仕事が突然降ってくる～！

先日、稲刈りをしました。

家族で食べる分だけの小さな田んぼなので、
別に農家ではありません。

それだけに大型機械を入れることができず、
小さな古い機械をだましだまし使いながら、
家族総出で稲刈り作業をします。

田んぼの管理は、すべて家人に任せています。

超段取り力がない彼に任せるのは不安なのですが、
私は野菜畑を管理しているので田んぼまで手が回らず、
任せたままにしています。

で、稲刈りの時に、やってくれました。

こちらが想定した作業が終わったと思い、
メンバー各自、次の行動へ移りかけた頃、
彼は何やら道具を持ってきました。

「これ、手伝ってくれんかなぁ」
「え？　これ、するの？」（そんなの聞いてないよぉ～～という心の声）

はい、そうです。

指示が突然頭の上から降りかかってくるのです。
そして、その指示が良くわからない、という現象も。

社内でも良くある光景です。

他の作業に取り組んでいる最中に上司からの指示が降ってくる。
上司の指示する作業に取りかからねばならなくなり、
今日も残業となってしまうということ。

また、残念なことに上司の指示が良くわからず、
どのようにすれば良いのか考えるだけで時間がどんどん過ぎていく。

良く残業となってしまった上、
心を疲労させてしまう仕事のやり方のパターンです。

ここに問題が二つあります。

1. 仕事が突然降ってくること
2. 仕事の終わりが見えないこと

これから何回かに分けて、これらの問題を解決するための
コツについてお話していきたいと思っています。

今日は、１つめの仕事が突然降ってくることについての
いくつかの手段についてお話ししましょう。

方法１　交渉する

うちの家人のように段取りが悪い上司はいるものです。
（家人は上司ではありませんが・・・）

段取りが悪い上司を段取り良くする方法はありません。

私が昔、会社に勤務していた頃、
18時終業の会社で、17時50分頃にメールを送ってくる
上司がいました。

「明日の朝一までに返送してね」
という仕事メールです。

私の仕事に関係している内容であれば
時間はそうかからないのですが、
全く知らない仕事なので、
まず仕事の指示を理解することが必要です。

結局、その仕事をするのに１時間の残業になります。

もっともその頃は一番忙しい時期だったので、
それから自分の仕事をするため
結局帰宅するのは日付が変わろうとする頃です。

当時は、まだまだ時間管理もできなかった頃なので
それをくり返していました。

それを防ぐには、どうするのが良いでしょうか。

上司に「もっと早く指示をしてくれ」と言う。

これが、一番の正解だと思います。

働き方改革の嵐が吹き荒れる今日この頃であれば、
おそらく一番有効な手段でしょう。

上司が指示した仕事をすると
「本来の仕事の締め切りが遅くなるが良いですか？」

といった交渉も手です。
（半分、脅しですね（苦笑））

 

他にも、
「この仕事、何のため（誰のため）のものですか？」
といった仕事そのものの存在意義を
聞くのも一つの方法です。

だいたい突然振られる仕事で
上司の思いつきが多い場合、
大した仕事ではないことが多いのです。

そんな時は、仕事をする理由・意味を聞くと
急ぎでない旨を上司は言ってくるはずです（笑）

方法２　頼みにくい状況にする

ただ、なかなか交渉しにくい職場もあるでしょう。

24時間働くのが当然だ、という昔ながらの上司は
まだまだ社会に生息しています。

そういう上司に限って、
「この時間にしか指示する余裕が持てないんだ」
と言いそうです。

要は自分の段取りの悪さを逆手にとって
終業間際しか指示書が出せない、
ということです。

そこで、頼みにくい状況を作り出すのです。

そもそも、上司は18時きっかりに帰る社員に対して
17時50分に指示を出したりしません。

指示を出しても実行する時間がないのが明らかです。

あるいは、作業予定表を公開しておくのです。

朝からみっちりの作業予定表を公開しておくと
プラスアルファの仕事は頼みにくくなります。

他にも、上司の上司の目を利用する、という方法です。

上司だってサラリーマンです。
上司の上司がいます。

もし、上司の上司に訴えられるような状況であれば
「ちょっと困ってます～」と言えるでしょう。

そうなると、直属の上司からの視線は冷たいものになり、
今後の出世に関わるかもしれません。

もし、日報等を報告することがあり、
その日報が上司の上司まで行くのであれば
（通常、上司の上司が読まなくてもハンコくらい
押してくれますよね）
日報に記載するという方法です。

私の会社では日報はメールで送ってました。
その際、直属の上司がＴＯですが、
ＣＣでその上にも送るのです。

その際、その日の仕事の内容の中に
・△△（○○課長からの依頼業務）
と書くようにしたのです。
※△△は作業内容です。

上司の上司が私の日報を見ていなくても構いません。

ただ、上司からしてみれば、
ちょっと都合が悪いわけでして・・・（苦笑）

それから、しばらくして
終業時間直前の仕事はなくなりました。

上司からしても、日報に書くな、とは言いづらいので、
やんわりと否定できる方法かもしれません。

 

方法３　仕事の振られる準備をしておく

上司が仕事を振ってくるタイミングを見越して
準備する、という手もあります。

会議の直後に上司が仕事を振ってくる、
お客様と話した後に仕事を振ってくる
といったパターンがある場合なら、
上司の予定を事前に把握し、時間的な余裕を作っておく
ということです。

自分の仕事の時間管理ができている人であれば、
上司が仕事を振ってきても
受け取れる時間的余裕を持たせることが可能です。

いわゆる「バッファ」を持つのです。

「バッファ」とはＩＴ系の言葉です。
データの一時保存場所の意味です。

バッファがあることで正統の演算装置に
余裕ができることから、「余裕」「ゆとり」といった
意味で使われるようになりました。

時間的なバッファがあると、
上司から振られた仕事をこなすことができます。

もっとも、これは上司からの命令は絶対、
という社風の会社だったり、
他の手段が有効でなく、最後の手段だったりします。

ただ、上司から突然振られる仕事がどうしても
せざるを得ないが、やりたくない場合、
その仕事のクオリティ（品質）を落とす、
という手段もあります。

要するに、ザッと片づけてしまう訳です（笑）

もし、品質について上司がとがめてきたら、
「申し訳ありません、もう少し時間的余裕があれば
できたのですが」
という言い訳が通ります。

上司に突然振ったという負い目がある場合は、
この一言で結構黙ってしまいます。

やり直しを命じられたら
時間の余裕のあるなしで、回答すれば良いでしょう。

• 時間の余裕がないので、
  これ以上のやり直しはできかねます
• 時間の余裕ができたらやり直しをやってみます

こんな感じでしょうか。

ぜひとも上司が突然仕事を振ってくるのを
防ぎきって、より良いお仕事ライフを送ってください。

次回は、同様に突然仕事が降ってくる！で、
振る相手が顧客の場合をお話ししましょう。

それでは、今日はこの辺で。