集中するためのタスクリスト
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
個人のタスク管理についてお話します。今週、このテーマにしたきっかけがあります。それは、学生と話している時のこと、学生同士のこんなセリフを耳にしたのです。「このプロジェクト、できるかなぁ（不安そうに・・・）」「大丈夫だよ、夏休みに○○と××をすれば」
うんうん、確かに夏休みに〇〇と××をすればきっとうまく行くよね。でも、〇〇と××をするには相当な時間がかかるよ。夏休みを寝ずに一生懸命それだけをするのであればできるだろうけど、バイトとか他の科目の課題とかが犠牲になるけど、それで良いのぉ？
という私の心の声。実際に言ったら、希望に満ちた瞳がショボーンとなるのが必定だったので、つい言わないままに来てしまった・・・言った方がよかったかしら・・・という後悔をするくらいなら、学生はこのブログを読んでいないだろうけど、書いてみようと思ったのがきっかけです。
何かをしなければならなくなった時、まずやること。それはタスクリストを作ることです。タスクリストにやらなければならないことを書き出していきます。
フォーマットはどんなネット上にあるもので構わないと思いますし、Excelのセルに入力していっても構わないと思います。
ただ、タスクリストには余計なことを考えなくても済むような単純な表に作っておくことが大事だと私は思います。
私が使用しているのはネット上で見つけたフリーのタスクリストです。それには以下の項目があります。
- 記述日
- 締切日
- 完了日
- 依頼者/依頼日
- プロジェクト名
- タスク内容
全部記入する必要はありませんが、最低限これくらいの項目があると良いと思っています。
記述日はそのタスクを書き入れた日です。そして、そのタスクを完了させなければならない日を記入します。それからプロジェクト名とタスク内容を記述します。
その他に、タスクが完了/未完了の区別をつけるために、完了すれば完了日もしくはチェックマークを記入します。
依頼者/依頼日は、そのタスクを他の人に依頼した場合に使用します。誰にいつ依頼したのかがわかるように記述するのです。依頼した後は放っておくのではなく、タスクが完了するまでチェックをする必要があります。チェックは頻繁にする必要はないのですが、数日経ったからそろそろ確認してみるか、というような場合に利用するのです。
タスクは思いついたらこのリストに追加で書き入れていきます。実は全部のタスクを一度に思いつくのは難しいのです。何かをしている時に「あ、あれを忘れていた」と思い出すことは良くあることです。ですから、タスクリストはいつでも更新できるように、そしてシンプルな表の方が余計なことを考えずにタスクを書き込むことだけに集中できるので良いわけです。
タスクリストを書き出すと一番何が良いのか、ということは、タスクのことを常に考えておく必要がない、ということです。
え、そんなこと？と思われるかもしれません。
でも、想像してみてください。
今、集中して仕事をしています。その仕事は明日の夕方までに提出しなければならないので、時間がなく、集中しなければ間に合いません。また、都合よく集中できているので、このまま完成まで集中し続けて期限に間に合わせたいと考えています。
そんな時にふと明日の夜までにしなければならないことを思い出したとします。
こちらも時間がありません。でも、すること自体はそこまで難しいものではなく、今行っている仕事を完了させてからでも十分間に合います。ただ、忘れてしまってはいけません。
後から思いついたその仕事を忘れないようにしながら、今している仕事に集中しようとして、さあ、どうでしょうか。仕事に集中できますか？
「忘れないように」と思っていると、集中すると忘れそうという気持ちが沸き起こって、集中できなくなってしまいます。
そこで助けるのが、タスクリストです。
こういった時に書き出しておく。そして、書き出したものを後で見るようにする、という習慣が身についていれば、安心して忘れることができます。
タスクリストを作る大きな目的はタスクそのものを忘れても良い状態にするということです。忘れても良い状態、つまり、多少忘れても大丈夫、という安心感を自分に与えて、今目の前にある仕事に集中させる環境に身を置く、それがタスクリストの目的の一つです。
そのために、一日一回はタスクリストを見直す時間を設けておいてください。それは終業のちょっと前とか始業直後とか、ほんの10分程度で大丈夫です。また、タスクリストは、深く考えずに思いついたら記入する、といったスタンスで大丈夫です。先週、作業の分解の時にお話ししたように粒度は考えません。大きなカタマリのタスクであっても大丈夫なのです。
重要なのは「思い出したら記述する」、「タスクを指示されたら記述する」、というスタンスです。
こうやってタスクリストが完成します。これはタスク管理の考え方での有名なGTDで言うところのInboxです。タスクリストが完成したら、今度はそれをToDoリストに変換します。タスクとToDoのリストの違いは、「何をするか」に「いつ」の要素が加わります。
そこで、締切日の意味について。一瞬で終わるタスクなら締切日にやっても良いですが、数日かかるタスクだったら、締切日と開始日が同じだったら困ります。
先ほど粒度は考えずに、というお話をしました。なので、大きな粒度、ちょうど大きな石のカタマリのようなタスクが書かれている場合があります。それを1日8時間の勤務時間内に終了するようなサイズに作り替えることが必要になるのです。
そのやり方について、明日お話ししましょう。
それでは、また明日。
やることリストを作る前に
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週は会社内全体での作業管理についてお話ししました。今週はもう少し身近な話題として個人のタスク管理についてお話します。
わー、ここで何気に使っていた言葉群がごちゃごちゃしてきたので、意味をまとめたいと思います。単純に「仕事をする」という関連の言葉たちがたくさんあることに気づきました。私は今まで何気に使ってきたのですが、それではいけませんね。深く、日本海溝より深く反省。
Goo辞書及び手元にある「小学館 現代国語例解辞典」から、いくつかの言葉を調べました。手元の国語辞典は子どもが学生時代に使っていたものを借用というか取り上げてきたものなので、少し古いです。まあ、私が学生時代に使っていた時より新しいですが・・・（当たり前）。
- 作業：体や頭を働かせて仕事をすること。特に、一定の目的と計画のもとに、身体または知能を使ってする仕事。
- 仕事：働くこと。特にそれによって生計を立てていくための職。職業。業務。何かを作り出す、または、成し遂げるための行動。生計を立てる手段として従事する事柄。職業。
- タスク：課せられた仕事。職務。
- ToDo：するべきこと。しなければならないこと。
- プロジェクト：研究や事業などの開発計画。
ただ、どうしてもIT系の考え方が私の中で混じってしまっているので、タスクやプロジェクトはこのまま使えません。タスクというのはコンピュータでする仕事の最小単位というイメージが強く、プロジェクトは期間と目的が定められた状態で製品やサービスを提供する仕事、というイメージが強くあります。
なので、こんな感じでしょうか。
仕事（＞プロジェクト）＞作業＞タスク＝（ほぼ同義）＝ToDo
仕事はお金（儲け）に直結する仕事。一番大きなくくり、と考えています。何事も儲けなくしては生きていけませんからね。生きていくためには必要な仕事です。また、それだけではなく、能動的な業務も仕事と言っています。自分でやると決めたことですね。
プロジェクトをかっこの中に入れているのは、プロジェクト型のお仕事をされていない方もいらっしゃるからです。毎日、毎月単位のお仕事をされている方です。私はどうしてもプロジェクト型なので、この場所にプロジェクトを入れました。
作業は仕事（もしくはプロジェクト）をさらに分解したもの。仕事はどうしても大きな分類になってしまいます。例えば販売のお仕事。お客様に商品を売る仕事ですが、その中に仕入れ作業、ディスプレイ作業、接客の作業などがあります。
タスクは作業をさらに分解したもの。
先ほどの例の中の「仕入れ作業」には在庫管理や発注管理が必要です。在庫がなくなったから商品を発注では売るものがなくなり困りますので、在庫が△△日に底をつきそうだ、発注してから納品されるまでには○○日かかるから、逆算して××には発注しないと・・・と考えることが発注管理ですね。
つまり、仕入れ作業にはたくさんのタスクが発生します。在庫を調べる、お客様がその商品を買う頻度や売れ行き具合の調査などです。
そして、ToDo。タスクとToDoを私はほぼ同義で使っていたのですが、微妙に違うなぁ、と感じ始めました。タスクはやるべきことです。ToDoもやるべきことなのですが、時間軸がその中にある気がします。いつやるべきなのか、ということですね。「はがきを出す」というタスクと「今日はがきを出す」というToDoです。
ネットには逆のイメージの記述もありましたが、私はこう定義しています。
先週の社内での作業管理は、仕事の下の作業を管理しようというお話でした。今週からの個人の作業管理は、もう少し細かな話になります。
実は今までが前座でした。長いっ！＜自己突っ込み
個人といっても経営者を対象としていませんので、仕事より大きなものについては今回は対象にしておりません。予定では10月中旬以降に取り上げたいと計画表に記載しております。ただ、気ままなブログなので、確証はございません。もし、期待されて（そういう危篤な方がいらっしゃれば本当に嬉しいのですが）違うじゃないか、ということになりましたら、ごめんなさい。
自分でも作業やタスクの意味について、深く考えずに使っていましたし、ToDoリスト、タスクリストはほぼ同義に使っていたこともあり、改めて勉強させられました。
先日、家人と一緒にテレビを見ていた時、テレビの「ToDoリストは皆さん作られていますよね」という言葉に、家人が「ToDoリストって何？」と言いました。半世紀以上生きてきた人がToDoリストを知らないということに私はショックを受けました。
家人はまじめな仕事一筋のサラリーマンです。ToDoリストすら作ったことがなかった、というかその存在すら知らなかったことにかなり驚きでした。タイトルのやることリストはToDoリストのイメージで使っています。何しろToDoリストを知らない人がいるから、やることリストの方がわかる人が多いんじゃないかと思いまして・・・・
と言っているうちに字数が予定に達してしまいました。明日はやることリストを作るについてお話します。
それでは、また明日。
作業効率化の前の三つの怪物
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
作業の効率化をした方が良いと考える人は多くても、それに立ちはだかる課題があります。今日はそれらの課題についてお話します。
今までこれで問題なくやってこれた
「作業の効率化？ やって楽になるんだったら協力するよ」と言っておきながら、「では、この作業は今後こうやってください」という場面になったら突然出現する怪物がいます。「今まで何の問題もなかったのに、やり方を変えるのか？」という怪物。
作業の効率化を進めようとすると、こういった反発は必ずと言っていいほど発生します。私も反発した経験があります（汗）。
やっとなじんだ作業方法を変えるのは心情的に抵抗があります。変わらない方が楽だから。人間は楽な方向に流れるようにできているものです。
でも、作業の効率化の目的は何なのか、これを常に見直して、必ず今より楽になる、ということがわかっていれば、推し進めていく強さが必要です。きっと最初は抵抗していた人たちも新しいやり方に慣れてくれば、何ごともなかったように作業を行ってくれるようになります。ちょっとだけ抵抗に対して毅然と我慢するのが良いのです。
この作業は俺でなくっちゃダメなんだ
この怪物が一番厄介です。いわゆる仕事が属人化している状態ということです。
良くあるパターンとしては職人技があります。この作業はこの人でなければならない、この人がすることで製品の価値が上がる、といったことです。
それがその製品の売りであれば、それはそれで仕方がないことです。その分、その製品は大量生産ではなく匠が作る製品として、それなりの価格をつけ納品日に余裕を持たせる必要があります。
でも、そうでないのに属人化した作業がある、というのは問題です。
それは属人化した方が良い製品やサービスなのか、判断した後、誰でもできるようにすべきであるなら、徹底したマニュアル化を行うべきです。
例えばエステサロンの場合。エステティシャンの中で一人だけ飛びぬけた技術力を持った人がいた場合、お客様からその人の指名が多く入ることになります。
指名を受けるか受けないかをまず決める必要があります。
受けるのであれば指名料を取る、予約制にする、など のやり方を持ち込みます。
受けないのであれば、不満やクレームを覚悟しながら、急ぎ他の方の技術力向上を図る必要があります。逆に飛びぬけた方は現場から管理側に入ってもらうという手もありでしょう。トレーナーとして部下を育ててもらうのです。その時は徹底的にその方の技術をマニュアル化します。
技術で差がつく属人化しやすい職種の場合は、技術料として高価にするか、現場を一般的な技術力にしてしまうかでしょう。後者の場合に必要となるのがマニュアルです。
マニュアルを嫌う人もいますが、特殊でない作業はマニュアル化して誰でも同様の品質を提供できるようにすることが重要です。まず、誰でもマニュアル化されたことができるようになって、次のステップでおもてなし等が行われると思うからです。
属人化すべきではないのに属人化している場合、弊害が生じてきます。
- 弊害その１：その人がいないと作業が進まない
- 弊害その２：他の人はその作業ができなくなる（人材が育成されない）
- 弊害その３：その人が退職や病気欠勤になると途端に作業がストップする
下手をすると永遠に作業ができなくなる
会社の仕事が永遠にできなくなるというのはあり得ない話です。会社を法人化している理由は永遠に続けるためです。逆行していることになります。
ただ、属人化している人に対してマニュアル化したい旨を話すと自分の仕事を取られそうに思ってしまう傾向があります。そんな時はマニュアル化することのメリット（特にその方にとってのメリット）を十分に説明する必要があります。
繰り返してお話ししていますが、職人技が売りの商品やサービスであれば属人化である方が良いです。そうでなければ必ず弊害が生じてくるのですから、デメリットが多くなります。
そして、マニュアル化にはその職人技を持つ方の協力が欠かせません。その方の技術力をできる限りマニュアル化するのが一番良いのですから。
ただ、自分の仕事を取られると心配してマニュアル化に反対する人も時にいます。こうした場合は、更に発展した仕事に従事することでその力を発揮してほしい・・・といった前向きな説明をすることが重要です。
作業の効率化をやっている途中でうやむやに・・・
作業の効率化をやっている途中で、通常の業務が忙しくて、つい、うやむやになってしまい、元の木阿弥、という怪物も存在します。これに対応する対策としては、「変更管理」という手法を使います。
IT業界では一部が実施している管理手法です。
変更対象の作業、変更点、変更する作業計画、関係者、変更したことをチェックする基準点、変更スケジュール表などを事前に準備しておくのです。そしてできれば、この作業効率化に伴う関係者（経営者も含む）の会議を定期的に行うことで、うやむやになってしまうのを防ぐことができます。
そこで様々な課題が発生すれば、それをその会議内で解決策を練り、実施していくように行っていきます。
状況の進捗報告を行うことで、今の状況を関係者が知ることができます。そして担当者が通常業務で忙しい場合は、代替要員を準備するなどの対策を講じたり、担当者の通常業務そのものを他の人に担当させたりすることで、作業の効率化の業務そのものを実施し続けられるようにするのです。
そして、変更管理の最終地点は、変更が完了したということを皆が承認するところです。
最初にお話しした通り、作業の効率化をするぞ！と考えたとしても、それはとても時間がかかる、そしてたくさんの人が関係する大変な作業です。組織内の一人でできる内容ではありません。だからこそ、組織をあげて取り組む姿勢が大切だと、私は考えています。
そして、この面倒な作業の効率化という作業自体を成功させたら、やはり承認をしてあげることが組織全体のモチベーションを保つのに必要なことだと考えています。
作業の効率化、言うのは簡単ですが行うのは大変難しいものです。でも、それを行うことができれば、そこに新たなイノベーションを生む可能性を秘めています。イノベーションは全く新しく突然生まれることはありません。今までのことを少し変革することで、アイディアは生まれ、それが会社の新しい流れとなっていくのです。
残業を減らすだけでは、本当の改革にはならないと私は考えています。だからこそ、自分たちの作業を一つ一つ見直して、自分たちで改革していくことが、その組織の次のステップへの道なのです。
来週は、個人の作業の管理（タスク管理）についてお話します。
それでは、また来週。
分解したタスクを分類する
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、作業を分解することについてお話ししました。今日は、分解された作業を効率化するために組み立てる作業についてお話します。
火曜日にお話ししたように作業には優先順位というものがあります。とりあえず目の前の作業を片っ端からやっつける・・・というのではなく、する順序というのがあるのです。その順番を決める作業が今日お話しする内容です。
分解した作業を今度は分類していくことをします。ちょうど私が料理の作業で、火を使う作業かそうでない作業かに分類したように、作業を分類し、それぞれどのようにするのか、対策を考えていきます。
火曜日に「重要ではなくかつ緊急でないもの」は「しない」という方向性もある、とお話ししました。効率化を進めるのであれば、それも考える範囲内にあると思います。断捨離で、ものを片付けるにはまず捨てると良く言われているように、要らない作業は「しない」ということが重要だと思います。
ただ、いきなり「しない」のは問題があると思います。しなくても困らないように他のもっと簡単な手段で代替する、他のシステムに統合する、などの方法をとることで、「しない」ようにすることが肝心です。
しない作業かどうかの判断は、新入社員など社内の業務の全体がわからない人には難しいと思いますが、ある程度の職歴がある人であれば十分判断がつくでしょう。全社挙げての作業の効率化であれば、こういった判断ができる人をあらかじめ選出しておくと良いでしょう。
緊急コール対応は大変だ！
そして、何をさておいても最初にしなければならない作業は、「重要かつ緊急の」作業です。この作業は「しない」ということではなく、いかに緊急度を下げるようにするか、です。
締め切りを忘れていて「重要かつ緊急の」作業になってしまったのであれば、締め切りを忘れないようにするように対策を講じること、ということです。
お客様から緊急の問合せが発生するような場合は、緊急の問合せが発生しないように普段から対策を打っておく、ということです。
緊急度を下げることによって、それは「重要だが緊急でないもの」となります。そうなると、計画に沿って作業を行うことができるようになり、作業の手順もわかりやすくなり、作業者の育成も余裕を持ってできるようになります。
「重要ではないが緊急の」作業においても同様です。緊急度を下げることが第一優先です。重要ではないので「しない」ということも視野の範疇に入れながら、できる限りなくしていく方向性にするのです。
例えば、担当者を変更するといったことも含めてです。
その人でなければならない、という場面があったとしても、他の人でもできないかと考える。また、IT化して作業自体をなくしてしまえないか、IT化するほどお金をかけられないということであれば作業自体を完全マニュアル化してシステマチックに誰でも簡単にできるようにする、といった方策を講じることができます。
例えば、書類はフォーマットを作成して、それを埋めていけば完成するようにする、などです。議事録などはフォーマットに会議中の文言を打ち込んでいけば良いようにすれば、誰でも作成ができるようになります。
また、この作業自体の総数を減らす、という工夫も効果的だと考えています。いうなれば「まとめてする」という方法です。個別な注文をされるお客様にセット売りをするとお得ですよ、といったセット価格を提案するなどで作業数を減らすことができると効率的です。
そして、最後に残った「重要だが緊急でない」作業が一番厄介です。
作業の効率化をする作業そのものがこの作業に分類されます。
作業の効率化をすること自体は誰も反対しない重要なことだけど、ヒマな時にしたいなぁ～と考えている方は多いのではないでしょうか。こう考えてしまうこの作業こそ「重要だが緊急ではない」作業になるのです。
実は、この部分に大切な作業がたくさんあるのです。
儲けに直接つながる作業は「重要かつ緊急の」作業です。でも、長期的な儲けの仕組みを作る作業だったり、細かなコスト削減のための無駄の洗い出し作業など必要なんだけどいつかやる・・・的な作業は、目先の儲け話に目が行ってしまうと後回しになります。
組織で仕事をしている会社員であれば、あまりこの部分の作業に意識が行かないこともあるでしょう。特に新入社員のような若手社員は全く意識できていないかもしれません。ですが、管理職から上になってくると、作業のほとんどがこの部分になるべきなのです。
ところが、実際には違う場合が多いのが実情です。プレーイングマネージャという言葉が流行ってから、目先の儲けも大事になっており、管理職であっても儲けることをしなければならない、という状況であれば、なかなか時間をとってゆっくり考えることができません。
組織で仕事をしていない個人事業主や小規模企業では、駆動輪のように働きながらステアリングで方向性も決めていく、という働き方をしなければなりません。
このように管理職や小規模企業、個人事業主は作業を効率化しないと働きすぎになってしまうのです。
対策を講じる時に必要なチェックポイントは
- するべきか、しないようにするべきか
- 人間がするか、IT化するか
- 誰がするか（店長がするのか、バイト学生がするのか・・・といったこと）
- いつするのか（緊急度を下げると計画的にできるようになる）
といった観点で作業をどのようにするのかを考えていきます。
明日は作業の効率化に伴う課題についてお話します。
それでは、また明日。
細かく分解する
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
作業の効率化を図る上で作業の見直しをするという話を今週はしています。昨日は作業の見直しをするために作業の洗い出しをすることについてお話ししました。今日は洗い出した作業を分解することについてお話します。
昨日も少しふれましたが「○○の対応」という作業を出した場合は、更に細かく作業項目を出すようにする必要があります。作業はできれば細かく洗い出していくのです。
ただ、細かいといっても細か過ぎるのはNGです。例えば、右手を伸ばす、机の上の筆箱を取り上げる、その中の消しゴムを出す・・・といった分解は今回はなしにします。消しゴムを取るロボットのプログラム作成の場合は必要ですが・・・（苦笑）
昔、自宅にお客様をお迎えして夕食を提供する、ということがありました。作業者は私一人。少々かしこまった料理を作る必要があったので、どのように作業を行うべきか、と考えました。
まず、メニューを考えます。そのメニューができたら、作業計画を立てました。
作業計画にはメニューごとの作業を洗い出すところから始めました。というのはメニューによっては火を使うもの、火を使わないものがあるからです。そこで、コンロにA、Bという名前をつけ、Aコンロで炒め物を作っている最中に空いているBコンロでは揚げ物をする、というような計画表です。
煮物など人が目を離しても大丈夫なメニューを作っている時は、私は流し台のところで野菜を切る作業などを行うことができます。焼き物や炒め物ではコンロのそばから離れられません。また、刺身の盛り合わせなど自分ではせずにお店に依頼するメニューもあります。
そういった風に考えていけば、いくつかのメニューを時間内に作業し終えることができるといった計画表を作成したのです。
料理に慣れている方はここまでしなくても大丈夫なのでしょうけれど、不慣れな（汗）私はこうしないと作業ができず、お客様をお待たせしてしまうことになります。
また、メニューを作る順番を考える必要があります。熱いままお出しする方が良いもの、ある程度冷めても大丈夫なもの。汁物など温め直しができるものであれば、一番先に作っておくのもありです。
こういった作業のために、洗い出した作業項目は数十に上ります。それは、野菜□□を切る、△△肉を炒める、といった具合です。そうすることで、この時間帯にコンロA、この時間帯に流し場で・・・と作業を割り振ることができるのです。
要は割り振ることができる単位で作業を分解することになります。
作業の効率化のための作業の分解もこの程度に分解することです。
作業を大まかにしてしまったら、なぜいけないのか。理由は三つ。
- 作業に実際に取りかかる時間を予想しづらくなる
- 作業そのものが本当にするべき作業なのかどうかの判断がつきにくくなる
- 実際に作業に入る際、どこから作業すべきかがわからなくなる
1．作業に実際に取りかかる時間が予想しづらくなる
例えばプレゼンするというような大まかな作業だけだと全体でどれくらいの時間がかかるのかがわかりにくくなります。
それでは、プレゼンの準備作業はどれくらいの時間？ と考えていくと、必要な資料やデータの収集作業となれば、2時間程度と予想がつきます。
細かく分解して一つ一つを検討した方が所要時間がわかりやすくなります。
2．作業そのものが本当にするべき作業なのかどうかの判断がつきにくくなる
特に社内向けの作業などは、しなくてはと思い込んでいるだけで、もっと簡単に終わらせることができるかもしれません。また、課長が平社員時代の時とは時代背景が異なっており、ITを利用すればもっと早くなるかもしれません。どんな作業をしているのかを見える化することで、不要な作業、もっと効率化できる作業が見えてきます。
3．実際に作業に入る際、どこから作業すべきかわからなくなる
以前のブログでもお話ししましたが、作業が大まかすぎると特に初めての作業ではどこから手をつけて良いかわからなくなります。プレゼンをすることはわかっているが、何をどう手をつければ良いのか、慣れてなければ思いつきません。
こういったことから、作業は分解することをお勧めします。
作業を分解すると膨大な作業数になる人もいれば、それほどの数にならない人もいます。職種やその作業への習熟度にも関係してきます。いくつかのプロジェクトを兼任している人や営業職の方は比較的多くなると思われます。また同じ営業職の場合でもルート営業などであれば、異なる顧客に同じ作業を行う場合もあり、作業数が少なくなるでしょう。
さまざまなことが考えられますが、作業を分解し、それを見える化することから作業の効率化が始まるところは同じです。
これらの作業を通常作業を行いながら行っていくのは、とても大変なのです。昨日お話ししたように挫折したくなるのも頷けると思います。なので、すべてをいっぺんにする、ということではなく、全作業のうち一部をまずやってみる、という方法も良いと考えています。
作業が見える化すると人に教える時にも役に立つと、人材育成をテーマにした際に以前お話ししました。実はさまざまなところで役に立つ作業の見える化なのです。
明日はこの分解して見える化した作業を並べ替えることについてお話します。
それでは、また明日。
作業の効率化に必要な覚悟
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週はテーマの予告をしないままでしたが、今週は作業の効率化についてもう少し具体的な話をしようと思います。
火曜・・・作業の効率化全体について
水曜・・・タスクの分解について
木曜・・・タスクを分類しそれぞれの対策について
金曜・・・作業の効率化に立ちはだかる壁について
今、働き方改革という言葉が流行語のように聞こえてきます。昔、ガムシャラに働いた時期、こんな言葉を聞いたらむなしく感じられたと思うのですが、今聞くと、やっぱりガムシャラに働く働き方はどこか無理があり改善すべきところがたくさんあると考えています。
働き方改革の中で最近よく聞くのが「作業の効率化」です。では、この作業の効率化って何でしょうか？ 作業を効率化するとすべてがハッピーになるのでしょうか？
作業を効率化するともちろん作業にかかる時間が短くなることが多くなります。でも、本当の意味での作業効率化はそれだけではないと思います。作業自体がなくなることもあり得るのです。
そして、忘れてほしくないのが、作業の効率化を進めていく間は、たいていの場合残業が増えることになります。通常の作業に加えて効率化のための作業が発生するのですから、当然です。まず、その覚悟をする必要があると考えています。
経営者から働き方改革だから作業の効率化を図れと言われたら、しばらくの間は残業代が発生することを覚悟する、ということです。それは何故か。だって、今までやっていた作業の「見直し」をする作業が増えるのです。
製造業の方であればQC活動という言葉をご存知の方がおられると思います。私も最初の会社の時、製造業ではなく完全なサービス業だったにも関わらずQC活動を会社全体で進めており、新入社員だった私も意味も分からず巻き込まれた経験があります。その時、QC活動で作業が増えることを体験しました。作業・業務の見直しをする時間が増えるわけですから当然です。
経営者の方もそこを覚悟して作業の見直しを言ってほしいと思います。
変えるにはエネルギーが必要です。エネルギーが必要だから、ヒトは変わりたくないと思ってしまうのです。
さて、作業の効率化です。最低でも自分がやっている作業の見直しをすることになります。
職務によってマチマチでしょう。曜日によって、日によって、お客様によってマチマチな作業量。でも、作業内容自体は把握できると思います。まず、どんな作業を行っているのかを洗い出していく、ということが最初になります。
洗い出していく場合、自分なりにわかりやすく分類しながら行うと洗い出しやすくなります。例えば、前の会社にいた時の私の場合、プロジェクトごとに作業内容を洗い出しました。また、プロジェクト以外の社内の作業も忘れずに洗い出す必要があります。社内の内容、つまり経費申請とか備品購入申請とか勤務表の記入といった、社内申請にかかる作業です。
他にも管理職になれば、部下の申請類のチェックや承認、社長や経営者からの数字要求のための資料作成などの対応などがあるかと思います。
そういった作業全体を洗い出すとなると、意外にたくさんありますし、洗い出すだけでもかなりの時間を要することがわかると思います。
ここで注意していただきたいのが、よくあるパターンで「○○に対する対応」という一言で済ませてしまうことです。作業の効率化では、この「対応」の中身が必要なわけなのです。対応のために何をしているのか、を書き出す必要があります。
とにかく、やっていることをすべて洗い出す、これが重要です。
そして、それを一望するのです。どう考えても週40時間内に収まらない作業量だな、収まる作業量なのになぜ残業が発生するのか、といった感想や疑問が浮かんでくると思います。
収まらない場合は、どうしたら収まるのかを考えます。収まっているのに残業がある場合は、どこで時間をとっているのか、一体自分は何をしているのか、を調べる必要があります。
収まらない場合。
洗い出したタスクを分類します。分類方法はいくつかありますが、著名な「７つの習慣」の「重要かつ緊急のもの」「重要だが緊急でないもの」「重要ではないが緊急のもの」「重要ではなくかつ緊急でないもの」がひとまず良いでしょう。
洗い出した作業が「重要ではなくかつ緊急ではないもの」に分類されるものがあれば、すぐさま「しない」ようにしましょう。それでもやらなければならないものであるならば、そういったシステムそのものを見直す必要があります。
他に分類されたもので、おそらく意外に少ないのが「重要だが緊急でないもの」です。ここは重要な作業なので、「しない」ではなく「する」方向にもっていきたいところです。
注目してほしいのが「重要ではないが緊急のもの」です。ここを大幅に見直すのです。
このあたりのことは木曜日にお話しします。
明日は作業を細かく分解することについてお話します。
それでは、また明日。
お題スロットに挑戦してみる～手帳～
今日はいつものブログとちょっと趣向を変えている。祝日だから。それだけが理由。いつもできるかどうかわからないけど、たまには良いかと軽い気持ち。だから超手抜き。写真もないし、推敲も手抜き・・・
お題スロットを回してみるか・・・と思ってやってみたら、全く書けない話題ばかり・・・。ああ、私の文章書きの能力なんて大したことなかったんだと嘆き悲しもうとしている時、ようやくお題「手帳」に行き当たる。
確かに先日も手帳について書いたけど、あの後の反応についても少し書ければな、と思って書くことにした。
私は最初、手帳は予定を忘れないために使っていた。その使い方をしていたのが約20年くらい。それで十分だと思っていた。
でも、それでヤバいと感じたのが、前の会社でのスケジュールダブルブッキング事件。予定としては30分程度が重なっただけだったんだけど、かなり周りから怒られた。そこで慌てて手帳を変更する。
バーティカル式は、長年愛用してきたタイプだ。
１年だけ何も考えずにレフト式に変えた時があるが、使いにくくてたまらなかった。それからずっとバーティカル式。
見開きが縦に７等分されていて、一日の時間軸が縦に印刷されているヤツ。スケジュールを書き込む際、時間軸の横に横書きできるし、一つの予定が箱になるので、一目見てどれくらいの時間を消費したのかも分かる。箱の線の色をプロジェクトごととかに分けると、プロジェクトに消費したタスク量もわかる。
ただ、個人事業主になってから書く必要に迫られたのが、事業の方針とか将来像とか少し先までの計画とか予定とか・・・
普通の市販の手帳にはそういったものがなく、いわゆるビジネス作家たちが独自に作った手帳にはそういったページが用意されている。結局、みんな手帳に求めるものが違ってきたんだなぁ・・・というのが実感。
そういった実感を元に９月の第１週の話題が手帳だった。
ビジネス作家たちの手帳は数種類あって、それを全部見直すのが時間的に余裕がなかったので、結局つい買ってしまったシステム手帳のカバーの中に入れるレフィルの自作をすることで、今使い始めている。
システム手帳のカバーってなんであんなに分厚いんでしょうねぇ。たくさん入る、というのが良い人もいるので、そういったニーズに応えているのでしょうけど、私にはカバンを重くするだけに思える。
というのが、女性のカバンの中は手帳だけではなくたくさんのものが必要だから！！
手帳、財布、スマホ、パソコンやタブレット・・・は男性でも同じだと思うけど、それに、化粧ポーチ、女性特有のポーチ（中身は月一のアレ）、QOLを高めるためのハーブティが入った水筒やお気に入りのグッズ・バックチャーム、ティッシュや裁縫道具、体臭対策グッズ、必要なお薬やサプリメント類・・・となってくると、バッグの中はパンパン。手帳が軽く薄いというのは女性にとって必須項目。
手帳について書いた後出会った方々は私の手帳に興味深々、という方が多かった。特に見せても問題のないように記述しているので、大っぴらに見せていたのですが、その書き方にも関心が行ったようだ。
まず、お客様の名前は書かないということ。
お客様とのアポやToDoリスト内のタスクに、どうしてもお客様の名前を書く必要がある。その際に、お客様の名前を３文字のアルファベットに変更して書いている。それも自分なりのルールを作っているので、ルールがわからない他人はすぐに見当がつかない、ということなのだ。
これは前の会社がやっていたので真似ただけなのだが、IT企業は結構やっているようだ。でも、これ、便利。自分だけがわかる暗号ってちょっと刺激的？
続いて、カラフルだということ。
人によっては黒一色、という方もいるようだが、私はあえてカラフルにしている。蛍光ペンで最優先タスクを囲むと、その時間帯は絶対に他のアポは入れられないことになる。他のアポはその最優先タスクの前後１時間は入れないようにすると、ダブルブッキングやあわただしさから解放されるのだ。
タスクによっては調整可能なものもあるので、それを違う色で囲む。どうしても優先したいタスクが現れたら調整するけど、それが来なければ優先順位高で取り組む、というタスクとしてルール付けしている。
プライベートの予定も色を変えて書き込む。私の体は一つなので、プライベートも仕事もする人間は一人なのだ。一緒に書き込むけど、お客様に見られても良いように、印象的に弱い色にしている。私はもっぱら緑。赤や黒、青は白地の紙に印象が強いので、あまり使われない目立たない色として緑を長年使っている。
ついでにペンはすべてフリクションボールペンかフリクション蛍光ペン。予定は未定ということで変更される。
変更になった履歴も残したい、という方もいるだけど、私には邪魔。それでなくても予定がたくさんあるのに、残っていたら邪魔なだけ。
最後に、タスクリストのInbox。
タスクを思いついた時に書き込むページ。思いついた日、締め切り日、プロジェクト名（もしくは顧客名）、タスク内容を書き込む。順番とか締め切り日とかは全く考慮せずにひたすら書き込めるページになっている。終わったものは消していくが、たまに見返さないと、消した中に残っているものがある時がある。
このタスクリストInboxは使ってみると便利。思いついたものを書く位置にこだわらずに書けるので、タスクを忘れた！ということがなくなる。とにかく思いついたら、思い出したら、ここに書き込んでおく。
そして、時間がある時に必ず見直して、プロジェクト計画書に追記したり、週間タスクに書き込んだりすることで、作業忘れをなくす。
一番最悪なのが、タスクを忘れていて、締め切り直前に思い出すこと。
焦るし、他のタスクまで影響を及ぼすし。。。で最悪になる。
だから、InboxはGTDという方式から抜き取ったものだ。これは便利。システム手帳用のフリーフォーマットがあったので、印刷して使っている。
とまあ、書いていたら、通常の文字数を超えてきたので、とりあえず今日はこの辺で。
