Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

あれ?この前も同じようなことが起こっていなかったっけ?

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

4月末日から始めたこのブログ。ようやく2カ月が経とうとしています。おかげさまでアクセス数が、今月(6月)は先月(5月)の倍以上になりました。読んでくださる方々が多くいらっしゃるというのはとてもありがたいです。読んでくださっている方々に役に立つような記事をこれからも書き続けていきたいと考えています。

 

先週よりタスク管理について話をしています。特に今週は、突発的に発生するタスクについてです。昨日はこの突発的に発生するタスクの記録を取って、ということを話しました。

 

記録を取ることとは、どういうことでしょうか?

 

記録を取ると、同様のタスクが何度も起きていることに気づきます。

 

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実は、突発的に発生するタスクの中でも、頻繁に起きるタスクがあるのです。私があげた例の中では、メンバーが休んだため人手不足といった問題。休む人は必ずいるわけなので、初めて対処するタスクではありません。

 

月一ではなく数カ月に一回かもしれませんが、年に何回かでも発生するタスクである、と気づけば、対処することは簡単です。そのタスクの対処方法をあらかじめ考えておいて、それを当てはめていくだけです。

 

例えば、突然の病欠は仕方ないとしても、休みの予定が数日前からわかっていれば、そのことを早目に連絡する、という方法を取ることができます。そうすることで別メンバーを当てることも可能になってくるからです。

 

書類を突っ返されたのであれば、間違えやすい箇所のチェックシートを作成して、提出時にチェックをして提出すれば、突発的に発生するタスクも発生しにくくなります。

 

繰り返して起こるタスクが発見できれば、事前にそのタスクが発生したらこのように対処するというマニュアルを作成しておくのです。そうすれば、今度は、上司・先輩である皆さんのところに「大変だ!」と言いに来る前に、そのマニュアルを使って対処することだってできます。

 

つまり、突発的に発生するタスクが減っていくのです!

 

この記事を書いている最中、私に突発的にタスクが発生してしまいました(笑)

 

通常自宅でこのウブログを書いているのですが、書いている最中に飼い猫が「遊んで~~」とやってきたのです。無視をするとパソコンの上に乗られるので、相手をしてやる必要があります。私にとっての突発的に発生したタスクですね(爆)

 

相手が人間ではないので、なかなか対策を講じることもできませんが・・・(苦笑)

なので、重要な仕事をする際は、この邪魔が入らないよう締め切った部屋に籠ることがあります。それも一応対策のつもりです。

 

通常の仕事の場合、良く発生するタスクであれば、事前に対策を講じておくことで突発的なタスクではないようにしてしまうことをお勧めします。記録を取るのは、こういったタスクを洗い出すためです。意外と同じようなタスクであっても少し条件が異なると気がつかないことがあるので、記録を取って、見返すという作業が必要です。

 

タスク管理のコツとしては、できる限り管理できない突発的に発生するタスクをなくし、管理できるタスクに変えておく必要があります。タスクは管理下に置くようにしましょう。その方が肉体的にも精神的にも楽になります。

 

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楽になりすぎた猫?

 

記録を取ることで、もう一つ利点があります。

 

それは、冷静になった目で突発的に発生するタスクを見ることができることです。

 

明日は、冷静になった目で見たタスクは・・・について話します。

それでは、また明日。

 

 

タスク管理の最大・最強の敵

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

先週よりタスク管理について話をしています。

 

こんな話をしている私は、きっとタスク管理が徹底してできていると思われているでしょう。

 

はい、仕事に関しては、それなりにタスク管理をしていますので、締め切りに間に合わない、ということは最近あまり経験していません。

 

ですが、一個だけ、いつも慌ててしまうことがあります。それは美容院の予約です。一カ月半ごとに行けたらなぁ・・・といつも思っているのですが、気がつくと既に3か月が経っている!!!!ってことが多いです。先日も慌てて予約して行ってきました。美容師さんから「あら、お久しぶり~~」なんて言われてしまった・・・(汗)

 

前々から、「1カ月半ごと」の半月が面倒だなぁと考えていたので、これを2カ月にすると良いのかもしれませんが・・・こればっかりは、まだうまくできていません。

 

ということで、今週は、タスク管理の最大・最強の敵をノシてしまおう、というテーマでお話します。その敵は何か。ズバリ、「緊急で重要なタスク(仕事・作業)」です。

 

時代劇で銭形平次のようなドラマを見ていると、「てぃへんだ! てぃへんだ! おやびーん」と下っ引きが駆け込んできます。あんな感じのタスクです。

 

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このブログの読者の想定が、会社に既に数年以上お勤めされていらっしゃる方ですので、だいたい後輩や部下をお持ちの方でしょう。後輩や部下の「○○さん、大変です」という声とともにやってくる、厄介で面倒で緊急に対処しなきゃならないタスクです。

 

私も会社勤めのころは、ほとんど毎日のように何かしら起きていました。

例えば・・・

  • 今日ウチのメンバーがひとりお休みで人手が足りませんという部下からの電話
  • あの件、どうなった?と締め切り前なのにお客さまからの催促のメール
  • 総務部から本日中に修正してくださいと突っ返された、数日前に提出済みの書類
  • あの資料、欲しいんだけど、という突然の営業からの内線

などなど・・・

 

今、対処しないといけないのだけど、この対処をするというタスクは予定になく、他のタスクの処理ができなくなってしまう・・・あ、今日も残業???と、その日の始業数分で既に残業という言葉が頭をよぎります。

 

昨年実施したスケジュール管理の研修でも、この厄介なタスクの処理で悩む人が多いと感じたところです。

 

さて、どうするか?

 

対処する前に、まずは、その突発的に発生したタスクはどんなタスクですか?という質問を投げかけたいと思います。

 

突発的に発生したタスクは一種類ではないはずです。いろいろなタスクがあり、複雑なものから単純なものまであります。まずは、どんなタスクが発生したのかを「記録」に取っておくことです。

 

えーーーーメンドーなどと思わないでください。何も、発生した直後に記録する必要はありません。解決してからで構いませんので、記録を取ってください。毎日の日報に少し記録を取るだけで結構です。

 

そして、少し溜まったら、その記録をまとめて見返して欲しいのです。

それは、

  • そのタスクと同様のタスクが以前に発生していなかったか
  • そのタスクはどのように解決したか?
  • そのタスクは誰が最終的に行うべきタスクか?
  • そのタスクは何時に発生したか?

といった観点から見返します。

 

突発的に発生するタスクは、ヒトの気持ちを騒がしくします。急がなきゃ!という思いが強く前面に出て、解決するまで突っ走ってしまうのです。でも、そこで一瞬だけでも「待てよ?」と考えて欲しいのです。

 

そのちょっと考えることで、最大・最強の敵がグーンと小さく弱くなります。

 

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明日からはその具体的な対策についてお話します。

それでは、また明日。

 

タスク管理を難関にさせるもの

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週はタスクの性質について話をしています。

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

今日は、4.成果物の明確さについてです。

 

仕事には必ず成果物があります。

 

サービス業の場合は成果物が見えにくいですが、お客さまにサービスを行った行為そのものが成果物です。マッサージであれば、マッサージ終了直後のお客さまの状態が成果物です。理容室であれば、整髪後の姿が成果物です。何等かの成果物があるので、その対価が支払われるのです。

 

成果物が明確な場合は、タスク管理は簡単です。

 

ですが、成果物がわかりにくいタスクが存在します。典型的な例は、初めてのタスクの場合です。初めてなので、どういったものを生み出せばよいのかがわからず、成果物がわかりにくいタスクになります。

 

そして、もう一つの例が、クリエイティブな場合です。

 

これには芸術的なものも含まれますが、一般の会社員の方々にとっては、企画書や提案書、新規事業の立ち上げ、プレゼンテーションや営業活動、難しい課題への対応などを想定しています。対顧客などの対人関係が大きく関係する中で成果が求められるタスクです。

 

うまくいかない営業活動

 

電通の自殺した女子社員の方も、こういった成果がわかりにくいタスクに従事していたのではないかと、私は考えています。

 

こういったタスクは、ゴールがはっきりと見えません。作っても作っても、上司から「もっといいものを作れ」と言われます。ゴールがないため判断基準がなく、どこがダメなのかもはっきりしません。

 

ugrade.hatenadiary.jp

 

以前、このブログでも書いたように、いくら残業しても仕事が終わらないことになります。

 

ゴールがないタスクをどのように管理すれば良いのか。管理方法は、ひたすらゴールを明確にすることを一番最初にすることしかありません。ゴールを決めずにタスクを管理することはできないからです。

 

ゴールを明確にする方法は、以下の二つです。

  1. 先輩・上司など経験豊富な人たちに聞きながら外枠から明確にしていく。ここではレビューを繰り返すことが重要
  2. お客さまや関係者だったら、この成果物をこう受け取るだろうと想定する。ひたすら想像力を発揮して、相手の反応を想定しながら、成果物を明確にしていくことが重要。

当然、1.の方が簡単です。でも、先輩・上司でも明確にできないゴールがあります。その場合は、2.の方法を取るしかありません。特に新規事業の立ち上げなどはこの部類に入るでしょう。

 

考えるビジネスマン

 

2.の方法を取らざるを得ない時も、できれば成果物を明確にするのをチームで行うことをお勧めします。ひとりでは、よほどの才能と運に恵まれている人でないと突破は難しいでしょう。

 

仕事の中で、このタスクが一番難しいと私は考えています。もちろん、人によっては簡単にこなす方もいらっしゃいます。ですが、通常は、完遂させるのが難しい部類のタスクです。この2.の方法のタスクを渡す時は、相手のレベルに応じて渡すべきです。新入社員に渡す時は、フォローをしなければ後に残るのは「自信喪失」です。

 

引き受ける際はある程度のリスクが発生することを経営者なり上司なりと共有しておくべきです。

 

起業も、2.の部類に入ると私は考えています。なので、ひとりで抱え込まずに、インキュベーションマネージャーの方たちなどとうまく交流を図って、成果物(ここでは会社の立ち上げ)を成功させてほしいと考えています。

 

来週は、5.やっかいな化け物について、お話します。時間管理とも深く関わってくるこの最大・最強の厄介者。これにどう対処するかについて、できる限り詳しくお話できれば、と考えています。

 

それでは、また来週。

 

丸投げと思われないで他人に仕事を振る方法

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

 今週はタスクの性質について話をしています。

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

今日は、3.作業への関り度についてです。関り度ってわかりにくいと思いますが、タスクの所有者のことです。

 

タスクリストを作成したとして、それを全部自分がやらなきゃと思っている人、いませんか? 仕事なんて全部ひとりでする必要はないのです、個人事業主を除いて(笑)。

 

従業員が自分ひとりしかいない個人事業主であれば、何でもひとりでする必要がありますが、通常会社で働いている場合はチームに所属しているはずです。一緒に仕事をする仲間ですよね。仕事は、チームでするものです。

 

チームで働く

 

つまり、あなたのタスクかもしれませんが、他の人がやっても良いのです。

 

ただ、誤解してほしくないのは、「あー、これ、やっといて」と仕事を渡したっきりになったら、それは「丸投げ」というものです。

 

課長から仕事を丸投げされて嫌な気分になったと感じている人は多いと思います。だったら、他人も仕事を丸投げされたら、当然嫌です。

 

丸投げと思われないように他人に仕事を振る方法。「締め切りを少し先にする」。これが大事です。

 

締め切りが仕事を頼んで数時間後だったら、いやーな顔をされるのですが、数日後から一週間後程度の時間を見越して依頼すると、意外に嫌な顔をされずに仕事を引き受けてくれます。

 

にこやかに話す上司と部下 

 

実は、昨日最後にチラリと話した、将来の時間は膨張する感覚がある、というものの応用です。

 

どんなに仕事が忙しい人でも、数日後であれば、その仕事をする時間が取れそうだ、と思うんですね。数日後までタスク管理をしている人でも、余裕がある程度あるはずですから、引き受けてくれる可能性は高いです。

 

是非、自分ひとりで仕事を抱え込まずに、他人をうまく利用しましょう。

 

ただ、ここで注意事項があります。

タスクの責任者が誰か、という意識は常に持っておいてください。

 

課長から頼まれた人が、後輩に仕事をしてもらうにしても、責任者は課長から頼まれた人本人です。品質や締め切りにおいて、責任を持つのが当然です。

 

なので、他人に仕事を頼む際は、締め切り日とともに、チェック日も必ず決めておいてください。相手に「あの仕事、今、どうなっている?」と確認する日です。相手によっては口頭だけでなく実際に進んでいる状況を目で確認することも必要かもしれません。

 

仕事をいっぱいに抱え込んでいる人、残業がひとりだけとても多い人、といった人たちは他人に仕事を頼むのが苦手です。こういった方々が優秀で責任感が強い方たちです。だからこそ、仕事を増え続けるのです。

 

他人に仕事を任せましょう。

 

ただ、任せるだけではなく、チェック者であること、は忘れないようにしましょう。

 

先日、「仕事を任せるより自分でした方が早いっすからねぇ・・・」という言葉を聞きました。タスクを独り占めすると、他の人がそのタスクをする時は「初めてのタスク」です。当然、時間がかかります。他の人がそのタスクをするチャンスを奪っているわけです。

 

でも、初めてのタスクから二度目、三度目のタスクになっていけば、早くできることを私たちは知っています。今までの人よりもっと早くなる可能性だってあるわけです。

 

タスクを何のためにするのか、そのタスクの目的を再確認して、自分がすべきタスクか、他人に回した方が良いタスクか、を判断してほしいと思います。

 

最後に。

 

この文章は、中堅レベルの方を想定しています。新入社員やまだ未熟な社員の方が他の人に回すことはあまりしない方が良いと思います。せっかく経験値を増やす機会なのですから(笑)。

 

じゃれる猫

 

明日は、ゴールが見えないタスクについて話します。

それでは、また明日。

 

○○は無限にあると思ってはいけない

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週はタスクの性質について話をしています。

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

今日は、2.作業の難易度についてです。

 

タスクリストを書いたとしても、そのタスクの中には何度も行ったことがあるタスクと初めて行うタスクがあります。初めてのタスクでも、前任者や先輩が書き残した詳細な手順書があるという場合であれば、何をすべきかがはっきりとわかるので、心配はないでしょう。

 

問題は初めて取り組むタスクで手順書がない場合です。

 

こんな時は、絶対に「手順を確認する」というタスクをリストに書き込みましょう。こうすることで、不安てんこもりのタスクは安心タスクへ変貌します。

 

不安なビジネスマン

 

手順の確認方法は、上司や先輩に聞きながら、できればテスト環境で実際にやってみると良いでしょう。手を動かすと実際の所要時間や前に準備しておくことがわかります。そうすることで、タスク管理がしやすくなります。

 

聞く相手がいない場合でも、実際に試してみる方が良いです。

 

もし、試すことができない場合、そのタスクの所要時間は多めに取っておくことをお勧めします。

 

そして、できればタスク完了後に「手順書を作成する」というタスクも付け加えてもらえると良いでしょう。今後、「初めてのタスク」ということをなくすためにも、自分と後輩・部下のために、ぜひお願いしたいものです。

 

もっとも通常、そんな時間は取れないことが多いですが。。。

 

もう二度としないタスクであれば、手順書は不要でしょうけれど、何度かする、しかも一年に一回するというような頻度の低いタスクは手順書があった方が絶対に良いです。三歩歩いたら忘れるという鶏の脳みその私には絶対に必要な手順書です。。。(苦笑)

 

だけど、お客さまの注文で「これっきりだから・・・」と言われて、手順書を作らないことがあります。そんな時に限って、「あ、もう一回、同じことをお願いできる?」なんて言われることがあります。そんな時、「あー、手順書作っておけばよかった」と後悔します。

 

人生、こんなもんです・・・(笑)

 

後悔

 

時にタスク管理で忘れてはならないことがあります。

 

今日のタスクリストが終わらなくて、明日以降に回すのだけど、結局、ずっと残ったままのタスクってありませんか? あれ、どうして残ると思いますか?

 

実は、人間って、将来の時間を多めに感じるようにできているそうです。

 

それ、明日やろう、明日はアポもないし終日社内作業の日だから時間あるし・・・と思っていたけど、結局できなかった・・・なんてこと、ありますよね。お客さまに会わない日だってすべきことはあります。第一、就業時間の8時間全部が使えるわけではなく、日常のルーティンワークの時間もそこに含まれていますよね。

 

でも、何となく将来は期待が膨らんで、できそうな気がしませんか?

 

それは、幻想にすぎません。明日の時間も24時間しかなく、できる時間は限られています。

 

将来の時間は有限だと思って、タスク管理をしていきましょう。

 

明日は、タスクの担当者について、話します。

それでは、また明日。

 

1 タスクリストが全部終わらない人の困ったクセ

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

昨日、タスクの性質について話しました。

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

上記の中で、今日は「1.完了するまでの時間(作業時間)」について話をします。

 

通常、一日1タスクしかなければ、タスクリストを作成する必要はないでしょう。でも、よほどのことがない限り人には複数のタスクが存在します。そして、複数のタスクをリスト化して、今日一日の仕事を開始します。タスクが終われば消していく。今日のタスクリストは今日で消化したい、朝はそんな気持ちで頑張ります。

 

ですが、どうしてもタスクを全部終わることができず、帰社時にいくつかが必ず残る、という人。私も昔はそうでした。すっきりしませんよね、本当に。

 

何故なんでしょうか?

 

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タスクには完了するまでの時間が短いものと長いものがあります。短いものは数分で終わりますが、長いものは数日かかるものがあるのです。

 

タスクリストにこの長いタスクを記入していませんか? 当然、その日のうちに終わりませんよね。タスクリストを見直してみてください。以下のようになっていませんか?

  1. 部長へメールの返信
  2. 後輩が作成した資料のチェック
  3. 顧客Aへの提案書の作成
  4. 顧客Bへ訪問のアポ取り
  5. C商品群の市場調査

これらをタスクの作業時間の長短で分けてみてください。

 

ここで、タスクを管理する上で重要なことがあります。そのタスクを完了させる所要時間の見積もりができるのかどうか、ということです。

 

上記のタスクリストだと、私の経験上、2つ程度完了すれば良い方だと思います。

 

特に問題は、3.顧客Aへの提案書の作成です。

 

「提案書の作成」というタスクは、とても大きなタスクです。いうならば、「粒」が大きなタスクです。「部長へメールの返信」というタスクから比較すると非常に大きなタスクです。こういったタスクがタスクリストの中に入っていると、終了させることが難しくなります。

 

ですから、この大きな粒のタスクを小さく分解することが必要です。

 

タスクは最大でも1~2時間程度で完了するレベルまで分解する方が良いです。

 

提案書の作成を分解するならば、

  • 目次の作成ならびに資料の収集
  • 提案の目的に関する文章ならびにグラフの作成
  • 提案する商品の詳細な資料の作成

などになるかと思います。

 

もちろん、提案書を初めて作成する人であれば、もう少し細かく分解するべきでしょう。

 

要は、タスクの粒を揃える、ということなのです。粒を揃えるということを「粒度(りゅうど)を揃える」といいます。

 

例えば所要時間1時間程度のタスクが8個あれば、その日はそれだけで一日が完了してしまう、ということですね。

 

ま、通常、そんなにうまくいかないのがフツーなのですが。。。

 

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更に、上記のタスクリストの問題について、話をします。

 

1.部長へメールの返信

 

ごく簡単そうなタスクです。これが決まりきったことを返信するだけなら。

 

もし、部長が気難しいタイプだったら、メールの文章も気を遣う必要があり、単純なメールであっても30分程度かかってしまう場合があります。もしかすると、文章を書くのが苦手、と思っている人は1時間くらいかかるかもしれません。

 

また、実は提出する資料を添付する必要がある、というのであれば、資料作成というタスクが新たに出現してきます。資料の大きさによっては、提案資料と同等レベルの粒の大きなタスクになる可能性があります。

 

返信内容によっては、所要時間を少し多めに考えておくか、タスクをもう一度見直した方が良いかもしれません。

 

2.後輩が作成した資料のチェック


もし、後輩の資料の出来が悪かったら、指摘事項を洗い出すだけで時間がかかりそうです。丁寧に指摘事項リストを書いて渡す、ということならば、2時間程度かかるかもしれません。

 

少し話はそれますが、こういった場合のお勧めは、後輩を会議室に呼んで、レビューさせるのが一番手っ取り早いと思います。資料の説明をさせながら、不明点を口頭で確認しながら、不備部分の指摘を行っていく・・・時間を節約するのであれば、このような方法を取ると良いでしょう。

 

4.顧客Bへ訪問のアポ取り


電話をするのは簡単ですが、担当者が不在でかけ直しとなると時間の見積もりが大変です。こういった場合は、先方にかけ直してもらうか、アポ取りメールを送るのが良いでしょう。

 

メールは最近でこそ使われるツールになりましたが、まだメールに不慣れな方も多くいらっしゃるので、相手の状況に応じて判断すると良いでしょう。アポ取りメールを出す場合は、候補日を3つ程度提示して、先方に選択してもらうようにしておくとスムーズです。

 

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5.C商品群の市場調査

 

このタスクは、実は大変問題を多く含むタスクです。4.成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)の時に、詳しくお話いたします。

 

タスクリストが全部終わらない人の困ったクセ。それは、タスクリストの粒度がバラバラで、終わるものもあれば終わらないものもリストアップしてあるということです。

 

タスクリストを終わらせて、すっきりとした気持ちで会社を後にするには、タスクリストを1日で終わらせるように作成することです。数日かかるものは、作業を数日に分けてリスト化しましょう。

 

明日は、作業の難易度について話をします。

それでは、また明日。

 

タスク管理のキモ

ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週はタスク管理についてお話します。

 

6月も半ばを過ぎてくると、4月から開始されたプロジェクトが本格稼働し始めるころです。忙しさも徐々にヒートアップしてくる頃だと思います。

 

そろそろタスク管理が必要になってくる時期ではないでしょうか。やらなければいけないことが増えてくるばかりで、なかなか仕事が終わらない・・・そんな日ばかりになってきます。

 

以前、このブログにチラリと書きましたが、私は超がつくほど多忙な一時期がありました。

 

このタスクの量をどうやったらうまく捌くことができるのか、ということばかりを考えてました。

 

残業

 

ネットで調べたり本で読んだりして、これは!と思うタスク管理のやり方を見つけたら即実行してみました。

 

でも、結局、準備が大変だったり、自分の業務にあわないと思ったりで、ひとつとして完璧に自分のものになったタスク管理はありませんでした。

 

それから、10年余。。。今は、会社という組織から抜け、ひとりで仕事をしています。

 

ある程度はタスク管理の考え方を理解できるようになり、何とかお客さまに迷惑をかけない程度に進化したと思っています。

 

読んでくださっている皆さんの何かの参考になれば、と思ってタスク管理の話をします。

 

タスク管理のキモって何だと思いますか?

 私は、

  1. タスクの性質を知る
  2. 自分の状態を知る

の二つだと考えています。

 「彼を知り己を知れば百戦殆うからず」

です。

 

タスクの性質って、思いもよらなかったのですが、確かに存在するようです。

  • すぐに完了するタスクがある
  • 逆に一日で完了しないタスクがある
  • 「~待ち」というタスクがある
  • 緊急トラブルのタスクは管理しにくい

 

例えば、後輩からの問い合わせメールに対する返信。

○○で良いですか? と聞かれたら、OKかNGかの返信をするだけです。

所要時間は数分もかかりません。

 

そうかと思えば、お客さまへの提案資料のように丸一日かかっても完了しないタスクもあります。

 

他にも、後輩からの返信待ち、というタスク。返信があったら××をする、という条件つきのタスクです。後輩であれば催促もしやすいですが、上司やお客さまの場合は、待つしかないことの方が多くなります。

 

また、突然降って湧いたようなタスクも存在します。

お客さまからのクレーム、システムの停止、パソコンの故障、事故、メンバーのインフルエンザ・・・これらのタスクにも対応せざるを得ません。

 

ToDoList

 

そして、私自身にも毎日同じ状態ではなく、タスク処理がスムーズに進む時と進まない時があります。同じ一日でも調子が良い時と悪い時があります。

 

つまり、自分のタスク処理のクセやタスク自身にも性質があって、それがかみ合った時は完了するが、かみ合わない時は当然完了しない、ということ。

 

そこで、私は、タスクの性質について考えてみました。

 

タスクの性質には、

  1. 完了するまでの時間(作業時間)
  2. 作業の難易度(前例や手順書がある・ない)
  3. 作業への関り度(作業者かチェック者か)
  4. 成果物の明確さ(ゴールが明確か不明確か)
  5. やっかいな化け物(てぇへんだ~!とやってくるタスク)

という基準で分類できるのでは、と考えています。

(これはあくまで私が考えた基準です)

 

今週と来週は、タスクの性質について、話をしていこうと考えています。

明日は、1.完了するまでの時間(作業時間)についてです。ToDoリストの書き方も含めて話していければ、と考えています。

 

それでは、また明日。