDo：するべきこと。しなければならないこと。
- プロジェクト：研究や事業などの開発計画。
ただ、どうしてもIT系の考え方が私の中で混じってしまっているので、タスクやプロジェクトはこのまま使えません。タスクというのはコンピュータでする仕事の最小単位というイメージが強く、プロジェクトは期間と目的が定められた状態で製品やサービスを提供する仕事、というイメージが強くあります。
なので、こんな感じでしょうか。
仕事（＞プロジェクト）＞作業＞タスク＝（ほぼ同義）＝ToDo
仕事はお金（儲け）に直結する仕事。一番大きなくくり、と考えています。何事も儲けなくしては生きていけませんからね。生きていくためには必要な仕事です。また、それだけではなく、能動的な業務も仕事と言っています。自分でやると決めたことですね。
プロジェクトをかっこの中に入れているのは、プロジェクト型のお仕事をされていない方もいらっしゃるからです。毎日、毎月単位のお仕事をされている方です。私はどうしてもプロジェクト型なので、この場所にプロジェクトを入れました。
作業は仕事（もしくはプロジェクト）をさらに分解したもの。仕事はどうしても大きな分類になってしまいます。例えば販売のお仕事。お客様に商品を売る仕事ですが、その中に仕入れ作業、ディスプレイ作業、接客の作業などがあります。
タスクは作業をさらに分解したもの。
先ほどの例の中の「仕入れ作業」には在庫管理や発注管理が必要です。在庫がなくなったから商品を発注では売るものがなくなり困りますので、在庫が△△日に底をつきそうだ、発注してから納品されるまでには○○日かかるから、逆算して××には発注しないと・・・と考えることが発注管理ですね。
つまり、仕入れ作業にはたくさんのタスクが発生します。在庫を調べる、お客様がその商品を買う頻度や売れ行き具合の調査などです。
そして、ToDo。タスクとToDoを私はほぼ同義で使っていたのですが、微妙に違うなぁ、と感じ始めました。タスクはやるべきことです。ToDoもやるべきことなのですが、時間軸がその中にある気がします。いつやるべきなのか、ということですね。「はがきを出す」というタスクと「今日はがきを出す」というToDoです。
ネットには逆のイメージの記述もありましたが、私はこう定義しています。
先週の社内での作業管理は、仕事の下の作業を管理しようというお話でした。今週からの個人の作業管理は、もう少し細かな話になります。
実は今までが前座でした。長いっ！＜自己突っ込み
個人といっても経営者を対象としていませんので、仕事より大きなものについては今回は対象にしておりません。予定では10月中旬以降に取り上げたいと計画表に記載しております。ただ、気ままなブログなので、確証はございません。もし、期待されて（そういう危篤な方がいらっしゃれば本当に嬉しいのですが）違うじゃないか、ということになりましたら、ごめんなさい。
自分でも作業やタスクの意味について、深く考えずに使っていましたし、ToDoリスト、タスクリストはほぼ同義に使っていたこともあり、改めて勉強させられました。
先日、家人と一緒にテレビを見ていた時、テレビの「ToDoリストは皆さん作られていますよね」という言葉に、家人が「ToDoリストって何？」と言いました。半世紀以上生きてきた人がToDoリストを知らないということに私はショックを受けました。
家人はまじめな仕事一筋のサラリーマンです。ToDoリストすら作ったことがなかった、というかその存在すら知らなかったことにかなり驚きでした。タイトルのやることリストはToDoリストのイメージで使っています。何しろToDoリストを知らない人がいるから、やることリストの方がわかる人が多いんじゃないかと思いまして・・・・
と言っているうちに字数が予定に達してしまいました。明日はやることリストを作るについてお話します。
それでは、また明日。
