タスク管理のキモ
ビジネストレーナーの安部です。ユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
今週はタスク管理についてお話します。
6月も半ばを過ぎてくると、4月から開始されたプロジェクトが本格稼働し始めるころです。忙しさも徐々にヒートアップしてくる頃だと思います。
そろそろタスク管理が必要になってくる時期ではないでしょうか。やらなければいけないことが増えてくるばかりで、なかなか仕事が終わらない・・・そんな日ばかりになってきます。
以前、このブログにチラリと書きましたが、私は超がつくほど多忙な一時期がありました。
このタスクの量をどうやったらうまく捌くことができるのか、ということばかりを考えてました。
ネットで調べたり本で読んだりして、これは！と思うタスク管理のやり方を見つけたら即実行してみました。
でも、結局、準備が大変だったり、自分の業務にあわないと思ったりで、ひとつとして完璧に自分のものになったタスク管理はありませんでした。
それから、10年余。。。今は、会社という組織から抜け、ひとりで仕事をしています。
ある程度はタスク管理の考え方を理解できるようになり、何とかお客さまに迷惑をかけない程度に進化したと思っています。
読んでくださっている皆さんの何かの参考になれば、と思ってタスク管理の話をします。
タスク管理のキモって何だと思いますか？
私は、
- タスクの性質を知る
- 自分の状態を知る
の二つだと考えています。
「彼を知り己を知れば百戦殆うからず」
です。
タスクの性質って、思いもよらなかったのですが、確かに存在するようです。
- すぐに完了するタスクがある
- 逆に一日で完了しないタスクがある
- 「～待ち」というタスクがある
- 緊急トラブルのタスクは管理しにくい
例えば、後輩からの問い合わせメールに対する返信。
○○で良いですか？ と聞かれたら、OKかNGかの返信をするだけです。
所要時間は数分もかかりません。
そうかと思えば、お客さまへの提案資料のように丸一日かかっても完了しないタスクもあります。
他にも、後輩からの返信待ち、というタスク。返信があったら××をする、という条件つきのタスクです。後輩であれば催促もしやすいですが、上司やお客さまの場合は、待つしかないことの方が多くなります。
また、突然降って湧いたようなタスクも存在します。
お客さまからのクレーム、システムの停止、パソコンの故障、事故、メンバーのインフルエンザ・・・これらのタスクにも対応せざるを得ません。
そして、私自身にも毎日同じ状態ではなく、タスク処理がスムーズに進む時と進まない時があります。同じ一日でも調子が良い時と悪い時があります。
つまり、自分のタスク処理のクセやタスク自身にも性質があって、それがかみ合った時は完了するが、かみ合わない時は当然完了しない、ということ。
そこで、私は、タスクの性質について考えてみました。
タスクの性質には、
- 完了するまでの時間（作業時間）
- 作業の難易度（前例や手順書がある・ない）
- 作業への関り度（作業者かチェック者か）
- 成果物の明確さ（ゴールが明確か不明確か）
- やっかいな化け物（てぇへんだ～！とやってくるタスク）
という基準で分類できるのでは、と考えています。
（これはあくまで私が考えた基準です）
今週と来週は、タスクの性質について、話をしていこうと考えています。
明日は、1．完了するまでの時間（作業時間）についてです。ToDoリストの書き方も含めて話していければ、と考えています。
それでは、また明日。
