Ugrade 人材育成の道すがら

人材育成の道すがら、考えたこと・気づいたことを書き綴ります

締切日を意識する

ユーグレードの安部です。研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。

 

今週は効率的な仕事の終わらせ方の話をしています。

 

企画書や提案書、研修やセミナーのテキストを作成する時は、当然、締切日というものがあります。締切日を意識するって当たり前じゃん、と思うでしょう。でも、たまに、こういった業務を依頼された時、「締切日を聞いてない」「締切日を聞き忘れた」という人がいます。

 

まず、業務を依頼されたら「締切日」を聞きましょう。相手が言わなくも必ず質問します。

 

で、たいがい、一週間から二週間程度の期間が与えられます。受けたあなたはこう思います。「なんだ、まだ先のことじゃん」と。

 

ここがまず失敗の原因です。「締切日」がどんなものなのか、必ず確認しましょう。

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というのは、企画書や提案書などは提出日があります。これは社外(通常、お客様)へ提出する日です。もしくは社内(通常、社長を含む経営陣)へ提出する日です。上司があなたに言う「締切日」はこの「提出日」である場合があります。つまり、締切日には提出できる形態になっておかなければならないのです。

 

そして、あなたが作成しようとする企画書や提案書は、あなたからではなく上司から提出されるということです(あなた自身から提出という場合もあるでしょうけれど、そういう場合でも上司や他の関係者が存在すると思います)。

 

提出する時、提出者である上司、一緒に提出する場にいる他の関係者は、まったく企画書や提案書の内容を知らないままで良いわけがなく、やはり中身をチェックしておく必要があります。その中身をいつ確認するのでしょうか? 当然提出日より前です。

 

この時間をあなたは考えていますか?

 

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締切日が提出日であったら、せめて前日までには上司や関係者に提出するようにしましょう。提出時間が朝一番だったら、前日の昼くらいまでに提出しましょう。あなたの正確な締切日は上司が言った締切日の前日なのです。この正確な締切日を意識するようにしましょう。

 

明日は、作成する時に欠かせないレビューについて話します。

  

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