明日も一日24時間しかない
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
またもや当たり前なタイトルです。
ですが、一日24時間と考えていない人が多い気がします。もちろん私もです。
どういうことかと言いますと、未来の話です。
例えば、今とても仕事が忙しくて、なかなかやろうと思っていることに手が出ない、という場面を想像してください。その時、こう思います。「ああ、一週間後だったら、あれもこれもできるんだけど、今は忙しいから無理～」
実際に一週間後がヒマである方なら本当にできるでしょう。でも、意外と、その時になってみると思っていた以上に予定が入ってきて、処理をする時間に追われてしまい、一週間前にやろうと思っていたことができなかった、という経験はありませんか？
「ヒマ」の代名詞はやっぱり「ネコ」だと思う
私はいつもです。そして、できると思っていた一週間が終わったころに「今週もできなかった！」と自責の念にとらわれるのです。
多くの人が一日24時間と考えずにもっとたくさんあるように勘違いするのは「未来」です。なぜか未来を考える時、あれもこれもこの日にできるよね、と考えてしまうのです。
先日、学生の話をしました。その時、夏休みになったら〇〇と××をして～と言っていたのを、私が無理だろうと思った話です。
人はどういうわけか将来はとてもたくさんの時間があると思うようになっています。皆さんも少し考えてみてください。
一番わかりやすいのが夏休みです。学生時代でも社会人でも構いません。社会人であれば数日の夏休みが取得できたとします。
その夏休みに何をしますか？
やりたいことを書き出していきます。すると、それをやるには一年くらいかかりそうなものまで書き出してしまって、あれ？と思ったことはありませんでしょうか。
前の会社では夏休みを3日間取ることができました。それも7月から9月までの間の自由に選択することができたのです。私は9月末にそれをまとめて取ることを良くやっていました。9月末だと涼しくなっています。昼間もそこまで暑くありません。だから、一日中、本を読む、ということをやりたくて、そのような休日の取り方をしていました。
その休みのためにAmazonで本を買います。数十冊の本を買ってしまうのです。読みやすい小説であれば可能かもしれませんが、ちょっと難しい本であれば、とても読みこなすことができない量です。でも、休みの前だと読めてしまいそうな気がするのです。不思議でした。
まとまった時間が将来取れるということがわかると、何だかものすごいことができそうな気がしてきませんか？ 私が学生と話をしていて感じるのがいつもこのことです。
自由だっ！
夏休みだから、学校が、職場が休みだから、自由になる時間がたくさんできるから。そう思うからなのだと思います。
でも、その時期を過ぎた時、できていない自分に気がつき、自分のダメさ加減に嫌気がさす、ということを繰り返していた気がします。
そうではないのです。1日はやっぱり24時間しかないのです。
24時間のうち睡眠時間はどれくらいですか？ 休みだから8時間くらいは寝たいと思いますか？そうすると残りの時間は16時間です。休みだからお風呂にもゆっくりつかりたい。それは1時間くらいかかりますか？ そうすると残り時間は15時間です。
とこんな風に休日でもやること、あるいは、やりたいことをピックアップして、それを実行する時間を24時間から差し引いていくと、実際にまとまってやりたいと思う時間が思っていたより短い時間だと気づくことになります。
実際に学校や職場にかかる時間は８時間から10時間程度（通勤・通学の時間も含みます。長距離通勤の方はもう少し加算してください。）です。他に残業している人やサークル活動している人はさらに増えますが、基本的にこの程度です。
本を一冊読み上げる時間はだいたいどれくらいですか？ 一冊２時間くらいなら、４～５冊が限界ということです。
将来の時間を無限にあるように錯覚する習性があると気づいてから、来月のタスクを見直すようになりました。今月の量くらいしか来月もできないのです。だったら、これとこれはできないのだから、どういう対策を講じれば良いのか、と考えるようにしました。
また、来月のタスク量が多いので、できる限り今月にタスクを割り振って、消化しておこうと事前に動くようになりました。
私と同じように、もし、未来は無限に時間があるように思っている方がいらっしゃったらそんなことはないのだから、と冷静に来月のタスクの量の調整をしていただきたいと考えています。
その上、バッファの時間も確保しなければならないので、タスク量の調整はもっと必要なのです。特に来月は予定がたくさんあって忙しそうだ、と思うのであれば、更にタスク量は調整する必要が出てきます。突発的な予定も必ず入るものなので、余裕を持ったスケジュールにしておいた方が無難です。
個人事業主になってタスク管理を徹底しなければ、と思い始めてから、タスク管理はようやく順調になってきました。自分のタスク量はこれくらいだから、やることが多くなるのであれば、準備はこれくらいから・・・と早め早めに対策を打つことで、行動をたくさんできるようになります。
突発的に入ってきたタスクも慌てずに、この日にする、と事前に決めておくことで、それまでは忘れておくことができます。このタスクを忘れておく期間があるのが、精神的にタスク（つまり仕事）から自由になった気分にさせてくれるような気がします。
ぜひ、タスク管理をしていただけると時間から解放されると思いますよ。絶対にお勧めです。
来週は、タスク管理をする上で、どのタスクを最優先させるのか、といったことについてお話します。
それでは、また来週。
人は体を一つしか持ってない
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
めっちゃ当たり前なタイトルですが、タスクリストやToDoリストを作る際によく陥ることについて今日はお話しします。
昔、私は仕事上で使っている手帳にプライベートの予定を書き込むか否か、で悩んだ時期があります。お客様の前で手帳を開いて、次回の予定を検討している時、プライベートの予定が書き込まれているのを見られたくない、というのが一番でした。
でも、そうやっていると、どうしても困るのが子どもの予定です。
子ども達が小さい時、どうしても学校や習い事の予定があります。送り迎えや行事に参加するといった予定が入ってくるのです。
これを管理するために、昔読んだ雑誌ではプライベート用の手帳を用意する、ということでした。でも、お客様との調整時にプライベート用の手帳なんか開けません。どうしても仕事の予定が優先されると、困るのが子ども達です。
だったら、と、手帳に一元管理するようにしました。その際、お客様から見えにくい色を使うことにしたのです。それは今でも使っています。緑色です。微妙な色なので、意外と目立たないのです。
もともと赤は危険を知らせる色ですし、黒や青は白地の手帳からのコントラストが高いので、目立ちやすいものです。安全を知らせる色の緑はコントラストもそこまで高くありません。なので、昔は4色ボールペンを使っていました。最近、緑を使う量が減ってきたので（子ども達が大きくなって自分のプライベートしかなくなったため）、緑だけ別に用意して細々と使っています。
ヒトは体を一つしか持ち合わせていません。当然のことながら。
そして、ヒトに与えられた時間は一日24時間です。
そうであれば、プライベートの予定も仕事の予定と一緒に一元管理した方が良いと思います。
もしプライベートの予定を知られたくないのであれば、暗号化をお勧めします。該当する子どもの頭文字に予定の頭文字を合わせる、といったアルファベットを作り出してしまうのです。数字でも構わないと思います。暗号のルールを自分なりに作ってしまえば、他の人に知られることはありません。
私の子ども達は全員血液型が違っていたので（あ、親は一緒です、間違いなく）、血液型で誰の予定かを区別していました。
プライベートの時間は必ず確保してほしいと思います。
私は個人事業主になってから休みの日を確保するようにしました。そうでないと、24時間365日仕事漬けになってしまいそうだったからです。そこで基本的に土日は休みにしていたのですが、ブログを書くようになって、土曜日はブログの日となりました。そのため、今は不定期に休みの日を自分で設定して、休むようにしています。
ただ、休みの日といっても、必ず○○をする、というように決めているので、ぼんやりする日はほとんどありません。
ぼんやりしなかったらストレスがたまるんじゃない？と心配される方もいらっしゃると思います。ストレスの解消方法はその人その人で異なっています。私はストレス過多な日を数年間過ごしてきて体調も二度崩した経験から、自分なりのストレスを解消する方法を知っています。ぼんやりすることだけがストレス解消ではないことだけ申し上げておきますね。
そのうち、私のストレス観についてもお話しできたらと思っています。
もっとも、私の手帳をご覧になった方はお分かりかと思いますが、バーティカル式のウィークリーにびっちりとToDoリストを書き込んでいるわけではありません。ぼっかりと穴が開いた部分が週に何個かあります。
この間は何をするのか、ということです。
実は、この間はフリータイムにしています。終わらなかったタスクを完了させる時間にしたり、読書をする時間にしたりしています。いわゆるバッファです。
バッファという言葉はコンピュータ用語です。コンピュータがデータを加工して保存する時、すぐに加工結果が保存できれば良いのですが、複雑な加工の場合は一時保管場所が必要になります。その一時保管場所のことをバッファと呼んでいます。もともと緩衝という意味の英語だったので、余裕分、という意味にも使われています。
このバッファが一週間のうち数時間必要なのです。これを認識しておいていただければ、と思っています。
もし、予定通りにタスクが完了しなくても、バッファを利用してタスクを完了させるようにすることが重要です。ですからToDoリストを目いっぱいにリストアップしてしまうと、自分の首が締まってしまう可能性があるから、余裕を持つことをお勧めします。
そして、余裕を持たせることは、すなわち「できることが少なくなる」ということなのです。
これが私が今週一番お話ししたかったことです。話が長くなりそうなので、この続きは明日にします。
それでは、また明日。
タスク完了が締切日になる！
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、ひたすら思い出したものをリスト内に記述していく、それがタスクを忘れないため、忘れて仕事に集中しても大丈夫にするため、と話しました。今日は、そのタスクリストを使えるToDoリストに変換するやり方についてお話します。
まず、最初にタスクリストの中の粒度が大きいものを細かいタスクに分解します。商品○○を仕入れる、というタスクがあるとします。初めてそのタスクを行うのであれば、商品〇〇の在庫を調査する、仕入れ先をから見積もりをもらう、仕入れ先に発注する方法を確認する、発注する、納期の確認をするといったタスクがあります。
それらのタスクをタスクリストの中に追加で書き込んでいきます。
また、いつもの慣れた作業であるならば、タスクは分解しなくても大丈夫でしょう。ある程度のカタマリのままでも作業の所要時間を把握できます。
要は、その人、その時点において、必要な状態にタスクを分解するということです。
タスクを分解する基準は、今の状態ですぐにそのタスクに取りかかれるか否かです。取りかかれるのであれば、そのまま。取りかかれないと感じたら、取りかかれるまで分解する必要があります。
タスクリストを見て、すぐにこうすれば良いという手順が思い浮かぶ、というところまで分解することが重要です。頭に浮かぶ細かい手順までタスクリストに書く必要はありません。
こうすることで、そのタスクを行うための最初の一歩がわかりました。では、次に、そのタスクをいつから行い始めるのかを考えます。
タスクにはそれを行う期間があります。一日のものもあれば、数日かかるものもあります。一瞬（数分）で完了するものもあります。
そして、それを行うタイミングも必要です。
商品を仕入れる、というタスクでも、まだ在庫が考えていた以上に残っている、という状態であれば、仕入れはもう少し先の話になるでしょう。もし、来週月曜日から三日間セールをする、ということであれば、途中で商品がなくなるかもしれません。そうであれば、発注を急いだ方が良いかもしれません。
仕入れの発注というタイミングを考えると、この日に発注する、という「この日」が決定します。
こういった時間（期間、タイミング）をカレンダーの中に書き込んでいく作業が次のステップです。
さて、カレンダーの中に書き込んでいくようになって、困るのは複数日かかるタスクです。
そのタスクがどれくらいかかるのか、それがわかるにはある程度そのタスクを経験したことがある方です。全くの未経験だったらタスクの所要時間はわかりません。なので、未経験のタスクだったら、まずこれくらいかな、という見当をつけて時間を割り振ります。その後、必ず検証して正確な時間を把握することが必要です。
そして、そのタスクを完了させるのに必要な時間分だけ、カレンダーに棒線や矢印記号を使って書き込んでいきます。〇日～●日の間に→を引く、みたいな感じです。
一日の時間内に複数の作業をしている人でない限り、ToDoリストはそこまで本格的なものではなく、カレンダーの余白に「商品○○を発注」と書き込むだけで十分でしょう。ですが、もう少しする仕事の数が多く、時間単位で仕事をしている、という人であれば、これだけでは不十分です。
私の場合、これらを週間カレンダーの中に書き込んでいきます。正確にお話すれば、バーティカル式のウィークリーの手帳に書き込んでいくのです。
手帳のところでも少しお話ししましたが、私は一週間の予定をバーティカル式のウィークリーに書き込んでいます。
予定は、例えばセミナーをする時間、研修の打ち合わせの予定、といったお客様が存在する予定と歯医者に行く、といったプライベートの予定のことを指します。それが、時間単位で把握できるように最初はバーティカル式の手帳に書き込んでいました。
ところが、そうしていると予定のない時間に、予定を入れてしまうことになります。
予定を入れるのは予定のない時間に入れるのが至極普通です。通常予定のない時間には一般的な作業の時間になっているはずです。例えば、請求書を作成したり、セミナーの資料を作ったりします。そういった時間に充てるのが普通なのですが、こんな作業でも締切日がある場合があります。
請求書だって月末締め月末請求（つまり、その月の仕事を末日で一旦まとめて月末に請求書を作る）の場合は、月末が締切日ですよね。個人事業主だって大企業だって、そういった決まりを決めたのであれば、こういった作業にも締切日は存在します。
そんな作業をする時間を確保する必要が必ずあります。でも、通常の予定だけしか記入しない手帳であれば、作業をする時間帯に会議を入れてしまうのです。では、この作業はいつするのでしょうか？
なので、私はバーティカル式のウィークリーに、必ずしなければならない作業も書き込むようにしています。この時間帯には○○をする、といった風にです。
ただ、お客様によっては、この時間帯しか空いてない、という場合も考えられるので、どうしても外せない予定はピンクで囲み、こういった作業はオレンジ色で囲むなど、色分けをしています。どうしても都合がつかない場合は、オレンジの中から予定を入れます。（もちろん、最初は外してもらいますが・・・）
このオレンジの枠線をタスクを完了させるための所要時間分だけ囲むのです。
わたしの手帳はこんな感じ(^^)
そうすることで、いつどれくらいの時間を使ってこのタスクをするのか、が一目でわかるようになります。こうすることで、ToDoリストが完成に近づきます。
更に、今度はタスクの中では一瞬で完了するものも多く存在します。○○さんに連絡メールを打つとか××セミナーを申し込むとかいったタスクです。これは締切日が存在します。なので、その締切日までの時間的余裕のある日にタスクを書き込みます。その日にするタスクにするのです。
これで、ToDoリストが完成です。
後はこれに沿って作業を行っていくだけです。
最初は面倒と思われるかもしれませんが、作業が締切日前に終わるようになってくると、気持ちに余裕ができますし、仕事が楽しくなると思います。
仕事を楽しいと思っている人は仕事に対して能動的な行動を取っている人だと聞いたことがあります。仕事に追われるより仕事を追いかけている人ですね。
明日は、もっと発展させたToDoリストについてお話します。
それでは、また明日。
集中するためのタスクリスト
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
個人のタスク管理についてお話します。今週、このテーマにしたきっかけがあります。それは、学生と話している時のこと、学生同士のこんなセリフを耳にしたのです。「このプロジェクト、できるかなぁ（不安そうに・・・）」「大丈夫だよ、夏休みに○○と××をすれば」
うんうん、確かに夏休みに〇〇と××をすればきっとうまく行くよね。でも、〇〇と××をするには相当な時間がかかるよ。夏休みを寝ずに一生懸命それだけをするのであればできるだろうけど、バイトとか他の科目の課題とかが犠牲になるけど、それで良いのぉ？
という私の心の声。実際に言ったら、希望に満ちた瞳がショボーンとなるのが必定だったので、つい言わないままに来てしまった・・・言った方がよかったかしら・・・という後悔をするくらいなら、学生はこのブログを読んでいないだろうけど、書いてみようと思ったのがきっかけです。
何かをしなければならなくなった時、まずやること。それはタスクリストを作ることです。タスクリストにやらなければならないことを書き出していきます。
フォーマットはどんなネット上にあるもので構わないと思いますし、Excelのセルに入力していっても構わないと思います。
ただ、タスクリストには余計なことを考えなくても済むような単純な表に作っておくことが大事だと私は思います。
私が使用しているのはネット上で見つけたフリーのタスクリストです。それには以下の項目があります。
- 記述日
- 締切日
- 完了日
- 依頼者/依頼日
- プロジェクト名
- タスク内容
全部記入する必要はありませんが、最低限これくらいの項目があると良いと思っています。
記述日はそのタスクを書き入れた日です。そして、そのタスクを完了させなければならない日を記入します。それからプロジェクト名とタスク内容を記述します。
その他に、タスクが完了/未完了の区別をつけるために、完了すれば完了日もしくはチェックマークを記入します。
依頼者/依頼日は、そのタスクを他の人に依頼した場合に使用します。誰にいつ依頼したのかがわかるように記述するのです。依頼した後は放っておくのではなく、タスクが完了するまでチェックをする必要があります。チェックは頻繁にする必要はないのですが、数日経ったからそろそろ確認してみるか、というような場合に利用するのです。
タスクは思いついたらこのリストに追加で書き入れていきます。実は全部のタスクを一度に思いつくのは難しいのです。何かをしている時に「あ、あれを忘れていた」と思い出すことは良くあることです。ですから、タスクリストはいつでも更新できるように、そしてシンプルな表の方が余計なことを考えずにタスクを書き込むことだけに集中できるので良いわけです。
タスクリストを書き出すと一番何が良いのか、ということは、タスクのことを常に考えておく必要がない、ということです。
え、そんなこと？と思われるかもしれません。
でも、想像してみてください。
今、集中して仕事をしています。その仕事は明日の夕方までに提出しなければならないので、時間がなく、集中しなければ間に合いません。また、都合よく集中できているので、このまま完成まで集中し続けて期限に間に合わせたいと考えています。
そんな時にふと明日の夜までにしなければならないことを思い出したとします。
こちらも時間がありません。でも、すること自体はそこまで難しいものではなく、今行っている仕事を完了させてからでも十分間に合います。ただ、忘れてしまってはいけません。
後から思いついたその仕事を忘れないようにしながら、今している仕事に集中しようとして、さあ、どうでしょうか。仕事に集中できますか？
「忘れないように」と思っていると、集中すると忘れそうという気持ちが沸き起こって、集中できなくなってしまいます。
そこで助けるのが、タスクリストです。
こういった時に書き出しておく。そして、書き出したものを後で見るようにする、という習慣が身についていれば、安心して忘れることができます。
タスクリストを作る大きな目的はタスクそのものを忘れても良い状態にするということです。忘れても良い状態、つまり、多少忘れても大丈夫、という安心感を自分に与えて、今目の前にある仕事に集中させる環境に身を置く、それがタスクリストの目的の一つです。
そのために、一日一回はタスクリストを見直す時間を設けておいてください。それは終業のちょっと前とか始業直後とか、ほんの10分程度で大丈夫です。また、タスクリストは、深く考えずに思いついたら記入する、といったスタンスで大丈夫です。先週、作業の分解の時にお話ししたように粒度は考えません。大きなカタマリのタスクであっても大丈夫なのです。
重要なのは「思い出したら記述する」、「タスクを指示されたら記述する」、というスタンスです。
こうやってタスクリストが完成します。これはタスク管理の考え方での有名なGTDで言うところのInboxです。タスクリストが完成したら、今度はそれをToDoリストに変換します。タスクとToDoのリストの違いは、「何をするか」に「いつ」の要素が加わります。
そこで、締切日の意味について。一瞬で終わるタスクなら締切日にやっても良いですが、数日かかるタスクだったら、締切日と開始日が同じだったら困ります。
先ほど粒度は考えずに、というお話をしました。なので、大きな粒度、ちょうど大きな石のカタマリのようなタスクが書かれている場合があります。それを1日8時間の勤務時間内に終了するようなサイズに作り替えることが必要になるのです。
そのやり方について、明日お話ししましょう。
それでは、また明日。
やることリストを作る前に
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
先週は会社内全体での作業管理についてお話ししました。今週はもう少し身近な話題として個人のタスク管理についてお話します。
わー、ここで何気に使っていた言葉群がごちゃごちゃしてきたので、意味をまとめたいと思います。単純に「仕事をする」という関連の言葉たちがたくさんあることに気づきました。私は今まで何気に使ってきたのですが、それではいけませんね。深く、日本海溝より深く反省。
Goo辞書及び手元にある「小学館 現代国語例解辞典」から、いくつかの言葉を調べました。手元の国語辞典は子どもが学生時代に使っていたものを借用というか取り上げてきたものなので、少し古いです。まあ、私が学生時代に使っていた時より新しいですが・・・（当たり前）。
- 作業：体や頭を働かせて仕事をすること。特に、一定の目的と計画のもとに、身体または知能を使ってする仕事。
- 仕事：働くこと。特にそれによって生計を立てていくための職。職業。業務。何かを作り出す、または、成し遂げるための行動。生計を立てる手段として従事する事柄。職業。
- タスク：課せられた仕事。職務。
- ToDo：するべきこと。しなければならないこと。
- プロジェクト：研究や事業などの開発計画。
ただ、どうしてもIT系の考え方が私の中で混じってしまっているので、タスクやプロジェクトはこのまま使えません。タスクというのはコンピュータでする仕事の最小単位というイメージが強く、プロジェクトは期間と目的が定められた状態で製品やサービスを提供する仕事、というイメージが強くあります。
なので、こんな感じでしょうか。
仕事（＞プロジェクト）＞作業＞タスク＝（ほぼ同義）＝ToDo
仕事はお金（儲け）に直結する仕事。一番大きなくくり、と考えています。何事も儲けなくしては生きていけませんからね。生きていくためには必要な仕事です。また、それだけではなく、能動的な業務も仕事と言っています。自分でやると決めたことですね。
プロジェクトをかっこの中に入れているのは、プロジェクト型のお仕事をされていない方もいらっしゃるからです。毎日、毎月単位のお仕事をされている方です。私はどうしてもプロジェクト型なので、この場所にプロジェクトを入れました。
作業は仕事（もしくはプロジェクト）をさらに分解したもの。仕事はどうしても大きな分類になってしまいます。例えば販売のお仕事。お客様に商品を売る仕事ですが、その中に仕入れ作業、ディスプレイ作業、接客の作業などがあります。
タスクは作業をさらに分解したもの。
先ほどの例の中の「仕入れ作業」には在庫管理や発注管理が必要です。在庫がなくなったから商品を発注では売るものがなくなり困りますので、在庫が△△日に底をつきそうだ、発注してから納品されるまでには○○日かかるから、逆算して××には発注しないと・・・と考えることが発注管理ですね。
つまり、仕入れ作業にはたくさんのタスクが発生します。在庫を調べる、お客様がその商品を買う頻度や売れ行き具合の調査などです。
そして、ToDo。タスクとToDoを私はほぼ同義で使っていたのですが、微妙に違うなぁ、と感じ始めました。タスクはやるべきことです。ToDoもやるべきことなのですが、時間軸がその中にある気がします。いつやるべきなのか、ということですね。「はがきを出す」というタスクと「今日はがきを出す」というToDoです。
ネットには逆のイメージの記述もありましたが、私はこう定義しています。
先週の社内での作業管理は、仕事の下の作業を管理しようというお話でした。今週からの個人の作業管理は、もう少し細かな話になります。
実は今までが前座でした。長いっ！＜自己突っ込み
個人といっても経営者を対象としていませんので、仕事より大きなものについては今回は対象にしておりません。予定では10月中旬以降に取り上げたいと計画表に記載しております。ただ、気ままなブログなので、確証はございません。もし、期待されて（そういう危篤な方がいらっしゃれば本当に嬉しいのですが）違うじゃないか、ということになりましたら、ごめんなさい。
自分でも作業やタスクの意味について、深く考えずに使っていましたし、ToDoリスト、タスクリストはほぼ同義に使っていたこともあり、改めて勉強させられました。
先日、家人と一緒にテレビを見ていた時、テレビの「ToDoリストは皆さん作られていますよね」という言葉に、家人が「ToDoリストって何？」と言いました。半世紀以上生きてきた人がToDoリストを知らないということに私はショックを受けました。
家人はまじめな仕事一筋のサラリーマンです。ToDoリストすら作ったことがなかった、というかその存在すら知らなかったことにかなり驚きでした。タイトルのやることリストはToDoリストのイメージで使っています。何しろToDoリストを知らない人がいるから、やることリストの方がわかる人が多いんじゃないかと思いまして・・・・
と言っているうちに字数が予定に達してしまいました。明日はやることリストを作るについてお話します。
それでは、また明日。
作業効率化の前の三つの怪物
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
作業の効率化をした方が良いと考える人は多くても、それに立ちはだかる課題があります。今日はそれらの課題についてお話します。
今までこれで問題なくやってこれた
「作業の効率化？ やって楽になるんだったら協力するよ」と言っておきながら、「では、この作業は今後こうやってください」という場面になったら突然出現する怪物がいます。「今まで何の問題もなかったのに、やり方を変えるのか？」という怪物。
作業の効率化を進めようとすると、こういった反発は必ずと言っていいほど発生します。私も反発した経験があります（汗）。
やっとなじんだ作業方法を変えるのは心情的に抵抗があります。変わらない方が楽だから。人間は楽な方向に流れるようにできているものです。
でも、作業の効率化の目的は何なのか、これを常に見直して、必ず今より楽になる、ということがわかっていれば、推し進めていく強さが必要です。きっと最初は抵抗していた人たちも新しいやり方に慣れてくれば、何ごともなかったように作業を行ってくれるようになります。ちょっとだけ抵抗に対して毅然と我慢するのが良いのです。
この作業は俺でなくっちゃダメなんだ
この怪物が一番厄介です。いわゆる仕事が属人化している状態ということです。
良くあるパターンとしては職人技があります。この作業はこの人でなければならない、この人がすることで製品の価値が上がる、といったことです。
それがその製品の売りであれば、それはそれで仕方がないことです。その分、その製品は大量生産ではなく匠が作る製品として、それなりの価格をつけ納品日に余裕を持たせる必要があります。
でも、そうでないのに属人化した作業がある、というのは問題です。
それは属人化した方が良い製品やサービスなのか、判断した後、誰でもできるようにすべきであるなら、徹底したマニュアル化を行うべきです。
例えばエステサロンの場合。エステティシャンの中で一人だけ飛びぬけた技術力を持った人がいた場合、お客様からその人の指名が多く入ることになります。
指名を受けるか受けないかをまず決める必要があります。
受けるのであれば指名料を取る、予約制にする、など のやり方を持ち込みます。
受けないのであれば、不満やクレームを覚悟しながら、急ぎ他の方の技術力向上を図る必要があります。逆に飛びぬけた方は現場から管理側に入ってもらうという手もありでしょう。トレーナーとして部下を育ててもらうのです。その時は徹底的にその方の技術をマニュアル化します。
技術で差がつく属人化しやすい職種の場合は、技術料として高価にするか、現場を一般的な技術力にしてしまうかでしょう。後者の場合に必要となるのがマニュアルです。
マニュアルを嫌う人もいますが、特殊でない作業はマニュアル化して誰でも同様の品質を提供できるようにすることが重要です。まず、誰でもマニュアル化されたことができるようになって、次のステップでおもてなし等が行われると思うからです。
属人化すべきではないのに属人化している場合、弊害が生じてきます。
- 弊害その１：その人がいないと作業が進まない
- 弊害その２：他の人はその作業ができなくなる（人材が育成されない）
- 弊害その３：その人が退職や病気欠勤になると途端に作業がストップする
下手をすると永遠に作業ができなくなる
会社の仕事が永遠にできなくなるというのはあり得ない話です。会社を法人化している理由は永遠に続けるためです。逆行していることになります。
ただ、属人化している人に対してマニュアル化したい旨を話すと自分の仕事を取られそうに思ってしまう傾向があります。そんな時はマニュアル化することのメリット（特にその方にとってのメリット）を十分に説明する必要があります。
繰り返してお話ししていますが、職人技が売りの商品やサービスであれば属人化である方が良いです。そうでなければ必ず弊害が生じてくるのですから、デメリットが多くなります。
そして、マニュアル化にはその職人技を持つ方の協力が欠かせません。その方の技術力をできる限りマニュアル化するのが一番良いのですから。
ただ、自分の仕事を取られると心配してマニュアル化に反対する人も時にいます。こうした場合は、更に発展した仕事に従事することでその力を発揮してほしい・・・といった前向きな説明をすることが重要です。
作業の効率化をやっている途中でうやむやに・・・
作業の効率化をやっている途中で、通常の業務が忙しくて、つい、うやむやになってしまい、元の木阿弥、という怪物も存在します。これに対応する対策としては、「変更管理」という手法を使います。
IT業界では一部が実施している管理手法です。
変更対象の作業、変更点、変更する作業計画、関係者、変更したことをチェックする基準点、変更スケジュール表などを事前に準備しておくのです。そしてできれば、この作業効率化に伴う関係者（経営者も含む）の会議を定期的に行うことで、うやむやになってしまうのを防ぐことができます。
そこで様々な課題が発生すれば、それをその会議内で解決策を練り、実施していくように行っていきます。
状況の進捗報告を行うことで、今の状況を関係者が知ることができます。そして担当者が通常業務で忙しい場合は、代替要員を準備するなどの対策を講じたり、担当者の通常業務そのものを他の人に担当させたりすることで、作業の効率化の業務そのものを実施し続けられるようにするのです。
そして、変更管理の最終地点は、変更が完了したということを皆が承認するところです。
最初にお話しした通り、作業の効率化をするぞ！と考えたとしても、それはとても時間がかかる、そしてたくさんの人が関係する大変な作業です。組織内の一人でできる内容ではありません。だからこそ、組織をあげて取り組む姿勢が大切だと、私は考えています。
そして、この面倒な作業の効率化という作業自体を成功させたら、やはり承認をしてあげることが組織全体のモチベーションを保つのに必要なことだと考えています。
作業の効率化、言うのは簡単ですが行うのは大変難しいものです。でも、それを行うことができれば、そこに新たなイノベーションを生む可能性を秘めています。イノベーションは全く新しく突然生まれることはありません。今までのことを少し変革することで、アイディアは生まれ、それが会社の新しい流れとなっていくのです。
残業を減らすだけでは、本当の改革にはならないと私は考えています。だからこそ、自分たちの作業を一つ一つ見直して、自分たちで改革していくことが、その組織の次のステップへの道なのです。
来週は、個人の作業の管理（タスク管理）についてお話します。
それでは、また来週。
分解したタスクを分類する
ビジネストレーナーの安部です。大分のユーグレードで、研修プロデュースや人材育成に関するコンサルティングをしています。
昨日は、作業を分解することについてお話ししました。今日は、分解された作業を効率化するために組み立てる作業についてお話します。
火曜日にお話ししたように作業には優先順位というものがあります。とりあえず目の前の作業を片っ端からやっつける・・・というのではなく、する順序というのがあるのです。その順番を決める作業が今日お話しする内容です。
分解した作業を今度は分類していくことをします。ちょうど私が料理の作業で、火を使う作業かそうでない作業かに分類したように、作業を分類し、それぞれどのようにするのか、対策を考えていきます。
火曜日に「重要ではなくかつ緊急でないもの」は「しない」という方向性もある、とお話ししました。効率化を進めるのであれば、それも考える範囲内にあると思います。断捨離で、ものを片付けるにはまず捨てると良く言われているように、要らない作業は「しない」ということが重要だと思います。
ただ、いきなり「しない」のは問題があると思います。しなくても困らないように他のもっと簡単な手段で代替する、他のシステムに統合する、などの方法をとることで、「しない」ようにすることが肝心です。
しない作業かどうかの判断は、新入社員など社内の業務の全体がわからない人には難しいと思いますが、ある程度の職歴がある人であれば十分判断がつくでしょう。全社挙げての作業の効率化であれば、こういった判断ができる人をあらかじめ選出しておくと良いでしょう。
緊急コール対応は大変だ！
そして、何をさておいても最初にしなければならない作業は、「重要かつ緊急の」作業です。この作業は「しない」ということではなく、いかに緊急度を下げるようにするか、です。
締め切りを忘れていて「重要かつ緊急の」作業になってしまったのであれば、締め切りを忘れないようにするように対策を講じること、ということです。
お客様から緊急の問合せが発生するような場合は、緊急の問合せが発生しないように普段から対策を打っておく、ということです。
緊急度を下げることによって、それは「重要だが緊急でないもの」となります。そうなると、計画に沿って作業を行うことができるようになり、作業の手順もわかりやすくなり、作業者の育成も余裕を持ってできるようになります。
「重要ではないが緊急の」作業においても同様です。緊急度を下げることが第一優先です。重要ではないので「しない」ということも視野の範疇に入れながら、できる限りなくしていく方向性にするのです。
例えば、担当者を変更するといったことも含めてです。
その人でなければならない、という場面があったとしても、他の人でもできないかと考える。また、IT化して作業自体をなくしてしまえないか、IT化するほどお金をかけられないということであれば作業自体を完全マニュアル化してシステマチックに誰でも簡単にできるようにする、といった方策を講じることができます。
例えば、書類はフォーマットを作成して、それを埋めていけば完成するようにする、などです。議事録などはフォーマットに会議中の文言を打ち込んでいけば良いようにすれば、誰でも作成ができるようになります。
また、この作業自体の総数を減らす、という工夫も効果的だと考えています。いうなれば「まとめてする」という方法です。個別な注文をされるお客様にセット売りをするとお得ですよ、といったセット価格を提案するなどで作業数を減らすことができると効率的です。
そして、最後に残った「重要だが緊急でない」作業が一番厄介です。
作業の効率化をする作業そのものがこの作業に分類されます。
作業の効率化をすること自体は誰も反対しない重要なことだけど、ヒマな時にしたいなぁ～と考えている方は多いのではないでしょうか。こう考えてしまうこの作業こそ「重要だが緊急ではない」作業になるのです。
実は、この部分に大切な作業がたくさんあるのです。
儲けに直接つながる作業は「重要かつ緊急の」作業です。でも、長期的な儲けの仕組みを作る作業だったり、細かなコスト削減のための無駄の洗い出し作業など必要なんだけどいつかやる・・・的な作業は、目先の儲け話に目が行ってしまうと後回しになります。
組織で仕事をしている会社員であれば、あまりこの部分の作業に意識が行かないこともあるでしょう。特に新入社員のような若手社員は全く意識できていないかもしれません。ですが、管理職から上になってくると、作業のほとんどがこの部分になるべきなのです。
ところが、実際には違う場合が多いのが実情です。プレーイングマネージャという言葉が流行ってから、目先の儲けも大事になっており、管理職であっても儲けることをしなければならない、という状況であれば、なかなか時間をとってゆっくり考えることができません。
組織で仕事をしていない個人事業主や小規模企業では、駆動輪のように働きながらステアリングで方向性も決めていく、という働き方をしなければなりません。
このように管理職や小規模企業、個人事業主は作業を効率化しないと働きすぎになってしまうのです。
対策を講じる時に必要なチェックポイントは
- するべきか、しないようにするべきか
- 人間がするか、IT化するか
- 誰がするか（店長がするのか、バイト学生がするのか・・・といったこと）
- いつするのか（緊急度を下げると計画的にできるようになる）
といった観点で作業をどのようにするのかを考えていきます。
明日は作業の効率化に伴う課題についてお話します。
それでは、また明日。
