納期を守らせるコツ
今日は今までお話ししてきた人材育成の中で
仕事のやり方の教え方を少し深めてお話しします。
前回のお話
というのも、教える側である社長も
今までプロジェクト系の仕事をしていない
という方もいらっしゃるためです。
仕事をうまく管理すれば効率的になるのですが、
その管理手法を今までに学べなかった社長向けに
社員を効率的に仕事がさせるコツが
あります。
そのコツについてお話ししていきましょう。
前回までの概要
チーム会社とは、
スポーツチームを構成できる人数規模の会社
残念ながら、チーム会社は、
研修をするお金がない
研修をする時間がない
という理由で、研修という形での
人材育成はできません。
なので、社長自らが人材育成をするのです。
ただ、学校教育では教え方を学びません。
今までは人材育成の基礎や基本を
話してきました。
人材育成の基本的な３つの流れ
1．現在の社員を良く観察する
2．将来の会社をどうするのか考える
3．今の社員をどう成長させるのか考える
人材育成の基本（教える内容で分類）
1．技術や知識（座学やマニュアルを使う）
2．仕事をするスキル（面談を中心に）
3．人との関係性構築（エンパシースキルを磨く）
人材育成の基礎として、
教える側（社長）と教えられる側（社員）との間に
「信頼関係」が必要
詳細は、ブログカテゴリ「211_チーム会社の人材育成」
からどうぞ。
仕事のやり方とは
前回、お話しした通り、
仕事のやり方とは、
目標を定め、少しずつ確実に歩を進め、
大きな課題が発生すれば、
解決のための道筋をつけ
周りの協力を取り付け
難題を乗り越えていくスキル。
ここでいう仕事のやり方とは、
このような着実に実現していくことを指します。
これが社員一人でできるようになれば、
チーム会社であっても
戦力が大きく増大します。
それらを教えるには、
まず社長ができることが前提ですが、
社長自身もあまり経験がないことであれば、
上手く教えることができません。
どんな仕事でも押さえるところがあります。
それは、
納期
品質
コスト
です。
経験がない社長であっても、
この３つに対しては深い経験や考察を
お持ちだと思います。
まずは、この３つを意識させることが
大事です。
ただ、意識させたいと、
毎朝の朝礼で、この３つが大事だ、
と言っても社員は育ちません。
実際の自分たちの仕事と
どう関係するのか、
どうすれば良いのか、
具体的にわからないからです。
話が抽象的過ぎて
現場と結びつかないのです。
仕事を指示する時が教え時
まだ自ら仕事を作り出していく
スキルがない社員は、
社長からの指示があるのを
待っていると思います。
だから仕事の指示を出すことが
日常的にあるでしょう。
その時が、教え時なのです。
新しい仕事の指示を出す時、
「○○という仕事をしてくれ」
という言い方をすると思います。
社員は何と答えるでしょうか。
「はい、わかりました」
とだけ答えるのであれば、
まだ、仕事のやり方が理解できていません。
「はい、わかりました」
と答えた後、何も言わない場合は、
「それ、いつできる？」
と聞くのです。
これが、まず最初に納期を意識させる
重要な質問です。
そこで、
「今日中」とか「明日まで」とか
答えてきた時が注意です。
その社員の仕事が結構溜まっている状態で、
今日中という返事であれば、
社長の仕事の優先度が一気に上がって
他の仕事の優先度が一気に下がったことを
示します。
これで良ければ良いのですが、
「忖度（そんたく）」が入ってしまい、
社長が直接言ってきた仕事だから、
早く仕上げる方が良いだろう、
と思い込んでいるのであれば、
それを正す必要があります。
「いや、急がないんだけどね」
と答えた後、
「で、いつできる？」
と再び尋ねます。
おそらく今まで納期を意識していなかった
社員は軽いパニックを起こすでしょう。
社長から言われた仕事を後回しにした時、
それはいつから取りかかって、
いつ終わるのだろう、
と考えることになります。
いつもは、出勤してきたら、
目の前の仕事を順番などはあまり考えずに
ひたすら「する」ということをやってきて、
それがいつ終わるのか、
その次には「何がある」のか、
さっぱりわからない、
という状態の場合もあります。
納期を考える時に必要な要素は、
その仕事を完了させる時間
仕事に当てる時間帯
の２つです。
仕事を完了させるのに
どれくらい時間がかかるのかが
わからない場合は、
実際に計測してみるのが一番です。
ですが、通常計測したことがある人は
ほとんどいないでしょう。
一生懸命やってみたら、
いつの間にか終業時間が来ていて
慌てて帰る、という毎日の中で、
一つひとつの仕事が
どれくらいの時間をかけて行っているのか
を意識している人はあまり見かけません。
社員が考えこんでしまったら、
ひとまず、予想を聴いてみましょう。
予想通りできたらＯＫ。
予想通りできなかったら、
リフレクションです。
納期を守らせるためのリフレクション
リフレクションで何をするのか、
と言うと、
時間感覚を持たせることです。
その社員のいろいろな作業を
洗い出します。
これが意外と難しいのですが、
最初は少し足りないくらいでも
大丈夫です。
それを元に
作業名と時間を書き込む表を作らせます。
時間は予想と実測で２列作ります。
そして、それぞれがどれくらいかかっているのか
を予想させます。
その予想を表の中に書き込みます。
作業時間の計測
そして、ストップウォッチを持たせるのです。
ひとつの作業に入る直前にスイッチを押し
作業が終わったらストップします。
作業名の横に計測した時間を書き込みます。
もし、雑談したり、
作業を何らかで中断した場合も計測します。
ふと始める雑談や
トラブルでの中断の場合は、
そちらに気を取られて
ストップウォッチを押すことを忘れるでしょう。
その場合は、終わった時の時計を見て
だいたいの時間を計ります。
間違えてほしくないのは
〇秒といった細かい時間を計りたいのではなく、
雑談の時間を計りたいのでもないことです。
最初はある程度、大まかで大丈夫です。
後から計算して、就業時間をオーバーしている、
とか、逆に少し足りない、とか
気にする必要はないということです。
要は、どんな作業がだいたいどれくらいの
時間をかけて行っているのか、
という現状を知る、ということなのです。
雑談イコール仕事のサボりとして
計測しないことも考えられますが、
雑談は仕事場の潤滑油の役割を持ちます。
コロナ禍で在宅勤務をした人が言うのは、
同僚との雑談が減ったから辛い、
というものでした。
雑談の時間があまりにも長い場合は、
注意も必要かもしれませんが、
普通の社員のちょっとした雑談は
見逃してほしいのです。
おおよその時間がわかれば、
予定が立てられます。
目的は予定を立てる、
ということなので、
細かで正確な計測は不要です。
それを１、２週間ほど続けます。
というのも、人は日によって
調子が違います。
仕事が良くはかどった日もあれば、
何かうまくいかない日もあります。
お腹を壊してトイレに籠る日もあれば、
晴れやかに笑いながら余裕な日もあります。
だからこそ、平均をとるために
せめて２週間くらいのデータが欲しいのです。
計測後のリフレクション
平均が取れたら、再びリフレクションです。
ここでは予想時間との差異を
突き詰めるのではなく、
その差異を認識させるだけです。
そして、新たに登場した仕事に着目します。
最初に洗い出した仕事以外の仕事も
意外にたくさんやっていることに気づかせます。
また、やらなくても良い仕事を
やっていることがあれば、
それにも着目させるのです。
最後に重要なこと、
ひとつの仕事をするには、
前準備と後片付けの時間がある、
ということに気づかせることです。
良く予定を立てる時に、
その仕事は〇〇分で完了するから、
〇時から他の仕事ができる、
という計画を立てる人がいます。
その○○分は、前準備と後片付けの時間も
含んでいますか？
ということです。
意外と含まずに考える人が多く、
後から、
「あれ？ 意外と時間がかかったな」
という感想を述べる人がいます。
自分の一日が
どんな仕事をして過ぎていっているのかが
わかれば、
仕事を見積もることができるようになります。
そうすれば、
社長から頼まれた仕事を
いつして、どれくらいで終わらせられるか
がわかるようになるでしょう。
仕事の見積もりができるためには
今までお話ししてきたことをしても
仕事の見積もりができない、
という社員は必ずいます。
ですが、それは当たり前のことです。
一生懸命学ぼうとしていても
どうしても人は
「腑に落ちない」ことは
理解できないのです。
ですから、何度でも言葉を変えて
説明し続けることが大事になります。
また、仕事の種類が多い人は、
見積もることが難しい場合もあります。
すぐに前に行ったことを忘れてしまう
人もいます。
そんな場合は、紙に一覧表を作って
見積もらせると良いでしょう。
手帳なども活用することもおすすめします。
手帳は時間管理ができるものが良いでしょう。
そうしているうちに
自分の時間管理ができるようになり、
仕事のスケジュールができるようになります。
そこまでくれば、
納期の意識が完全に植え付けられた
ことになるでしょう。
まとめ
納期を守らせるコツとして、
仕事の見積もりができるようにする、
ということでした。
そのためには自分の仕事の全体像をみつめ、
個別の仕事がどれくらいの時間がかかるのか、
ということを認識させておく必要があります。
認識させるために、
予測させた後、実測する、
ということをお話ししました。
私はこのブログを書くのに、
下書き時点で、1,000字を１時間かかります。
5,000字書くのであれば、５時間かかる
という計算になります。
他に推敲する時間などを加えると、
どれくらいの時間を確保しておくことが必要、
とあらかじめ時間を割り出しておくと、
他の仕事と並行して書くことができます。
そうしなければ、
いつその仕事をどれくらいの時間するのか、
といったスケジュールを立てることは
できません。
意外とそういった意識を持ったことすらない
という社員は少なくありません。
こういった意識はいろいろなところに
役立ちます。
例えばプライベートで何かをする際にも
段取りが良くなり、
事がスムーズに運ぶようになります。
また、「忙しい」という意識も変わります。
忙しい状態は、本当に時間がなく
やることが多すぎる、
ということもありますが、
それ以前に、何をするのかが明確でなく、
何となく頭の中に仕事がいっぱいあって、
忙しいと感じていることがあります。
むしろ、後者の方が多いと
私は感じています。
忙しいと感じたら、
やることを一覧表にして、
それがどれくらい時間がかかるのか
を見積もってみれば、
意外と余裕が出てくるものです。
仕事の時間の見積もりができる人が
忙しい、というのは、
本当に忙しいので、
あまり仕事を割り振らないことも
肝要です。
ここまで、仕事の時間の見積もりをさせる
方法についてお話ししてきました。
ですが、職種によっては、
突発的な仕事が降ってくる職種があります。
例えば代表選手として「営業職」です。
そういった人の時間管理については、
また後日お話ししましょう。
それでは、今日はこの辺で。
