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Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

終わらない仕事を終わらせるコツ

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

 

このブログも平日に毎日更新しようと決めているのですが、なかなか大変だなーというのを実感しているところです。仕事の終わらせ方シリーズももう少しで終わりなので、頑張ります。

 

ところで、昨日は今日の仕事の終わらせ方ということで、ブランク資料を作成するもう一つのメリットの話をしました。今日は、ブランク資料を基に各スライドを作りこむ際、終わらせるタイミングについてです。

 

説明文やグラフ、図解などを作っていく作業をしていると、作れば作るほど気になるところが出てきます。「この図解、今一つだな~~」と思って、図をいじっていく。ほんの数ミリ、右にしたり左にしたり。動かした後、やっぱり気に入らなくて消してみる。でも、また元に戻して・・・という作業をしていませんか?

 

思った通りにできない、というより、どうやれば良いものができるのかがわからない、ということで悩んでしまう。そうやっているうちに時間はどんどん過ぎて、ああ、今日も残業かぁ。。。となってしまう。。。

 

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終わらない仕事を終わらせるコツは、「まあ、こんなもんかな」と思った時点で仕事を終わらせることです。企画書や提案書など、「これが100%完璧なものだ」というようなゴールが良くわからない仕事の典型的なものです。ゴールが良くわからない仕事をする際のコツは、100%を目指さず、60%で終わりにすることです。そのために、作成後のレビューを用意しているのですから。

 

一人で完璧なものを作るのは限界があります。というより、一人で完璧なものを作ることはできません。その人が完璧だ!と思っても、他の人が見れば「?」となることが多いです。人はそれぞれ感じ方が異なっており、すべての人に通じるものは作ることができません。でも、企画書や提案書は提出する相手にわかってもらう必要があります。だからこそ、他の人に読んでもらって、わかりにくいところや不明なところを指摘してもらい、より「わかりやすい」企画書や提案書を作るのです。

 

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レビューは仕事を簡単にするための仕組みです。作りこむ必要はないのです。逆に作りこむと、レビューで指摘されると腹が立ちます。「あれほどエネルギーを注いで作ったのにわかってくれないなんて!」って感じです。企画書や提案書を作る目的は読んでもらう人に内容を理解してもらうことであって、完璧な企画書や提案書を作ることではないはずです。

 

作っている本人が「おおざっぱだ」と思っていたとしても実は他人はそう思いません。他人の感じ方が「正解」なのです。だって、最終的な読み手も他人なのですから。

 

企画書や提案書などゴールがない仕事の終わらせ方のコツは何といっても60%できたら終わりにすることです。ここ、重要なので2回書きました。

 

では、60%で終わり、とするにしても、何か色の具合や図解の形が思うようにできなくて、60%にも達することができない、という方もいらっしゃると思います。明日は、そんな方々にちょっとしたPowerPointで資料を作るコツをお話します。

 

今日の仕事の終わらせ方

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

先週の金曜日(5月19日)にはセミナーを実施しました。おかげさまで思っていた以上に受講者の方がいらっしゃっいました。本当にご来場、ありがとうございました。

受講者の方と話をすると、「教え方」というのに迷っていらっしゃる方が多いな、という印象を受けました。これからも、そういう方々のご支援できるようなセミナーを企画したいと考えています。

 

さて、先週より企画書や提案書の作成方法についてお話をしています。先週の金曜日はブランク資料を作成して、上司とイメージを共有する、ということでした。今日は、ブランク資料を作成することのもう一つのメリットです。それは、仕事が達成感を持って終わらせることができるということです。

 

 

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ブランク資料の具体的なイメージは、例えば企画書や提案書をMicrosoft PowerPointで作成しているのであれば、タイトルだけあるスライドをたくさん作っているイメージです。タイトルのイメージが抽象すぎるのであれば、本文の部分に具体的なものをメモ程度書き込みます。グラフだったら、何を表現するグラフをここに持ってくるのか、なども簡単な四角や三角で表現しながら書き込みます(実際のデータを書き込む必要はありません)。そういったブランク資料を作成していきます。

 

実はこのブランク資料ができ上ったら、残りの作業量が大まかにわかるのです。

 

何を作るのか、を考えるのが一番時間がかかります。それなのに、何を作るのかを明確にしないまま詳細部分に手をかけていると、結局企画書や提案書に「ブレ」が生じてきます。言うなれば何が言いたいのかがわからないものとなるのです。ブランク資料を作ることで何を作るのかがはっきり見えてきます。それをレビューしてもらって上司のGOサインが出たら、あとは作りこむだけです。日に日に作りこむスライドが増えていくのが目に見えてくるので、毎日達成感を感じることができます。

 

このスライドを作りこんだら今日の仕事は終了!!!

毎日仕事が終了することの快適なこと!達成感は半端ないです。今作っているスライドは事前にレビューを受けているので、突発的にスライドが追加されることもありません。精神的に何と楽なことか!

 

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企画書や提案書などの資料作成の仕事は、実はゴールがありません。仕事が完成することはおそらく永遠に来ないと言っても過言ではないと思っています。それはなぜか。作りこめば作りこむほど、もっと良いものを思いついて、それを書かずにはいられなくなるからです。ゴールがないということはどういうことか。それは、仕事が終わらない、ということです。

 

仕事は終わらせましょう。毎日、達成感を感じた状態で仕事を終えて帰宅しましょう。そのためにもブランク資料を作って、ゴールを作るのです。最初に作ったブランク資料より多くのスライドを作成する必要はありません。最初に決めた内容だけに集中して作成すれば良いのです。そうすれば、仕事が終わります。

 

ただ、できたブランク資料の一枚を作りこむのに時間がかかって・・・という問題が発生したらどうすれば良いのでしょうか。これについては、また明日。

 

 

4 ちゃぶ台返しになる最大の要因

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

この話をするきっかけとなったのは、

 

テレビで取材を受けた人が「企画書とかを書いて上司に見せても『こんなの企画書じゃない』って否定されて落ち込むじゃないですか」と言っていたことです。部下からすると、「上司から頼まれた企画書や提案書を作って提出したら、こんなのダメ!って、一からやり直しでやっていられないよなぁ、こんな仕事・・・」という感じです。私はこれを「ちゃぶ台返し」と呼んでます。よくコントとかであるように、一家団欒の夕食途中のテーブルをお父さんが怒ってひっくり返して全部ひっくり返すイメージです。

 

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ちゃぶ台返しの最大の要因は何でしょうか?

 

それは、上司がイメージする企画書や提案書と部下がイメージする企画書や提案書が全く異なっていることから発生するのです。

 

人は話をする時、話す内容をイメージして話します。これがきちんと相手に伝わっているものだと思って話をしているのですが、実は半分も伝わっていなかったというのは良くある話です。

 

上司は自分のイメージで話をしているのですが、聞いている部下は部下自身のイメージで聞いています。なので、全く異なったイメージで仕事をしてしまうのです。

 

それを打開するためには、上司から企画書や提案書の作成の依頼を受けたら、まずイメージを合わせるという作業が一番肝要です。そのために受けた直後にレビューを受けるのです(直後といっても数時間から2日程度後です)。

 

この時何をレビューするのか、というと、ブランク資料です。ブランク資料を作ってレビューを受けておく、これが防ぐ手段です。

 

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 ブランク資料とは、目次や項目名、提示するグラフや表の名前、採用した資料名などを記入した資料です。詳細な文章や手の込んだ図解などは書いていないのですが、企画書や提案書の大まかな流れやコンセプトがわかるレベルの資料です。こういったものを作成して、上司が依頼した企画書や提案書と大きなずれがないかどうかを確認します。こうすることで、上司のイメージと部下のイメージを合わせて、最終的なレビューでちゃぶ台返しをされないように手を打っておくのです。

 

この作業を抜くと、締切間近のレビュー日で、「こんなのを依頼した覚えはない!」とちゃぶ台返しをされてしまいます。そうなってしまったら、レビュー後の修正時間だけでは作成は間に合いません。結局、夜遅くまでの残業となってしまいます。

 

 そして、ブランク資料を作成することのメリットがもう一つあります。

それは、また明日。

 

5月19日(本日!)にセミナーをします。まだ、人数に少し余裕があります。FacebookのイベントページもしくはFAX・メールでお申込みください。

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3 レビュー日は締切日から逆算する

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

昨日はレビューをする、という話でした。では、レビューはいつしますか?

 

おすすめのタイミングがあります。それは、次のような時です。

  1. 企画書や提案書を書き始めた直後
  2. 企画書や提案書を書き終わった直後

2.は説明しなくてもわかると思います。

 

でも、2.のタイミングは実際にいつにするのでしょうか? 締切日の直前? これは絶対にダメです。締切日の直前に設定せざるを得ずに、あと数時間で提出します、というタイミングでレビューをして怒られた経験があります。というのは、レビュー後は、修正が発生します。修正する時間が必要です。ですから、修正する時間を見越してレビューを設定します。修正するボリュームにもよりますが、1日程度前倒しでレビュー日を設定すると良いでしょう。

 

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ただ、ここで注意事項があります。

 

レビューに呼ぶ参加者の中には上司を含め、とてつもなくスケジュールがいっぱいの人がいます。そういった方々を一同に会する時間を取るのはかなり至難の業です。よって、全員参加のレビューを実施するとすると、締切日よりずいぶん前に設定せざるを得ない場合もあるので、気をつけましょう。

 

通常、レビュー日は企画書や提案書の依頼を受けた直後に設定しておいた方が良いでしょう。2週間後であれば、スケジュール調整がしやすい場合が多いので、その方が、こちらが思う通りのレビュー日の設定ができます。

 

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ところで、

  1. 企画書や提案書を書き始めた直後

は、どうしてなのでしょうか?

 

この話の続きは、また明日。 

 

 

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2 レビューを意識する

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

レビューという言葉をご存じですか?

 

IT企業に勤めていた私は頻繁に耳にする言葉ですが、もしかすると一般の企業にお勤めの方は知らないかもしれません。通常、IT企業では社員が作成したシステムの設計書をベテラン社員や上司に見せて、評価を受けることを「レビュー」と言います。目的は、顧客が望んでいるシステムになるようきちんと設計できているかどうか、を判断することです。システム開発では設計時のみならず、前半の工程の最後はレビューです。顧客が望んでいる機能を備えたシステム要件になっているかどうか、テスト仕様が品質を保証されるものになっているかどうか、など、レビューをします。

 

ちなみにレビューの対象はあくまでその時点での「成果物」です。人物評価ではありません。よく勘違いされる方がいて、「レビューがダメだったから、ボーナスが下がる」なんてことは通常起こりえません。あっては絶対にダメです。

 

企画書や提案書などを作成する場合も、このレビューを受けると良いと思います。レビューしてもらう相手としては、企画書や提案書を提出する上司や関係者です。

 

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そして、レビューの仕方です。

 

良くあるパターンは上司と関係者にメールで送って「確認してください」というもの。これでは、レビューにはなりません。

 

面倒でも上司と関係者を一同に呼んで、会議室で作成した企画書や提案書を読み上げながら内容を確認してもらうことです。作成側からするといわば発表会形式になります。

 

ヤダなぁと思った人、いると思います。メールで送った方が効率的じゃん、と思う方もいるでしょう。実はこういった面談形式のレビューの方が時間短縮になります。

 

上司はいくつもの業務を抱えており基本的に忙しいです。メールに添付された企画書や提案書の「ここを修正!」というのを書くことすら面倒です。ましてや修正理由をタイピングするくらいなら口頭で言った方が早いということになります。印刷して付箋を貼るにしても修正理由を書くのは更に面倒です。よって、修正箇所はわかっても修正理由がわからないので、上司の言い分を想像しながら修正することになります。

 

その修正が上司の修正理由にジャストミートしていれば、すぐに済みますが、通常そういうことはなく、修正しても修正だと言われ、それを繰り返すことになります。そうやってどんどん時間がかかってしまうのです。

 

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こんなやり取りに時間をかけるのはもったいないので、ぜひ、レビューを実施してみてください。30分から1時間程度で完了します。修正理由もきちんとわかります。

 

それよりももっと良いのが、上司や関係者を巻き込むことができることです。メールで添付された文書だったら「時間がある時に見ようと思ったけど、時間がなかったんで見ることができなかった」という人が必ずいます。が、実際に口頭で説明を受けながら文書を見るレビューに参加すると、それは即ち上司や関係者をこの企画や提案に巻き込むことができたということです。つまり、内容に対する責任を上司や関係者にも負わせることができるということでもあります。これは企画書や提案書を書く人にとって大きなメリットです。

 

次回は、このレビューのスケジュールについて話します。

 

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1 締切日を意識する

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週は効率的な仕事の終わらせ方の話をしています。

 

企画書や提案書、研修やセミナーのテキストを作成する時は、当然、締切日というものがあります。締切日を意識するって当たり前じゃん、と思うでしょう。でも、たまに、こういった業務を依頼された時、「締切日を聞いてない」「締切日を聞き忘れた」という人がいます。

 

まず、業務を依頼されたら「締切日」を聞きましょう。相手が言わなくも必ず質問します。

 

で、たいがい、一週間から二週間程度の期間が与えられます。受けたあなたはこう思います。「なんだ、まだ先のことじゃん」と。

 

ここがまず失敗の原因です。「締切日」がどんなものなのか、必ず確認しましょう。

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というのは、企画書や提案書などは提出日があります。これは社外(通常、お客様)へ提出する日です。もしくは社内(通常、社長を含む経営陣)へ提出する日です。上司があなたに言う「締切日」はこの「提出日」である場合があります。つまり、締切日には提出できる形態になっておかなければならないのです。

 

そして、あなたが作成しようとする企画書や提案書は、あなたからではなく上司から提出されるということです(あなた自身から提出という場合もあるでしょうけれど、そういう場合でも上司や他の関係者が存在すると思います)。

 

提出する時、提出者である上司、一緒に提出する場にいる他の関係者は、まったく企画書や提案書の内容を知らないままで良いわけがなく、やはり中身をチェックしておく必要があります。その中身をいつ確認するのでしょうか? 当然提出日より前です。

 

この時間をあなたは考えていますか?

 

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締切日が提出日であったら、せめて前日までには上司や関係者に提出するようにしましょう。提出時間が朝一番だったら、前日の昼くらいまでに提出しましょう。あなたの正確な締切日は上司が言った締切日の前日なのです。この正確な締切日を意識するようにしましょう。

 

明日は、作成する時に欠かせないレビューについて話します。

  

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教え方の教え方 ~人材育成のためのセミナー~ 入社2~3年目社員の育て方

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効率的な仕事の終わらせ方とは

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

研修について書こうと思っていたのですが、気になることがあったので、今週は仕事の終わらせ方について書いていきたいと思います。

 

気になることって何かというと、先日ぼーっとテレビを見ていた時、取材を受けていた方がこんなことをつぶやいてました。「企画書とかを書いて上司に見せても『こんなの企画書じゃない』って否定されて落ち込むじゃないですか」

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取材のテーマそのものとはあまり関係のないつぶやきだったのですが、まるで上司が悪いみたいな言い方・・・確かに上司も仕事のやり方を教えていないので悪いんでしょうけど、私から言わせれば、「そりゃ、あんたも悪いよ」です。顔や声は個人が特定できないようにモザイクをかけられていましたけど、恰好から30代後半から40代くらいの男性。その年代なら仕事のやり方を知っているべきじゃないかと思うんです。

 

想像するに、その方は上司から企画書を書けと言われて書いて提出したけど、「こんなのは企画書じゃない」って否定され、締め切りギリギリまで修正に修正が重なって、その日は深夜まで残業して、最終的に「まあ、仕方ないな、この程度か」って言われてしまって・・・ってことですよね。よくある職場のシーンです。ストレス満載で頑張ったのに、否定され、しかもその企画は通らず結果は出せないまま、評価は低くなるだろうし・・・やる気が出るはずもなし・・・あー、あるある、そんな場面。

 

私が初めて企画書を書いたのは15年くらい前。その時は書き方も知らなくて、社内向けだったから結構適当に書いて当時の副社長に怒られたっけ。(-_-)/~~~ピシー!ピシー!

 

それから業務として企画書や提案書、研修のテキストなどを書く機会が増え、どんどん残業時間がどんどん増えていきました。最終的には日が変わらなければ家に帰れない日々が続くようになり、当然、体を壊しました。

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でも、たぶん、今の方が企画書や提案書、テキストを書く量は増えています。が、現在では睡眠時間7時間から8時間は確保してます。サラリーマンではない、ということを差し引きしても、結構寝てるなぁ、と思ってます。それは経験値もありますが、書き方を知ったからです。

 

こんなこと、いつか研修のメニューに、と思っていたのですが、結構なボリュームなので、2時間程度のセミナーではカバーしきれません。そこで、字数に制限のないブログで、この内容をこれから二週間ほど連載していきます。企画書や提案書、他にも資料を書いている方に、少しでも参考になれば幸いです。よろしくお願いします。

 

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