タスク完了が締切日になる！
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、ひたすら思い出したものをリスト内に記述していく、それがタスクを忘れないため、忘れて仕事に集中しても大丈夫にするため、と話しました。今日は、そのタスクリストを使えるToDoリストに変換するやり方についてお話します。
まず、最初にタスクリストの中の粒度が大きいものを細かいタスクに分解します。商品○○を仕入れる、というタスクがあるとします。初めてそのタスクを行うのであれば、商品〇〇の在庫を調査する、仕入れ先をから見積もりをもらう、仕入れ先に発注する方法を確認する、発注する、納期の確認をするといったタスクがあります。
それらのタスクをタスクリストの中に追加で書き込んでいきます。
また、いつもの慣れた作業であるならば、タスクは分解しなくても大丈夫でしょう。ある程度のカタマリのままでも作業の所要時間を把握できます。
要は、その人、その時点において、必要な状態にタスクを分解するということです。
タスクを分解する基準は、今の状態ですぐにそのタスクに取りかかれるか否かです。取りかかれるのであれば、そのまま。取りかかれないと感じたら、取りかかれるまで分解する必要があります。
タスクリストを見て、すぐにこうすれば良いという手順が思い浮かぶ、というところまで分解することが重要です。頭に浮かぶ細かい手順までタスクリストに書く必要はありません。
こうすることで、そのタスクを行うための最初の一歩がわかりました。では、次に、そのタスクをいつから行い始めるのかを考えます。
タスクにはそれを行う期間があります。一日のものもあれば、数日かかるものもあります。一瞬（数分）で完了するものもあります。
そして、それを行うタイミングも必要です。
商品を仕入れる、というタスクでも、まだ在庫が考えていた以上に残っている、という状態であれば、仕入れはもう少し先の話になるでしょう。もし、来週月曜日から三日間セールをする、ということであれば、途中で商品がなくなるかもしれません。そうであれば、発注を急いだ方が良いかもしれません。
仕入れの発注というタイミングを考えると、この日に発注する、という「この日」が決定します。
こういった時間（期間、タイミング）をカレンダーの中に書き込んでいく作業が次のステップです。
さて、カレンダーの中に書き込んでいくようになって、困るのは複数日かかるタスクです。
そのタスクがどれくらいかかるのか、それがわかるにはある程度そのタスクを経験したことがある方です。全くの未経験だったらタスクの所要時間はわかりません。なので、未経験のタスクだったら、まずこれくらいかな、という見当をつけて時間を割り振ります。その後、必ず検証して正確な時間を把握することが必要です。
そして、そのタスクを完了させるのに必要な時間分だけ、カレンダーに棒線や矢印記号を使って書き込んでいきます。〇日～●日の間に→を引く、みたいな感じです。
一日の時間内に複数の作業をしている人でない限り、ToDoリストはそこまで本格的なものではなく、カレンダーの余白に「商品○○を発注」と書き込むだけで十分でしょう。ですが、もう少しする仕事の数が多く、時間単位で仕事をしている、という人であれば、これだけでは不十分です。
私の場合、これらを週間カレンダーの中に書き込んでいきます。正確にお話すれば、バーティカル式のウィークリーの手帳に書き込んでいくのです。
手帳のところでも少しお話ししましたが、私は一週間の予定をバーティカル式のウィークリーに書き込んでいます。
予定は、例えばセミナーをする時間、研修の打ち合わせの予定、といったお客様が存在する予定と歯医者に行く、といったプライベートの予定のことを指します。それが、時間単位で把握できるように最初はバーティカル式の手帳に書き込んでいました。
ところが、そうしていると予定のない時間に、予定を入れてしまうことになります。
予定を入れるのは予定のない時間に入れるのが至極普通です。通常予定のない時間には一般的な作業の時間になっているはずです。例えば、請求書を作成したり、セミナーの資料を作ったりします。そういった時間に充てるのが普通なのですが、こんな作業でも締切日がある場合があります。
請求書だって月末締め月末請求（つまり、その月の仕事を末日で一旦まとめて月末に請求書を作る）の場合は、月末が締切日ですよね。個人事業主だって大企業だって、そういった決まりを決めたのであれば、こういった作業にも締切日は存在します。
そんな作業をする時間を確保する必要が必ずあります。でも、通常の予定だけしか記入しない手帳であれば、作業をする時間帯に会議を入れてしまうのです。では、この作業はいつするのでしょうか？
なので、私はバーティカル式のウィークリーに、必ずしなければならない作業も書き込むようにしています。この時間帯には○○をする、といった風にです。
ただ、お客様によっては、この時間帯しか空いてない、という場合も考えられるので、どうしても外せない予定はピンクで囲み、こういった作業はオレンジ色で囲むなど、色分けをしています。どうしても都合がつかない場合は、オレンジの中から予定を入れます。（もちろん、最初は外してもらいますが・・・）
このオレンジの枠線をタスクを完了させるための所要時間分だけ囲むのです。
わたしの手帳はこんな感じ(^^)
そうすることで、いつどれくらいの時間を使ってこのタスクをするのか、が一目でわかるようになります。こうすることで、ToDoリストが完成に近づきます。
更に、今度はタスクの中では一瞬で完了するものも多く存在します。○○さんに連絡メールを打つとか××セミナーを申し込むとかいったタスクです。これは締切日が存在します。なので、その締切日までの時間的余裕のある日にタスクを書き込みます。その日にするタスクにするのです。
これで、ToDoリストが完成です。
後はこれに沿って作業を行っていくだけです。
最初は面倒と思われるかもしれませんが、作業が締切日前に終わるようになってくると、気持ちに余裕ができますし、仕事が楽しくなると思います。
仕事を楽しいと思っている人は仕事に対して能動的な行動を取っている人だと聞いたことがあります。仕事に追われるより仕事を追いかけている人ですね。
明日は、もっと発展させたToDoリストについてお話します。
それでは、また明日。
