優先順位高のタスクを実施する時の注意点
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日はタスク実行する時間を捻出する方法についてお話ししました。今日は、時間が捻出できた、さあ、いよいよ実行するための準備についてお話しします。
今のタスクを部下・後輩に渡して、スケジュール帳にポッカリと穴が開きました。さあ、この時間を有効活用して、「緊急ではないが重要な」タスクを実行していこう！と意気込んでいます。
ところが、ふたを開けてみるとうまく行かなかった、ということがあります。
理由は様々ありますが、「緊急ではないが重要な」タスクは意外と時間がかかるものが多い、というのが考えられる理由の一つだと思っています。
緊急でないが重要なタスクであるので、やらなければならない。でも、所要時間が短ければ、時間捻出云々の前にやってしまっていると思うのです。時間がかかるから先延ばしにしてしまう・・・
ということはどういうことか。
時間捻出をし続けなければ完了しない、ということなのです。これ、結構大変です。
もっとも締め切りがないので、〇日までに完成させなければならない、という決まりはありません。
だったら、毎週〇曜日の〇時から〇時までは「緊急ではないが重要な」タスクをする、と決めるのも一つの手です。他のタスクは、それ以外の時間帯にスケジューリングすることになります。もちろん、ここに分類されるタスクが複数あるのであれば、スケジューリングする時に〇〇のタスクをする、ときちんと決めておく方が良いでしょう。
もしくは。
予定がお客様都合で決められる、シフト勤務のため毎週のタスクが異なるという方は、月単位あるいは年単位で時間を捻出します。月初が比較的ヒマな方であれば月初にまとめて時間を取る、といった具合です。
私の場合、夏休み期間中など比較的時間が取りやすいので、一週間くらいの時間を取ってタスクを片付けます。他の月は１日～２日くらいの時間が取れるのであれば、思い切って最初にスケジューリングしておきます。
以前、スケジューリングに悩んでいた時に聞いた先輩からのアドバイスで、大きなカタマリからスケジューリングすれば良い、と言われました。
この「緊急ではないが重要な」タスクは、大きなカタマリとして考えて、マンスリーに記入する一番最初の時に、確保しておくのです。その確保された日は、他に予定が入らないよう調整していきます。そうすれば、意外と確保できるものだと最近になって知りました。
このようなスケジューリングをしておくと、実はいろいろな良い効果が現れてきます。
まず、仕事が片づく解放感。中途半端ではなく気持ちよく仕事が完了するのです。これはストレスが少なくてすみます。
また、仕事から追われる、という気持ちがなくなり、仕事を追いかける、という気持ちになります。次から次へとタスクが発生する状態だと、仕事から追われる感じが常につきまとい、意外とストレスフルです。でも、タスクがきちんと管理できていると仕事を追いかけている感じがしてきて、仕事に対して能動的にアクションを起こす原動力が沸いてきます。
更に、突発的なことに対しても何だか余裕が持てます。
実は、10月に入ってから作業効率がひどく悪くなっていました。最初の頃は、何故だろうと思っていたのですが、ふと思い当たることがありました。
実は９月は仕事が詰まっており、８月の終わりから10月の初めまでほとんど休みという休みがない状態が続きました。どうもそのせいで、体調が悪くなっていたようです。体調を整える、というのも大切な仕事の一つですし「緊急ではないが重要なもの」の一つだったのに、９月は全体的に時間が取れず、それを後回しにしていたのです。
慌てて予定を調整することにしました。先週の金曜日が比較的時間が取れたため、スケジュールを調整し、午後から休みを入れることにしました。予定していたメール数本を打っただけで、後はノンビリとさせてもらったのです。
これは９月の後半、仕事だけではなく、プライベートも急なタスクが増え、しかも慎重にせざるを得ない状況だったので、疲れが知らないうちにたまってしまったのだと思います。６日にする予定のタスクは翌週に回しても大丈夫とわかれば、安心して休むことができます。（もともと締め切りより早めにいつも動いているので余裕は意外とあるのです）
個人事業主になって土日イコール休日にならなくなったので、平日にめいっぱいタスクを入れるとこうなる、という見本ですね。。。（苦笑）
９月のスケジュールを組む際にこうなることは想定していたので、もう少しゆとりを持たせるか、ちょっとだけ悩んだのです。まあ、大丈夫だろうと高をくくっていました（汗）。プライベートのタスクも想定外だったので、対応に追われたこともあります。
あ、想定外のタスクは当然発生します。それをできる限り少なくするにはどうするのか。
この対策は単純に情報戦ですね。情報をいかに取得しておくか。タスクになるかならないかは別として、知っておくだけで準備はできます。今回、情報があいまいだったため、対応が遅くなったということです。
情報の取得方法をひとまず確立したので、今後はもう少し慌てずに済むかもしれません。
明日は、管理職におけるプライオリティ高のタスクについてお話しします。
それでは、また明日。
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