望む人材を育成する時の課題
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
5月も終わろうとしています。社会人になってから時間が経つのが本当に早いと感じます。もっとも学生時代より社会人時代の方が長い年月を経過いるので、いつも時が経つのが早いと感じているような気がします。
一昨年の12月にそれまで勤めていた会社を辞めて個人事業主として仕事をすることにしました。昨年は、ぼんやりと何をするのか考える一年、今年は考えたことを実行に移してみる一年、来年は実行した結果から修正しながら更に実行してみる一年と考えて過ごしています。ちょうど、PDCAの昨年がP、今年がD、来年はCとAという感じでしょうか。
もちろん、きっちり分かれているわけではないです。何となくそんな感じ程度です。でも、何となくやることがわかっているので、そんなに気負うことなく、毎日を過ごしています。
今週は、私が思う研修について、少しお話しさせてください。
会社に勤めていた時、複数の企業の経営者あるいは事業のトップの方に「どんな人材が会社にいると良いと考えますか？」という質問を投げかけました。そうすると、異口同音にこういう答えが返ってきます。「コミュニケーションスキルがあって、元気で、あいさつができて、気が利いて、いつもモチベーションが高くて、実務の能力も高くて、自分でそれなりに勉強も自主的にできて、お客様対応ができて、営業もできて、（自分に対して）新規事業の提案ができて、でもその新規事業の提案は（自分が思っている方向性と寸分違わなずに）素晴らしいできで、提案を実行できて、部下を指導できて、チームをまとめることができて、てきぱきと自分の仕事をこなす人」
私は問いかけます。「そういう人っていますか？」「・・・難しいだろうね」
回答している最初のうちは、良い人材像をイメージしていらっしゃるのだと思いますが、だんだん話しているうちにエスカレートしていってご自分でも不可能だと思いつつも言ってしまっているのです。私はここに人材育成の課題が含まれている気がしています。そして、課題を解決する策として「研修」がある、と考えています。
ここで言う「研修」は、講師が前にいて話をする学校形式の研修（Off-JT形式）だけでなく、講師がいる前で実習を行うワークショップ形式やロールプレイ形式、特定の講師はおらず職場内で仕事をしながら先輩に教えてもらうOJT形式など、「教える」「学ぶ」がセットになったものをイメージしています。
こんな人材がいたら現場がすごく楽になると思うんだよなぁ、どっかにいないかなぁ、いれば即採用なんだけどなぁ、この前の採用の時は「こいつはすごい」って思ったんだけど仕事をさせると今一つだったしなぁ。。。
経営者や事業のトップがいくら望む人材を考えていても、絶対にそういう人は採用されませんし、既存社員をそういった人材に育成することはできません。なぜなら、採用される人や既存社員は経営者や事業のトップから見れば全くの赤の他人なのですから、思った通りの人が存在することはないはずです。どこかが思った通りでないはずです。その部分はどんな部分なのかを考えることが必要だと思っています。
先ほど挙げた理想の人物像、実はいくつかのスキルに分類できると考えています。
明日はこの図の説明をします。
なぜ、こんな仕事の終わらせ方をするようになったのか
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
私が一番最初に企画書を書いたのは15年前くらいです。それこそ当時の副社長から「こんなの、企画書じゃない」って言われました。初めて書いたし、書き方も知らなかったのでショックは受けませんでした。言われたことがすべて「あ、そうか・・・」と思えたからです。
それから今まで企画書や提案書はどれくらい書いたか覚えていません。それに講習会やセミナーの資料まで合わせると膨大な数になります。講師業の傍ら、研修の提案営業をしていたので当然と言えば当然です。おかげでPowerPointは一番親しみのあるアプリケーションソフトウェアになりました。
でも、企画書や提案書を作ることで残業をせざるを得ない、という体験もしてきました。だって、終わらないからです。企画書や提案書、研修やセミナーの資料なんて、時間をかければかけるほど、良いものができます。アイデアがどんどん湧いてきて、これも入れたい、あれも入れたい、となってくるのです。
でも時間は有限です。
どんな人にも１日２４時間しかありません。
だったら、ある程度のところでキリをつける必要があります。キリをつけなければ仕事は終わりません。
と書いてたら、ずいぶん昔のことを思い出しました。大学時代に講師の先生と言い争ったことがあります。講師が顧問だったクラブの会誌の担当だった私は、クラブが初めて発行する会誌（いわゆる創刊号）の発行日を先輩たちと決めて、発行しました。そこで講師に呼び出されて、「もっと良いものを作るために、もう少し時間をかけて手間をかけて、その後に発行すべきだった」と言われました。その時、私は「その良いものの基準は何ですか？ いつまで待てば良いものができますか？」と問いかけました。その講師からの応えを得ないまま、今に至っています。なんか、変わってないなー、自分、という感じです。
良いものは時間をかければ当然できます。でも、良いものって何でしょうか？ 時間をかけてどこまで良いものを作るべきなのでしょうか？ その品質が悪いことで困ることになるというレベルであれば品質を高める必要はありますが、企画書や提案書は元来「未来のこと」を書くものです。未来は誰にもわかりません。正解なんてないのです。だったら、100%完璧なものなんてありえないわけです。
企画書や提案書を書く仕事は達成感がなかなか味わえない仕事です。「あー、終わった！」とはなりにくいのです。だからこそ、終わらせ方を決めて、仕事を終わらせるしかありません。他の仕事では「終わり」が明確なものもあるでしょう。でも、終わらせ方を自分で決める仕事もあるんだ、ということを、私は今までの仕事の中から学びました。 ぜひ、皆さんも、ご自分で終わらせ方を決めて、仕事を早く終わらせて、自分のことをしましょう！
自分自身と周りの人の幸せのために。
来週もいろいろなことについて話していきますので、どうかよろしくお願いします。
PowerPointで書く時はこれに気をつけろ
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
PowerPointで書く時、フォントサイズに気をつけてください。
というのは、企画書や提案書をPowerPointで作成する方は多いと思いますが、お客様に提示する時の方法によってはフォントサイズが大きく関わってくるからです。
1．紙に印刷して提出する場合
PowerPointのタイトルの標準フォントサイズは44ポイントです。Wordの標準フォントサイズが10.5ポイントなので、めちゃくちゃ大きいです。印刷するとバカみたいに巨大になります。印刷物として渡す企画書や提案書であれば、フォントサイズは、12～14ポイントにします。細かい文字でも構わない方は10ポイントでも構いませんが、読む方の年齢に応じて12～14ポイントが妥当だと思っています。読みやすいフォントサイズです。ちなみにWordで変更しない当初のフォントサイズが10.5ポイントですから、少し大きめです。Wordと異なり行間（行と行の間隔）がPowerPointの場合、少し小さいので、これくらいのフォントサイズが読みやすくなります。
2．プロジェクターに投影してお客様にお見せする場合（お客様10～20人まで）
見出しのサイズは28～30ポイント程度、本文は最低でも18ポイント程度にします。
3．プロジェクターに投影してお客様にお見せする場合（お客様50人以上）
この場合は、本文であっても最低40ポイントにします。ですから、見出しは50ポイントくらいになっているはずです。そうでなければ、50人の後ろからは文字が読めません。これくらいのフォントサイズであれば、1,000人程度のホールであっても通常プロジェクターの性能が良いので、後ろのお客様でも文字を読むことができます。
フォントサイズが大きくなればなるほど、文章で記載することは難しくなります。なので、プロジェクターで表示する時は文章ではなく箇条書きで記述するようにしましょう。
プレゼンテーションでは1,000人以上の人がいることはあまりないかと思います。が、セミナーや講演会であれば良くあることなので、セミナーや講演会をされる方はフォントサイズはできる限り大きくしていただければ、と考えています。
ちなみに、経験上、プロジェクターは3,000ルーメン以上の明るさがないと、電気をつけた部屋で50名以上の前での投影は難しいです。いろいろな場所に行って、その場所にあるプロジェクターを利用される方はプロジェクターの性能に左右されないよう、フォントサイズには気をつけておいてください（フォントサイズだけではなく、こういった場合は色のコントラストにも気をつけます。白地に黒文字といったはっきりとした色つかいをします。淡い色に中間色はNGです）。
企画書や提案書を書く、ということからPowerPointの使い方まで話が行ってしまいました。ただ、コツを掴めば、結構早く企画書や提案書を書くことができると思います。なぜ、私がこんなことを考えたのか、については、また明日お話します。
資料の色つかいのコツ
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
PowerPointで詳細部分を作っていく段階で、ブランク資料を作っていれば内容的に大きく外れることはないと思いますが、微に入り細を穿つ段階に入り、些細なことに悩んでしまうことがあります。
例えば、色つかいです。色のセンスなんてない、という人が結構な数います。私もセンスなんてありません。センスがないから、文字の色や図形の色にこだわり、いろいろいじってしまう。逆にセンスがないから、文字の色や図形の色は信号機の色（つまり、赤・青・黄色）にしてしまう。私も昔はそんな感じでした。美術の成績なんて、一応期限内に提出するから合格点をもらえる・・・ってレベルでしたから。全く自信がありません。
なので、基準の色を決めておくことにしました。PowerPointにはデザインの色を決める機能があるので、事前に登録しておきます。自分が使いやすい色を最初に指定しておくのです。あるいは、事前に登録した色をずっと使い続けるのです。PowerPointにはデザインを選ぶことができますが、スライドの色が変化することから奇抜で嫌という人もいるかと思います。PowerPointのデザインをビジネスで使っている人はあまり見かけません。実はデザインではなく、配色のみを選択することができることを知っている方は少ないと思います。
PowerPoint2007以上をお使いの方であれば、［デザイン］タブ→［バリエーション］グループの▼をクリックすると［配色］というメニューがあります。そこから、色のグループを選択することができますし、自分で配色のグループを設定することができます。
配色グループはテキスト（文字）の色、背景色、アクセントの色（全６色）が事前に設定されていますし、自分でカスタマイズして設定することもできます。これを利用すれば、シンプルなスライドでも黒い文字だけでなく、印象を変化させることができます。
私は、以前の会社の時から使っていた配色グループを今でも使っています。配色グループだけならば背景色やデザインは異なりますので、まったく異なる印象を受けます。ですからそのまま使っているのですが、実は、使い慣れた配色グループだと色の選定に迷うことがないのです。
そして、企画書や提案書で使用する色は通常３色とします。
- 協調色
- 協調まではいかないけど重要な色
- 地の分の文字色
この３つがあれば、通常事足ります。図解を入れる場合、1と2の中間色を2つ程度用意していれば十分です。中間色を同系色にしておけば、違和感なく使えますし、PowerPointがあらかじめ用意している配色グループであれば間違いはありません。
配色グループで上記３つの色を最初に決めておけば、あとは選択するだけです。
それでも初心者で不安という方は、会社規定のフォーマットがある場合があるので、まずは確認してください。あれば、利用します。なければ一番シンプルなもの（背景色が白）を選択し、使用する色を3つだけ決めます。
どうしてもカラフルにしたければ、PowerPointの規定のデザインのどれか一つを選択して使います。でも、シンプルなものがやはりおすすめです。私は規定のデザインから自分なりにアレンジして、それをフォーマットにして使っています。使い慣れてくると色つかいで悩まなくなります。ぜひ、試してみてください。
明日は、PowerPointでの資料作成のもう少し突っ込んだ話をします。
終わらない仕事を終わらせるコツ
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
このブログも平日に毎日更新しようと決めているのですが、なかなか大変だなーというのを実感しているところです。仕事の終わらせ方シリーズももう少しで終わりなので、頑張ります。
ところで、昨日は今日の仕事の終わらせ方ということで、ブランク資料を作成するもう一つのメリットの話をしました。今日は、ブランク資料を基に各スライドを作りこむ際、終わらせるタイミングについてです。
説明文やグラフ、図解などを作っていく作業をしていると、作れば作るほど気になるところが出てきます。「この図解、今一つだな～～」と思って、図をいじっていく。ほんの数ミリ、右にしたり左にしたり。動かした後、やっぱり気に入らなくて消してみる。でも、また元に戻して・・・という作業をしていませんか？
思った通りにできない、というより、どうやれば良いものができるのかがわからない、ということで悩んでしまう。そうやっているうちに時間はどんどん過ぎて、ああ、今日も残業かぁ。。。となってしまう。。。
終わらない仕事を終わらせるコツは、「まあ、こんなもんかな」と思った時点で仕事を終わらせることです。企画書や提案書など、「これが100%完璧なものだ」というようなゴールが良くわからない仕事の典型的なものです。ゴールが良くわからない仕事をする際のコツは、100%を目指さず、60%で終わりにすることです。そのために、作成後のレビューを用意しているのですから。
一人で完璧なものを作るのは限界があります。というより、一人で完璧なものを作ることはできません。その人が完璧だ！と思っても、他の人が見れば「？」となることが多いです。人はそれぞれ感じ方が異なっており、すべての人に通じるものは作ることができません。でも、企画書や提案書は提出する相手にわかってもらう必要があります。だからこそ、他の人に読んでもらって、わかりにくいところや不明なところを指摘してもらい、より「わかりやすい」企画書や提案書を作るのです。
レビューは仕事を簡単にするための仕組みです。作りこむ必要はないのです。逆に作りこむと、レビューで指摘されると腹が立ちます。「あれほどエネルギーを注いで作ったのにわかってくれないなんて！」って感じです。企画書や提案書を作る目的は読んでもらう人に内容を理解してもらうことであって、完璧な企画書や提案書を作ることではないはずです。
作っている本人が「おおざっぱだ」と思っていたとしても実は他人はそう思いません。他人の感じ方が「正解」なのです。だって、最終的な読み手も他人なのですから。
企画書や提案書などゴールがない仕事の終わらせ方のコツは何といっても60%できたら終わりにすることです。ここ、重要なので２回書きました。
では、60%で終わり、とするにしても、何か色の具合や図解の形が思うようにできなくて、60%にも達することができない、という方もいらっしゃると思います。明日は、そんな方々にちょっとしたPowerPointで資料を作るコツをお話します。
今日の仕事の終わらせ方
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週の金曜日(5月19日)にはセミナーを実施しました。おかげさまで思っていた以上に受講者の方がいらっしゃっいました。本当にご来場、ありがとうございました。
受講者の方と話をすると、「教え方」というのに迷っていらっしゃる方が多いな、という印象を受けました。これからも、そういう方々のご支援できるようなセミナーを企画したいと考えています。
さて、先週より企画書や提案書の作成方法についてお話をしています。先週の金曜日はブランク資料を作成して、上司とイメージを共有する、ということでした。今日は、ブランク資料を作成することのもう一つのメリットです。それは、仕事が達成感を持って終わらせることができるということです。
ブランク資料の具体的なイメージは、例えば企画書や提案書をMicrosoft PowerPointで作成しているのであれば、タイトルだけあるスライドをたくさん作っているイメージです。タイトルのイメージが抽象すぎるのであれば、本文の部分に具体的なものをメモ程度書き込みます。グラフだったら、何を表現するグラフをここに持ってくるのか、なども簡単な四角や三角で表現しながら書き込みます（実際のデータを書き込む必要はありません）。そういったブランク資料を作成していきます。
実はこのブランク資料ができ上ったら、残りの作業量が大まかにわかるのです。
何を作るのか、を考えるのが一番時間がかかります。それなのに、何を作るのかを明確にしないまま詳細部分に手をかけていると、結局企画書や提案書に「ブレ」が生じてきます。言うなれば何が言いたいのかがわからないものとなるのです。ブランク資料を作ることで何を作るのかがはっきり見えてきます。それをレビューしてもらって上司のGOサインが出たら、あとは作りこむだけです。日に日に作りこむスライドが増えていくのが目に見えてくるので、毎日達成感を感じることができます。
このスライドを作りこんだら今日の仕事は終了！！！
毎日仕事が終了することの快適なこと！達成感は半端ないです。今作っているスライドは事前にレビューを受けているので、突発的にスライドが追加されることもありません。精神的に何と楽なことか！
企画書や提案書などの資料作成の仕事は、実はゴールがありません。仕事が完成することはおそらく永遠に来ないと言っても過言ではないと思っています。それはなぜか。作りこめば作りこむほど、もっと良いものを思いついて、それを書かずにはいられなくなるからです。ゴールがないということはどういうことか。それは、仕事が終わらない、ということです。
仕事は終わらせましょう。毎日、達成感を感じた状態で仕事を終えて帰宅しましょう。そのためにもブランク資料を作って、ゴールを作るのです。最初に作ったブランク資料より多くのスライドを作成する必要はありません。最初に決めた内容だけに集中して作成すれば良いのです。そうすれば、仕事が終わります。
ただ、できたブランク資料の一枚を作りこむのに時間がかかって・・・という問題が発生したらどうすれば良いのでしょうか。これについては、また明日。
ちゃぶ台返しになる最大の要因
ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
この話をするきっかけとなったのは、
テレビで取材を受けた人が「企画書とかを書いて上司に見せても『こんなの企画書じゃない』って否定されて落ち込むじゃないですか」と言っていたことです。部下からすると、「上司から頼まれた企画書や提案書を作って提出したら、こんなのダメ！って、一からやり直しでやっていられないよなぁ、こんな仕事・・・」という感じです。私はこれを「ちゃぶ台返し」と呼んでます。よくコントとかであるように、一家団欒の夕食途中のテーブルをお父さんが怒ってひっくり返して全部ひっくり返すイメージです。
ちゃぶ台返しの最大の要因は何でしょうか？
それは、上司がイメージする企画書や提案書と部下がイメージする企画書や提案書が全く異なっていることから発生するのです。
人は話をする時、話す内容をイメージして話します。これがきちんと相手に伝わっているものだと思って話をしているのですが、実は半分も伝わっていなかったというのは良くある話です。
上司は自分のイメージで話をしているのですが、聞いている部下は部下自身のイメージで聞いています。なので、全く異なったイメージで仕事をしてしまうのです。
それを打開するためには、上司から企画書や提案書の作成の依頼を受けたら、まずイメージを合わせるという作業が一番肝要です。そのために受けた直後にレビューを受けるのです（直後といっても数時間から2日程度後です）。
この時何をレビューするのか、というと、ブランク資料です。ブランク資料を作ってレビューを受けておく、これが防ぐ手段です。
ブランク資料とは、目次や項目名、提示するグラフや表の名前、採用した資料名などを記入した資料です。詳細な文章や手の込んだ図解などは書いていないのですが、企画書や提案書の大まかな流れやコンセプトがわかるレベルの資料です。こういったものを作成して、上司が依頼した企画書や提案書と大きなずれがないかどうかを確認します。こうすることで、上司のイメージと部下のイメージを合わせて、最終的なレビューでちゃぶ台返しをされないように手を打っておくのです。
この作業を抜くと、締切間近のレビュー日で、「こんなのを依頼した覚えはない！」とちゃぶ台返しをされてしまいます。そうなってしまったら、レビュー後の修正時間だけでは作成は間に合いません。結局、夜遅くまでの残業となってしまいます。
そして、ブランク資料を作成することのメリットがもう一つあります。
それは、また明日。
5月19日(本日！)にセミナーをします。まだ、人数に少し余裕があります。FacebookのイベントページもしくはFAX・メールでお申込みください。
